Kulübünüzü dört adımda hayata geçirin. Geri kalan her şey, sonra dönebileceğiniz isteğe bağlı derinlik.
Kulübünüzü hayata geçirin — 4 adım
1. Bir Grup Oluşturun
Topluluklar’a gidip bir Grup oluşturun. Adı, açıklamayı, avatarı ve mekanı ayarlayın. Katılma politikası için, çoğu kulüp için Açık uygundur — herkes katılabilir ve bunu daha sonra sıkılaştırabilirsiniz.
2. İnsanlarınızı Davet Edin
Grup sayfanızdan paylaşılabilir bir davet bağlantısı veya QR kodu oluşturun. Bunu grup sohbetinize gönderin, mekanınız için yazdırın ya da insanların bulunduğu her yerde paylaşın. Üzerine dokunan herkes hemen katılabilir (grup Açık ise) veya katılma isteği gönderebilir.
3. Bir Etkinlik Oluşturun
Grubunuzdan bir Etkinlik oluşturun. Başlığı, tarihi, saati ve mekanı ayarlayın.
Bir etkinlik bir buluşmadır. Bağımsız olabilir — sadece bir zaman, yer ve katılımcı listesi — ya da planlanmış oyun oturumları (belirli oyunlar için kayıt masaları) barındırabilir ve Club seviyesinde veya üzerinde olan kuruluşlar için alt etkinlikler (aynı çatı altında ayrı program akışları veya odalar) içerebilir. Ayrıca, yalnızca belirli bir oyun için oyuncu bulmak isteyip bunun etrafında tüm bir gece organize etmek istemediğinizde kullanışlı olan, ana bir etkinlik olmadan doğrudan grubunuzda planlanmış oyun oturumları oluşturabilirsiniz.
4. Paylaşın
Etkinlik sayfasından etkinlik bağlantısını kopyalayın veya QR kodunu alın. Üyeleriniz neredeyse orada paylaşın. Üyeler ayrıca Takvime Aktar’a dokunarak oyun gecenizi otomatik güncellemelerle kişisel takvimlerine eşzamanlayabilir.
Hepsi bu. Kulübünüz hazır, insanlarınız içeride ve oyun geceleriniz otomatik olarak yineleniyor.
Kulübünüz Kurulup İşlemeye Başlayınca
Aşağıdakilerin hepsi isteğe bağlıdır. İhtiyacınız olunca dönün.
Etkinliklerinizi Geliştirin
Tekrarlayan etkinlikler (Player katmanı) — etkinliğinizi, seçtiğiniz haftanın günlerinde her hafta, iki haftada bir ya da istediğiniz hafta aralığıyla yinelenecek şekilde ayarlayın. Gelecek tekrarlar kendiliğinden oluşur ve üyeler tek tek oturumlara katılım bildirir. Yeni tekrarların taslak olarak oluşturulmasını da sağlayabilirsiniz; böylece her biri yayına girmeden önce son bir kez bakarsınız.
Üyelerinize yapılandırılmış bir program sunmak için planlanmış oyun oturumları ekleyin. Her planlanmış oturumun kendi oyunu, zaman dilimi, koltuk sayısı ve bekleme listesi vardır; koltuklar Tanıtıcı (oyunu öğretecek kişi) ya da Oyun Yöneticisi olarak işaretlenebilir — biri ya da öteki, ikisi birden değil. Üyeler programa göz atıp belirli masalara kaydolur ve katılırken kendi deneyim düzeylerini belirtir.
Etkinlikteki oyunlar — odada ne olduğuna dair ortak bir liste. Katılan herkes bir oyunu getireceğini söyleyebilir; organizatör olarak siz de tek tek eklemek yerine doğrudan grubunuzun koleksiyonundan toplu ekleme yapabilirsiniz. Her kopya Oynaması ücretsiz ya da sahibi burada olarak işaretlenir, kulübünüzün sağladıklarını da Resmi olarak etiketleyebilirsiniz. Katılımcılar programı kaydırarak "Oynamam gerekiyor"’dan "Vazgeç"’e kadar tepki verir, siz de talebi toplu görürsünüz — hangi masaların planlanmaya değer olduğuna karar vermenin en hızlı yolu.
Oyun stantları — hiç program planlamak istemediğiniz açık masa geceleri için. Zaman dilimleri boyunca masalar sunun, üyeler ne zaman boş olduklarını işaretlesin, Ludoya da uygunluklar örtüştükçe oyunları kursun — otomatik olarak ya da tek dokunuşla onayladığınız öneriler hâlinde. Her grup için ücretsiz.
Kapasite — etkinliğinize bir üst sınır koyun ve bir alt sınır belirleyin ki gece gerçekleşebilir olana dek sayfada "3 kişi daha gerekli" yazsın. Dolan bir etkinliğin yalnızca Dolu yazdığını ve katıl düğmesinin çalışmaz olduğunu unutmayın; girilecek bir sıra yoktur, dolayısıyla araya sıkıştırmak istediğiniz kişi için yeri kendiniz ayırın.
Bilmeye değer bir istisna var: biri koltuklar hâlâ varken katılır ama kalandan fazla refakatçi getirirse, fazlalar reddedilmek yerine bir bekleme listesine düşer ve Ludoya onaylamadan önce kaç kişi olduğunu onlara bildirir.
Topluluğunuzu Yönetin
Roller — Yönetici olarak başlarsınız. Grubu yürütmeye yardım etmeleri için üyeleri Organizatör’e yükseltin ya da Üye olarak bırakın. İhtiyacınız kadar organizatör ekleyin. Herhangi bir yönetici, diğer yöneticiler dâhil başka herhangi bir üyenin rolünü değiştirebilir.
Özelleştirilebilir izinler — her eylem için (gönderi paylaşma, etkinlik düzenleme, oyun oturumu planlama, oyun kaydetme, insan davet etme, üye listesini görme) en dar kitleyi seçin: Herkes, Üyeler, Organizatörler ya da Yöneticiler.
Üye bazında istisnalar — rollerin ötesinde, belirli bir kişiye etkinlik düzenlemeyi ve oyun oturumu planlamayı ayrıca açabilir ya da kapatabilir, birini de her zaman geçici olarak işaretleyerek katılım bildirimlerinin şartlı sayılmasını sağlayabilirsiniz.
Bir gönderiyi sabitleyin — tek bir duyuruyu, ev kurallarını ya da sıradaki büyük etkinliği grup profilinizin en üstünde tutun. Başkasını sabitlemek öncekini değiştirir, böylece hep şu an önemli olana işaret eder.
Topluluğunuzu Tanıyın
Grup koleksiyonu — bütün üyelerin sahip olduğu tüm oyunları tek bir aranabilir görünümde görün. "Bu kimsede var mı?" sorusunu anında yanıtlamak için harika.
İstatistikler — toplam oyun oturumu ve saat, başlık başına oturum sayısı, süre, ortalama uzunluk ve kazanma oranlarıyla en çok oynanan oyunlar tablosu ve üyeleri oturum, saat ya da galibiyete göre sıralayan bir lider tablosu. Kulübünüzün gerçekte neyden hoşlandığını görmek için döneme göre süzün, sonra gelecek etkinlikleri buna göre planlayın.
Grup Replay — topluluğunuzun yılının (ya da ayının) üyelerle paylaşabileceğiniz animasyonlu bir özeti. Tek tek etkinliklerin de kendi Replay’i olur; bu da bir fuardan ya da büyük bir oyun gününden sonra hoş bir uğurlama olur.
Etkinliklerinizi Duyurun
Görsel dışa aktarımları ve QR kodları — etkinliklerinizin, grup istatistiklerinizin ya da oyun listelerinizin paylaşılabilir görsellerini oluşturun. Discord’da, Instagram’da paylaşın ya da mekânınız için yazdırın.
Takvim dışa aktarımları — üyeler etkinliklerinizi tek dokunuşla kendi takvimlerine ekler; iCalendar dosyası ya da Google Calendar bağlantısı olarak.
Organik erişim — üyeler katılacaklarını bildirdiğinde etkinlik onların takipçilerinin akışlarında görünür ve haber kendiliğinden yayılır.
Gömülebilir widget’lar — grubunuzun koleksiyonunu, oyun oturumlarını veya yaklaşan etkinliklerini doğrudan kendi sitenize ya da forumunuza koyun. Koleksiyonda parçacığı sizin için yazan bir Web Yerleştirmesi Oluştur düğmesi var; oyun oturumu ve etkinlik adresleri için Entegrasyonlar’a bakın.
Turnuva Yürütün
Grup sayfanızdan Turnuva düzenle’yi seçin (Club katmanı — bir organizasyon hesabı gerektirir). Bir format seçin — İsviçre sistemi, karışık ya da tek/çift eleme — Ludoya her turun eşleşmelerini üretsin, eşitlik bozucularla canlı sıralama tutsun ve maçlar sonuçlandıkça fikstürü çizsin.
Her eşleşme, oyuncularınızın diğerleri gibi raporladığı bir planlanmış oyun oturumuna dönüşür; baylar da kendiliğinden bir üst tura geçer. Lig geceleri, mağaza şampiyonaları ve eleme fikstürleri için aynı ölçüde harika.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Etkinlik Günü Kontrol Listeleri
Etkinlikten önce: Etkinliği oluşturun ve planlanmış oyun oturumları ekleyin. Organizatörleri davet edin. Duyuruları sabitleyin. Etkinlik bağlantısını, QR kodunu ve takvim dışa aktarımını paylaşın. Hangi oyunları öne çıkaracağınızı planlamak için Etkinlikteki Oyunlar listesini ve birleştirilmiş istekleri kontrol edin.
Etkinlik sırasında: Oyunlar başladığında organizatörlerin canlı oturumlar başlatmasını sağlayın. Business seviyesindeyseniz', kapıda katılımcıların' QR kodlarını tarayın. Etkinliğin sosyal tartışma dizisinde soruları yanıtlayın. Sonuçlar geldikçe turnuva skorlarını güncelleyin.
Etkinlikten sonra: Oyun oturumu özetlerini ve grup istatistiklerini gözden geçirin. Akışta katılımcılara teşekkür edin. Ne işe yaradığını temel alarak bir sonraki etkinliği planlayın.