Пуснете клуба си в действие в четири стъпки. Всичко останало е по избор — детайли, към които можете да се върнете по-късно.
Стартирайте клуба си — 4 стъпки
1. Създайте група
Отидете в Общности и създайте Група. Задайте име, описание, аватар и местоположение. За политиката на присъединяване Отворена работи за повечето клубове — всеки може да се присъедини, а по-късно можете да я затегнете.
2. Поканете своите хора
От страницата на вашата група генерирайте споделима връзка за покана или QR код. Изпратете го в груповия си чат, разпечатайте го за вашето място или го публикувайте навсякъде, където са вашите хора. Всеки, който го докосне, може да се присъедини незабавно (ако групата е Отворена) или да подаде заявка за присъединяване.
3. Създайте събитие
От групата си създайте Събитие. Задайте заглавие, дата, час и местоположение.
Едно събитие е събиране. То може да е самостоятелно — просто време, място и списък с участници — или може да съдържа насрочени партии (маси за записване за конкретни заглавия) и, за организации на ниво Club или по-високо, подсъбития (отделни потоци или зали под един покрив). Можете също да създавате насрочени партии директно във вашата група без основно събитие, което е удобно, когато просто искате да намерите играчи за конкретно заглавие, без да организирате цяла вечер около него.
4. Споделете го
От страницата на събитието копирайте връзката към събитието или вземете QR кода. Споделете го навсякъде, където са вашите членове. Членовете също могат да докоснат Експортиране в календара, за да синхронизират вашата вечер на настолни игри с личния си календар с автоматични актуализации.
Това е всичко. Клубът ви вече съществува, хората ви са вътре, а вечерите за настолни игри се повтарят автоматично.
Щом клубът ви заработи
Всичко по-долу е по желание. Върнете се към него, когато ви потрябва.
Разгърнете събитията си
Повтарящи се събития (ниво Player) — настройте събитието си да се повтаря всяка седмица, през седмица или през произволен брой седмици, в дните, които изберете. Бъдещите провеждания се създават автоматично, а членовете се записват за отделните сбирки. Можете също новите провеждания да се създават като чернови, за да им хвърлите последен поглед, преди всяко да излезе.
Добавете насрочени партии, за да дадете на членовете си структурирана програма. Всяка насрочена партия има собствена игра, времеви отрязък, брой места и списък на чакащи, а местата могат да бъдат отбелязани като Демонстратор (някой, който ще научи другите на играта) или Водещ на играта — едното или другото, не и двете. Членовете разглеждат програмата и се записват за конкретни маси, като при записване посочват собственото си ниво на опит.
Игри на събитието — споделен списък какво има в стаята. Всеки присъстващ може да каже, че ще донесе дадено заглавие, а вие като организатор можете да добавяте наведнъж направо от колекцията на групата си, вместо игра по игра. Всяко копие се отбелязва като Безплатно за игра или собственикът присъства, а онези, които клубът ви осигурява, можете да отбележите като Официален. Участниците прелистват програмата и реагират от "Трябва да го изиграя" до "Пропускам", а вие виждате търсенето обобщено — най-бързият начин да решите кои маси си струва да насрочите.
Игрови щандове — за вечери с отворени маси, в които изобщо не искате да планирате програма. Предложете маси в различни времеви отрязъци, оставете членовете да отметнат кога са свободни, и Ludoya ще сформира партии, докато наличността се припокрива — автоматично или като предложения, които одобрявате с едно докосване. Безплатно за всяка група.
Капацитет — сложете таван на събитието си и задайте минимум, така че страницата да показва "Нужни са още 3", докато вечерта стане осъществима. Имайте предвид, че пълното събитие просто пише Пълна и бутонът за присъединяване спира да работи; няма опашка, на която да се застане, така че запазете местата сами за онзи, когото искате да вмъкнете.
Едно изключение си струва да се знае: ако някой се присъедини, докато още има места, но доведе повече придружители, отколкото ви остават, излишните попадат в списък на чакащите, вместо да им бъде отказано, а Ludoya ги предупреждава колко са, преди да потвърдят.
Управлявайте общността си
Роли — започвате като Администратор. Повишете членове до Организатор, за да помагат в движението на групата, или ги оставете като Член. Добавете толкова организатори, колкото ви трябват. Всеки администратор може да променя ролята на всеки друг член, включително на останалите администратори.
Персонализируеми права — за всяко действие (публикуване, домакинство на събития, насрочване на партии, записване на партии, канене на хора, виждане на списъка с членове) изберете най-тясната аудитория: Всеки, Членове, Организатори или Администратори.
Изключения за отделни членове — освен ролите, можете да разрешите или забраните на един конкретен човек да е домакин на събития и да насрочва партии, а също да отбележите някого като винаги непотвърден, така че записванията му да се водят предварителни.
Закачете публикация — дръжте едно съобщение, правилата на дома или следващото голямо събитие най-отгоре в профила на групата. Закачането на друга я заменя, така че винаги сочи към онова, което има значение сега.
Опознайте общността си
Колекция на групата — вижте всички игри, притежавани от всички членове, в един изглед с търсене. Чудесно за мигновен отговор на "Някой има ли това?"
Статистика — общо партии и часове, таблица с най-играните игри с брой партии, време, средна продължителност и процент победи за всяко заглавие, както и класация, подреждаща членовете по партии, часове или победи. Филтрирайте по период, за да видите на какво всъщност се радва клубът ви, и планирайте бъдещите събития около него.
Replay на групата — анимиран преглед на годината (или месеца) на общността ви, който можете да споделите с членовете. Отделните събития също получават свой Replay, което става хубаво изпращане след конвент или голям ден с игри.
Популяризирайте събитията си
Експорт на изображения и QR кодове — създавайте визуални материали за споделяне на вашите събития, статистика на групата или списъци с игри. Публикувайте ги в Discord, Instagram или ги отпечатайте за мястото си.
Експорт към календар — членовете добавят вашите събития в личните си календари с едно докосване, като файл iCalendar или връзка към Google Calendar.
Органичен обхват — когато членове потвърдят присъствие, събитието се появява в емисиите на техните последователи и мълвата се разнася естествено.
Вграждаеми уиджети — сложете колекцията на групата си, партиите или предстоящите събития направо на собствения си сайт или форум. При колекцията има бутон Създаване на уеб вграждане, който написва фрагмента вместо вас; вижте Интеграции за адресите на партиите и събитията.
Провеждайте турнири
От страницата на групата си изберете Организиране на турнир (ниво Club — изисква организационен акаунт). Изберете формат — швейцарска система, смесен или единична/двойна елиминация — и Ludoya генерира двойките за всеки кръг, води класиране на живо с допълнителни критерии и чертае схемата, докато мачовете се решават.
Всяка двойка става насрочена партия, която играчите ви отчитат както всяка друга, а преминаванията без съперник стават автоматично. Чудесно за лигови вечери, магазинни първенства и елиминационни схеми в еднаква степен.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Контролни списъци за деня на събитието
Преди събитието: Създайте събитието и добавете насрочени партии. Поканете организатори. Закачете съобщения. Споделете връзката към събитието, QR кода и експорта за календара. Проверете списъка Настолни игри на събитието и обобщените желания, за да планирате кои настолни игри да откроите.
По време на събитието: Помолете организаторите да стартират сесии на живо, когато започват партиите. Сканирайте QR кодовете на посетителите' на входа, ако сте на ниво Business. Отговаряйте на въпроси в социалната нишка на събитието. Актуализирайте точките в турнира при постъпване на резултатите.
След събитието: Прегледайте обобщенията на партиите и статистиките на групата. Благодарете на посетителите в емисията. Планирайте следващото събитие въз основа на това, което проработи.