Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Pojmenovaná místa (organizace)
Vymezte ve svém podniku pojmenovaná místa a přiřazujte k nim akce a naplánované partie.
Lokality a místa
Lokality (váš podnik, nebo jakékoli fyzické místo, které organizace používá) mohou obsahovat pojmenovaná místa, která odpovídají skutečným prostorům uvnitř nich:
- Kavárna může mít místo pro každý stůl ("Stůl 1", "Stůl 2", "Box u okna")
- Veletržní hala se může rozpadnout na sály ("Hlavní sál", "RPG místnost", "Ukázková zóna")
- Vícepatrový podnik může místa pojmenovat podle pater ("Nahoře — Stůl A", "Dole — Zadní místnost")
Nastavení míst
- Jděte do nastavení své organizace a vyberte lokalitu, kterou chcete nastavit
- Vytvořte a pojmenujte místa pro tuhle lokalitu (např. "Stůl 1", "Zadní místnost", "Hlavní sál")
Používání míst na akcích
Kterákoli akce v té lokalitě si může místa nárokovat — a může si jich nárokovat několik najednou, ne jen jedno. Klubový večer, který zabere zadní místnost a dva přední stoly, vybere všechny tři.
Obvykle to dopadá takhle:
- Akce pro celý podnik (con, klubový večer, který si to místo vezme celé) místa často úplně přeskočí a sedí prostě v lokalitě. To je v pořádku — místa jsou volitelná.
- Podakce si vyberou sály nebo prostory, které jejich linie zabírá, aby účastníci věděli, kam jít: "Linie pro začátečníky → Hlavní sál", "Pokročilá linie → Zadní místnost".
- Naplánované partie si vyberou stůl, u kterého se hrají.
Jedno pravidlo stojí za zapamatování: jakmile si nadřazená akce nárokuje místa, její potomci přestanou výběr míst nabízet — volba nadřazené akce už popisuje, kde se všechno odehrává. Nechte nadřazenou akci bez míst, pokud chcete, aby se každá podakce a každý stůl připíchly samy.
Účastníci pak vidí přesně, kde je jejich linie nebo stůl, a dvě věci běžící současně nemůžou skončit nárokováním téhož stolu.
Interaktivní půdorysy podniku (úroveň Business)
Přidejte nad svá pojmenovaná místa vizuální mapovou vrstvu. Nahrajte obrázek půdorysu a umístěte na něj každé místo — účastníci prozkoumají váš podnik na mapě, kterou lze posouvat a přibližovat, s vyznačeným každým stolem, sálem či herní zónou.
Nastavení půdorysu
- V nastavení lokalit své organizace zapněte půdorys pro lokalitu, která už má místa
- Nahrajte obrázek půdorysu (fotku, schéma nebo architektonický výkres)
- Klikněte na kterékoli místo a přetáhněte ho na správnou část obrázku
Bez půdorysu místa pořád fungují jako prosté textové popisky ("sedíte u Stolu 3"). Vizuální půdorys vynikne u větších podniků, kde je orientace důležitá.
Nejlepší pro
- Velké podniky s několika sály nebo zónami
- Cony s desítkami stolů
- Herní kavárny, kde si štamgasti chtějí vybrat oblíbené místo
- Každý podnik, kde je "Kde je moje hra?" běžná otázka
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Teplotní mapa dostupnosti (úroveň Club)
Teplotní mapa pro každou akci, která ukazuje, kdy budou účastníci během akce doopravdy přítomní, aby pořadatelé mohli plánovat naplánované partie na časy, kdy je tam nejvíc lidí.
Jak přispívají účastníci
Při přihlášení na akci každý účastník označí, ve kterých časových blocích rozvrhu samotné akce tam bude. U víkendového conu, který běží od pátečního večera do neděle, může jeden říct "pátek 18:00–22:00 a sobota celý den", jiný zvládne přijít jen v sobotu odpoledne. Nabídka tlačítka účasti jim dovolí tenhle osobní rozvrh přítomnosti kdykoli upravit.
Co ukazuje
- Vizuální pruh hustoty rozložený podél rozvrhu samotné akce (ne týdnů nebo měsíců)
- Vrcholy tam, kde bude přítomných nejvíc účastníků
- Údolí tam, kam se dostane málokdo
- Aktualizuje se živě, jak účastníci svou dostupnost upravují
Jak ji pořadatelé používají
- Otevřete seznam účastníků akce
- Klepněte na Zobrazit rozvrhy
- Z pruhu hustoty Přehled dostupnosti vyčtěte bloky, kdy je tam nejvíc lidí
- Do těch vrcholů dejte své nejdůležitější naplánované partie, přednášky nebo turnaje, ať může přijít co největší publikum
- Pod ním Individuální harmonogramy vypisují každého účastníka jménem s jeho vlastními proužky blok po bloku — hodí se, když potřebujete sladit konkrétní lidi, třeba vysvětlujícího k těžké hře nebo hráče k předem domluvenému stolu
Kdo co vidí
Obě sekce se objevují společně v témže dialogu: souhrnný pruh i jmenovité individuální harmonogramy. U akce, jejíž hostitelská skupina má tarif Club, je vidí každý, kdo si dokáže otevřít seznam účastníků — nejen pořadatelé.
Řekněte to svým účastníkům, protože časy, které označí, vidí zbytek akce i se jménem. Pokud tohle u konkrétní akce nechcete, nežádejte po lidech, aby osobní rozvrh vyplňovali.