Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Именованные места (Организации)
Определяйте именованные места внутри вашего места проведения и назначайте им мероприятия и запланированные партии.
Места проведения и места
Места проведения (ваше место проведения или любое физическое место, которым пользуется организация) могут содержать именованные места, соответствующие реальным зонам внутри них:
- Кафе может иметь место для каждого стола ("Стол 1", "Стол 2", "Кабинка у окна")
- Конференц-центр может быть разделён на комнаты ("Главный зал", "Комната для ролевых игр", "Зона демонстраций")
- Многоэтажная площадка может помечать места по этажам ("Верхний этаж — Стол A", "Нижний этаж — Задняя комната")
Настройка мест
- Перейдите в настройки вашей организации и выберите место проведения для настройки
- Создайте и назовите места для этого места проведения (например, "Стол 1", "Задняя комната", "Главный зал")
Использование мест в мероприятиях
Любое мероприятие в этом месте проведения может бронировать места — и может бронировать несколько сразу, а не одно. Клубный вечер, занимающий заднюю комнату и два передних стола, бронирует все три.
Обычно это работает так:
- Мероприятие, занимающее всё место проведения (конвент, клубный вечер, занявший всё пространство) часто вовсе пропускает места и просто закрепляется за местом проведения. Это нормально — места необязательны.
- Подмероприятия выбирают комнаты или зоны, которые занимает их поток, чтобы участники знали, куда идти: "Поток для новичков → Главный зал", "Продвинутый поток → Задняя комната".
- Запланированные партии выбирают стол, за которым проходят.
Полезное правило: как только родительское мероприятие забронировало места, его дочерние мероприятия перестают предлагать выбор мест — выбор родителя уже описывает, где всё происходит. Оставьте родительское мероприятие без мест, если хотите, чтобы каждое подмероприятие и каждый стол закрепляли своё место самостоятельно.
Тогда участники видят, где именно находится их поток или стол, и две активности, идущие одновременно, не смогут в итоге забронировать один и тот же стол.
Интерактивные планы площадки (уровень Business)
Добавьте визуальный слой карты поверх ваших именованных мест. Загрузите изображение плана помещения и разместите на нём каждое место — участники будут исследовать вашу площадку на карте с прокруткой и масштабированием, где отмечен каждый стол, зал или игровая зона.
Настройка плана помещения
- В настройках места проведения вашей организации включите план для места проведения, где уже есть места
- Загрузите изображение плана (фото, схему или архитектурный чертёж)
- Щёлкните любое место, чтобы перетащить его в нужную область изображения
Без плана места по‑прежнему работают как простые текстовые метки ("вы за столом 3"). Визуальный план особенно полезен на крупных площадках, где важна навигация.
Идеально для
- Крупных площадок с несколькими залами или зонами
- Конвенций с десятками столов
- Игровых кафе, где завсегдатаи хотят выбрать своё любимое место
- Любых площадок, где вопрос "Где моя игра?" звучит часто
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Тепловая карта доступности (уровень Club)
Тепловая карта для каждого мероприятия, показывающая, когда участники действительно будут присутствовать во время мероприятия, чтобы организаторы могли планировать запланированные партии на те периоды, когда больше всего людей на месте.
Как участники вносят вклад
Присоединяясь к мероприятию, каждый участник отмечает, в какие временные слоты в рамках собственного расписания мероприятия он будет на месте. Для конвента на выходных, идущего с вечера пятницы по воскресенье, один участник может указать: «пятница 18:00–22:00 и суббота весь день», другой сможет прийти только в субботу днём. Выпадающее меню кнопки RSVP позволяет в любой момент отредактировать этот личный график посещения.
Что показывает
- Визуальная полоса плотности, расположенная вдоль собственного расписания мероприятия (не по неделям или месяцам)
- Пики, где большинство участников будут присутствовать
- Спады, где немногие участники смогут прийти
- Обновляется в реальном времени по мере того, как участники корректируют свою доступность
Как этим пользуются организаторы
- Откройте список участников мероприятия
- Нажмите Просмотреть расписания
- Изучите полосу плотности в разделе Сводка доступности, чтобы определить слоты, когда будет больше всего людей
- Размещайте свои самые важные запланированные партии, доклады или турниры в эти пики, чтобы их смогла посетить максимальная аудитория
- Ниже раздел Индивидуальные расписания перечисляет каждого участника по имени с его собственными полосами по временным слотам — полезно, когда нужно согласовать конкретных людей, например демонстратора для тяжёлой игры или игроков для заранее оговорённого стола
Кто что видит
Обе секции отображаются вместе в одном диалоговом окне: сводная полоса и именные индивидуальные расписания. В мероприятии, у которого группа-организатор использует план Club, любой, кто может открыть список участников, может их видеть — не только организаторы.
Сообщите об этом участникам, поскольку отмеченные ими временные интервалы видны остальным участникам мероприятия по имени. Если для конкретного мероприятия это нежелательно, не просите людей заполнять личное расписание.