Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.

QR Entry Verification (Business Tier)

Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.

Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.

Two things to set up before the doors open:

  • Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
  • Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.

Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.

How It Works

QR code scanning at event entry

  1. Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
  2. The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
  3. The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
  4. At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in

QR Codes

  • Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
  • Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
  • Scanning is instant — works with any phone camera

Benefits

  • Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
  • Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
  • No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
  • Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in

Именувани места (организации)

Определете именувани места във вашата зала и назначавайте към тях събития и насрочени партии.

Местоположения и места

Местоположенията (вашата зала или всяко физическо място, което организацията използва) могат да съдържат именувани места, съответстващи на реалните зони в тях:

  • Едно кафене може да има място за всяка маса ("Маса 1", "Маса 2", "Сепарето до прозореца")
  • Една конгресна зала може да се раздели на помещения ("Главна зала", "Стая за ролеви игри", "Демо зона")
  • Зала на няколко етажа може да наименува местата по етаж ("Горе — Маса А", "Долу — Задната стая")

Настройване на местата

  1. Отидете в настройките на своята организация и изберете местоположението за настройване
  2. Създайте и именувайте местата за това местоположение (напр. "Маса 1", "Задната стая", "Главна зала")

Използване на местата в събития

Всяко събитие в това местоположение може да заяви места — и то може да заяви няколко наведнъж, не само едно. Клубна вечер, която превзема задната стая и две предни маси, избира и трите.

Обикновено се получава така:

  • Събитие за цялата зала (конвент, клубна вечер, която взема мястото изцяло) често пропуска местата напълно и просто стои в местоположението. Това е нормално — местата не са задължителни.
  • Подсъбитията избират помещенията или зоните, които тяхната програма заема, за да знаят участниците къде да отидат: "Програма за начинаещи → Главна зала", "Програма за напреднали → Задната стая".
  • Насрочените партии избират масата, на която се играят.

Едно правило си струва да се знае: щом веднъж родителското събитие е заявило места, децата му спират да предлагат избирача на място — изборът на родителя вече описва къде се случва всичко. Оставете родителя без места, ако искате всяко подсъбитие и всяка маса да се закачат сами.

Тогава участниците виждат точно къде е тяхната програма или маса, а две неща, вървящи едновременно, не могат да заявят една и съща маса.

Интерактивни етажни планове на залата (ниво Business)

Добавете визуален слой карта върху именуваните си места. Качете изображение на етажен план и разположете всяко място върху него — участниците разглеждат залата ви на карта, която може да се влачи и увеличава, с отбелязани всяка маса, стая или зона за игра.

Изглед на етажен план

Настройване на етажен план

  1. В настройките за местоположения на организацията си включете етажния план за местоположение, което вече има места
  2. Качете изображение на етажния план (снимка, схема или архитектурен чертеж)
  3. Щракнете върху дадено място, за да го придърпате в правилната зона на изображението

Без етажен план местата продължават да работят като обикновени текстови надписи ("вие сте на Маса 3"). Визуалният етажен план блести в по-големи зали, където ориентирането има значение.

Най-подходящо за

  • Големи зали с няколко помещения или зони
  • Конвенти с десетки маси
  • Игрални кафенета, където редовните искат да си изберат любимото място
  • Всяка зала, в която "Къде е моята игра?" е чест въпрос

Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)

Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.

Creating Custom Questions

Custom attendance form builder with example questions

  1. Open the event's settings and pick the Form section
  2. Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
  3. Mark any question required
  4. Save — the questions appear when people sign up

Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.

Question Types

  • Short answer — a line of free text
  • Paragraph — a longer written answer
  • Single choice — pick one from a list
  • Multiple choice — pick as many as apply
  • Linear scale — rate on a range, with labels at each end
  • Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
  • Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text

Example questions:

  • "Do you have any dietary restrictions?"
  • "How familiar are you with heavy euro games?"
  • "Do you need a lift?"
  • "First time attending?"

Ask Per Guest

Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.

Attendee Experience

People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.

Use Cases

  • Catered events — dietary needs and allergies
  • Beginner nights — gauge experience to balance tables
  • Corporate events — collect department or team info
  • Themed nights — costume preferences, team assignments

Attendee Data Export (free on every plan)

Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.

What You Can Export

One row per attendee, with these columns:

  • name and username
  • attendance — their RSVP status
  • guests — how many anonymous guests they're bringing
  • one column per question on your custom registration form, with their answers

Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:

  • A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
  • Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a |, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.

Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.

Use Cases

  • Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
  • Email follow-ups or loyalty program tracking
  • Reporting to venue management or event sponsors
  • Planning future events based on past attendance data

Топлинна карта на наличността (ниво Club)

Топлинна карта за всяко събитие, която показва кога участниците наистина ще присъстват по време на събитието, за да могат организаторите да планират насрочените партии около часовете, когато повечето хора са там.

Как допринасят участниците

При присъединяване към събитие всеки участник отбелязва в кои времеви отрязъци от собствения график на събитието ще бъде там. За уикенд конвент, който върви от петък вечер до неделя, един участник може да каже "петък 18:00–22:00 и събота цял ден", а друг може да дойде само в събота следобед. Менюто на бутона за записване им позволява да редактират този личен график на присъствие по всяко време.

Какво показва

  • Визуална лента на плътността, разположена по собствения график на събитието (не по седмици или месеци)
  • Върхове там, където ще присъстват най-много участници
  • Спадове там, където малцина могат да дойдат
  • Обновява се на живо, докато участниците нагласят наличността си

Как я използват организаторите

  1. Отворете списъка с участници на събитието
  2. Докоснете Вижте графиците
  3. Прочетете лентата на плътността Преглед на наличността за отрязъците, в които ще има най-много хора
  4. Сложете най-важните си насрочени партии, беседи или турнири в тези върхове, за да може да присъства най-голямата публика
  5. Под нея Индивидуални графици изрежда всеки участник по име със собствените му ленти отрязък по отрязък — полезно, когато трябва да съгласувате конкретни хора, като демонстратор за тежка игра или играчите за предварително уговорена маса

Кой какво вижда

Двата раздела се появяват заедно в един и същ прозорец: обобщената лента и поименните индивидуални графици. При събитие, чиято група домакин е с плана Club, всеки, който може да отвори списъка с участници, ги вижда — не само организаторите.

Кажете това на участниците си, тъй като часовете, които отбелязват, се виждат от останалите в събитието по име. Ако това не е онова, което искате за дадено събитие, не молете хората да попълват личен график.

Свързано