Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.

QR Entry Verification (Business Tier)

Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.

Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.

Two things to set up before the doors open:

  • Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
  • Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.

Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.

How It Works

QR code scanning at event entry

  1. Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
  2. The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
  3. The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
  4. At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in

QR Codes

  • Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
  • Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
  • Scanning is instant — works with any phone camera

Benefits

  • Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
  • Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
  • No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
  • Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in

Adlandırılmış Alanlar (Organizasyonlar)

Mekânınızın içinde adlandırılmış alanlar tanımlayın ve etkinlikleri ile planlanmış oyun oturumlarını bunlara atayın.

Konumlar ve alanlar

Konumlar (mekânınız ya da kuruluşun kullandığı herhangi bir fiziksel yer), içlerindeki gerçek bölgelere karşılık gelen adlandırılmış alanlar içerebilir:

  • Bir kafenin her masası için bir alanı olabilir ("Masa 1", "Masa 2", "Pencere kenarı")
  • Bir fuar salonu odalara ayrılabilir ("Ana Salon", "RPG Odası", "Tanıtım Alanı")
  • Çok katlı bir mekân alanları kata göre adlandırabilir ("Üst kat — Masa A", "Alt kat — Arka Oda")

Alanları kurma

  1. Organizasyonunuzun ayarlarına gidin ve yapılandıracağınız konumu seçin
  2. O konum için alanları oluşturup adlandırın (ör. "Masa 1", "Arka Oda", "Ana Salon")

Alanları etkinliklerde kullanma

O konumdaki her etkinlik alan talep edebilir — üstelik yalnızca birini değil, aynı anda birkaçını. Arka odayı ve öndeki iki masayı devralan bir kulüp gecesi üçünü birden seçer.

Genelde şöyle işler:

  • Mekânın tamamını kaplayan bir etkinlik (bir fuar, mekânı baştan sona alan bir kulüp gecesi) çoğu zaman alanları hiç kullanmaz ve sadece konumda durur. Bu gayet normaldir — alanlar isteğe bağlıdır.
  • Alt etkinlikler, kendi kollarının kapsadığı odaları ya da bölgeleri seçer; böylece katılımcılar nereye gideceklerini bilir: "Başlangıç kolu → Ana Salon", "İleri kol → Arka Oda".
  • Planlanmış oyun oturumları, oynandıkları masayı seçer.

Bilinmeye değer bir kural: bir ana etkinlik alan talep ettiğinde, alt etkinlikleri artık alan seçiciyi sunmaz — ana etkinliğin seçimi her şeyin nerede olduğunu zaten anlatır. Her alt etkinliğin ve masanın kendini iğnelemesini istiyorsanız ana etkinliği alansız bırakın.

Katılımcılar böylece kollarının ya da masalarının tam olarak nerede olduğunu görür ve aynı anda süren iki şey aynı masayı talep edemez.

Etkileşimli Mekân Kat Planları (Business Katmanı)

Adlandırılmış alanlarınızın üzerine görsel bir harita katmanı ekleyin. Bir kat planı görseli yükleyin ve her alanı onun üstüne yerleştirin — katılımcılar mekânınızı kaydırılıp yakınlaştırılabilen bir haritada, her masa, oda ya da oyun alanı işaretlenmiş hâlde gezer.

Kat planı görünümü

Kat planı kurma

  1. Organizasyonunuzun konum ayarlarında, hâlihazırda alanları olan bir konum için kat planını etkinleştirin
  2. Bir kat planı görseli yükleyin (fotoğraf, şema ya da mimari çizim)
  3. Herhangi bir alana tıklayıp görselin doğru bölgesine sürükleyin

Kat planı olmadan da alanlar düz metin etiketleri olarak çalışmayı sürdürür ("Masa 3’tesiniz"). Görsel kat planı, yön bulmanın önem kazandığı büyük mekânlarda parlar.

En uygun olduğu yerler

  • Birden çok odası ya da bölgesi olan büyük mekânlar
  • Onlarca masalı fuarlar
  • Müdavimlerin en sevdikleri yeri seçmek istediği oyun kafeleri
  • "Oyunum nerede?" sorusunun sık duyulduğu her mekân

Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)

Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.

Creating Custom Questions

Custom attendance form builder with example questions

  1. Open the event's settings and pick the Form section
  2. Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
  3. Mark any question required
  4. Save — the questions appear when people sign up

Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.

Question Types

  • Short answer — a line of free text
  • Paragraph — a longer written answer
  • Single choice — pick one from a list
  • Multiple choice — pick as many as apply
  • Linear scale — rate on a range, with labels at each end
  • Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
  • Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text

Example questions:

  • "Do you have any dietary restrictions?"
  • "How familiar are you with heavy euro games?"
  • "Do you need a lift?"
  • "First time attending?"

Ask Per Guest

Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.

Attendee Experience

People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.

Use Cases

  • Catered events — dietary needs and allergies
  • Beginner nights — gauge experience to balance tables
  • Corporate events — collect department or team info
  • Themed nights — costume preferences, team assignments

Attendee Data Export (free on every plan)

Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.

What You Can Export

One row per attendee, with these columns:

  • name and username
  • attendance — their RSVP status
  • guests — how many anonymous guests they're bringing
  • one column per question on your custom registration form, with their answers

Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:

  • A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
  • Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a |, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.

Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.

Use Cases

  • Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
  • Email follow-ups or loyalty program tracking
  • Reporting to venue management or event sponsors
  • Planning future events based on past attendance data

Uygunluk Isı Haritası (Club Katmanı)

Katılımcıların etkinlik boyunca gerçekten ne zaman orada olacağını gösteren, etkinliğe özel bir ısı haritası; böylece organizatörler planlanmış oyun oturumlarını en çok insanın bulunduğu saatlere göre kurgulayabilir.

Katılımcılar nasıl katkıda bulunur

Bir etkinliğe katılırken her katılımcı, etkinliğin kendi programındaki hangi zaman dilimlerinde orada olacağını işaretler. Cuma akşamından pazara süren bir hafta sonu buluşmasında biri "Cuma 18:00–22:00 ve Cumartesi bütün gün" diyebilir, bir başkası ancak cumartesi öğleden sonra gelebilir. Katılım düğmesinin menüsü bu kişisel katılım programını istedikleri an düzenlemelerine izin verir.

Ne gösterir

  • Etkinliğin kendi programı boyunca serilmiş görsel bir yoğunluk şeridi (haftalar ya da aylar değil)
  • En çok katılımcının bulunacağı tepeler
  • Az katılımcının yetişebildiği çukurlar
  • Katılımcılar uygunluklarını değiştirdikçe canlı güncellenir

Organizatörler nasıl kullanır

  1. Etkinliğin katılımcı listesini açın
  2. Programları görüntüle’ye dokunun
  3. En çok insanın bulunacağı dilimler için Kullanılabilirlik Genel Bakışı yoğunluk şeridini okuyun
  4. En önemli planlanmış oyunlarınızı, konuşmalarınızı ya da turnuvalarınızı o tepelere koyun ki en büyük kitle katılabilsin
  5. Altında Bireysel Programlar, her katılımcıyı adıyla ve kendi dilim dilim çubuklarıyla sıralar — ağır bir oyun için bir tanıtıcıyı ya da önceden ayarlanmış bir masanın oyuncularını denk getirmeniz gerektiğinde işe yarar

Kim neyi görür

İki bölüm de aynı pencerede birlikte görünür: toplu şerit ve adlı bireysel programlar. Ev sahibi grubu Club planında olan bir etkinlikte, katılımcı listesini açabilen herkes bunları görebilir — yalnızca organizatörler değil.

Bunu katılımcılarınıza söyleyin, çünkü işaretledikleri saatler etkinliğin geri kalanına adlarıyla görünür. Belirli bir etkinlikte istediğiniz bu değilse, insanlardan kişisel bir program doldurmalarını istemeyin.

İlgili