Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Llocs amb nom (Organitzacions)
Defineix llocs amb nom dins de la teva ubicació i assigna-hi esdeveniments i partides programades.
Ubicacions i llocs
Ubicacions (la teva ubicació o qualsevol lloc físic que utilitzi l'organització) poden contenir llocs amb nom que corresponen a les àrees reals a dins:
- Un cafè pot tenir un lloc per a cada taula ("Taula 1", "Taula 2", "Taula vora la finestra")
- Un centre de convencions es pot dividir en sales ("Sala principal", "Sala de rol", "Zona de demostracions")
- Un recinte de diversos pisos pot etiquetar els llocs per planta ("A dalt — Taula A", "A baix — Sala del fons")
Configurar els llocs
- Ves a la configuració de la teva organització i tria la ubicació que vols configurar
- Crea i posa nom als llocs per a aquella ubicació (p. ex., "Taula 1", "Sala del fons", "Sala principal")
Utilitzar els llocs en els esdeveniments
Qualsevol esdeveniment en aquella ubicació pot reservar llocs — i en pot reservar diversos alhora, no només un. Una nit de club que ocupa la sala del fons i dues taules de davant tria tots tres.
Com sol funcionar:
- Un esdeveniment de tota la ubicació (una convenció, una nit de club que pren tot el lloc) sovint omet els llocs per complet i simplement s'assigna a la ubicació. Està bé — els llocs són opcionals.
- Subesdeveniments trien les sales o àrees que ocupa el seu itinerari, perquè els assistents sàpiguen on han d'anar: "Itinerari per a principiants → Sala principal", "Itinerari avançat → Sala del fons".
- Partides programades trien la taula on es juguen.
Una regla que val la pena conèixer: quan un esdeveniment pare ja ha reservat llocs, els seus fills deixen d'oferir el selector de llocs — l'elecció del pare ja descriu on passa tot. Deixa el pare sense llocs si vols que cada subesdeveniment i cada taula assignin el seu propi lloc.
Així, els assistents veuen exactament on és el seu itinerari o la seva taula, i dues coses que passen alhora no poden acabar reservant la mateixa taula.
Plànols interactius del recinte (nivell Business)
Afegeix una capa de mapa visual sobre els teus llocs amb nom. Puja una imatge del plànol i col·loca-hi cada lloc — les persones assistents exploraran el teu recinte en un mapa desplaçable i amb zoom, amb cada taula, sala o zona de joc marcada.
Configurar un plànol
- A la configuració d'ubicació de la teva organització, habilita el plànol per a una ubicació que ja tingui llocs
- Puja una imatge del plànol (una foto, un diagrama o un plànol arquitectònic)
- Fes clic en qualsevol lloc per arrossegar-lo a la zona correcta de la imatge
Sense un plànol, els llocs continuen funcionant com a etiquetes de text simples ("ets a la taula 3"). El plànol visual destaca en recintes grans on la navegació és important.
Ideal per a
- Recintes grans amb diverses sales o zones
- Convencions amb desenes de taules
- Cafeteries de jocs de taula on els habituals volen triar el seu lloc preferit
- Qualsevol recinte on "On és el meu joc?" sigui una pregunta habitual
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Mapa de calor de disponibilitat (nivell Club)
Un mapa de calor per esdeveniment que mostra quan els assistents seran realment presents durant l'esdeveniment, perquè els organitzadors puguin planificar partides programades al voltant de les hores en què hi hagi més gent.
Com contribueixen els assistents
En unir-se a un esdeveniment, cada assistent marca en quines franges horàries dins de l'horari propi de l'esdeveniment hi serà. En una convenció de cap de setmana que va del divendres al vespre fins al diumenge, un assistent podria dir "divendres 18:00–22:00 i dissabte tot el dia", un altre potser només podrà venir dissabte a la tarda. El menú desplegable del botó RSVP els permet editar aquest horari personal d'assistència en qualsevol moment.
Què mostra
- Una franja de densitat visual disposada al llarg del propi horari de l'esdeveniment (no per setmanes ni mesos)
- Pics on la majoria d'assistents seran presents
- Valls on pocs assistents podran acudir
- S'actualitza en temps real a mesura que els assistents ajusten la seva disponibilitat
Com ho fan servir els organitzadors
- Obre la llista d'assistents de l'esdeveniment
- Toca Veure horaris
- Llegeix la franja de densitat del Resum de disponibilitat per identificar les franges on hi haurà més gent
- Posa les teves partides programades, xerrades o tornejos més importants en aquells pics perquè hi pugui assistir el públic més nombrós
- A sota, Horaris individuals enumera cada assistent pel seu nom amb les seves barres franja a franja — útil quan necessites coordinar persones concretes, com un demostrador per a un joc pesat o els jugadors per a una taula preacordada
Qui pot veure què
Ambdues seccions apareixen juntes en el mateix diàleg: la franja agregada i els horaris individuals amb nom. En un esdeveniment el grup amfitrió del qual tingui el pla Club, qualsevol que pugui obrir la llista d'assistents els pot veure — no només els organitzadors.
Explica-ho als teus assistents, ja que les hores que marquin seran visibles per a la resta d'assistents de l'esdeveniment amb el seu nom. Si això no és el que vols per a un esdeveniment concret, no demanis a la gent que ompli un horari personal.