Unelte profesionale pentru organizatorii care duc evenimente la scară mare — verificarea intrării prin QR la ușă, planuri de sală interactive, formulare de înscriere personalizate, exportul datelor participanților și analiza disponibilității. Formularele de înscriere personalizate (până la cinci întrebări; nelimitate cu Club) și exportul datelor participanților sunt gratuite în toate planurile; restul este disponibil în nivelurile premium Club și Business.
Verificarea intrării prin QR (nivelul Business)
Înregistrează persoanele la intrare scanând un cod QR. Ludoya confirmă că sunt pe listă și îi marchează ca prezenți, astfel încât registrul de prezență se creează singur pe măsură ce lumea sosește — fără clipboard, fără reconciliere ulterioară.
Rescanarea aceluiași cod este inofensivă: aplicația spune "Deja înregistrat" în loc să îl numere de două ori.
Două lucruri de configurat înainte de deschiderea ușilor:
- Pornește prezența prin QR pentru eveniment. Este dezactivată implicit — activează Verifică prezența cu cod QR în setările evenimentului. Opțiunea este disponibilă doar pentru evenimente găzduite de un grup, nu pentru cele personale.
- Instalează aplicația mobilă pe dispozitivul de la intrare. Scanarea folosește camera, la care aplicația web nu poate avea acces. Participanții nu au nevoie de aplicație — codul lor QR se afișează bine într-un browser.
Cine nu s-a prezentat poate fi marcat ulterior cu Marchează ca absent în lista de participanți.
Cum funcționează
- Participanții deschid pagina evenimentului în aplicația Ludoya și ating butonul RSVP
- Butonul RSVP afișează un meniu derulant cu opțiuni pentru a-și modifica RSVP, a părăsi evenimentul, a-și edita propriul program de prezență și a-și arăta codul QR la cerere
- Codul QR unic este generat la cerere în aplicație când participantul alege "Afișează QR" — fără e-mailuri, fără tipărire, fără coduri emise în prealabil de urmărit
- La intrare, scanează codul — Ludoya îl verifică față de lista RSVP și arată dacă persoana are voie să intre
Coduri QR
- Codul fiecărui participant este unic pentru evenimentul specific și este generat la cerere în aplicație
- Se afișează direct din meniul derulant al butonului RSVP de pe pagina evenimentului
- Scanarea este instantanee — funcționează cu orice cameră de telefon
Beneficii
- Verificări la intrare rapide și fără bătăi de cap, fără clipboard sau liste pe hârtie
- Verificare instantanee a RSVP — are această persoană voie să intre sau nu?
- Fără coduri emise în prealabil care să se piardă, să se retrimită sau să se retipărească
- Împiedică intrarea persoanelor fără RSVP
Locuri denumite (Organizații)
Definește locuri denumite în cadrul locației tale și atribuie-le evenimente și partide programate.
Locații și locuri
Locațiile (locația ta sau orice spațiu fizic pe care îl folosește organizația) pot conține locuri denumite care corespund zonelor reale din interiorul lor:
- O cafenea ar putea avea câte un loc pentru fiecare masă ("Masa 1", "Masa 2", "Separeu la fereastră")
- Un centru de convenții s-ar putea împărți în săli ("Sala principală", "Sala RPG", "Zonă de demonstrații")
- Un spațiu pe mai multe etaje ar putea eticheta locurile după etaj ("La etaj — Masa A", "La parter — Camera din spate")
Configurarea locurilor
- Mergi la setările organizației și alege locația de configurat
- Creează și denumește locurile pentru acea locație (de ex., "Masa 1", "Camera din spate", "Sala principală")
Utilizarea locurilor în evenimente
Orice eveniment la acea locație poate rezerva locuri — și poate rezerva mai multe deodată, nu doar unul. O seară de club care ocupă camera din spate și două mese din față le alege pe toate trei.
Cum decurge de obicei:
- Un eveniment al întregii locații (o convenție, o seară de club care ocupă tot locul) omite adesea locurile cu totul și se stabilește doar la locație. E în regulă — locurile sunt opționale.
- Sub-evenimentele aleg sălile sau zonele pe care le ocupă secțiunea lor, astfel încât participanții să știe unde să meargă: "Secțiune pentru începători → Sala principală", "Secțiune avansată → Camera din spate".
- Partidele programate aleg masa pe care se joacă.
O regulă utilă: odată ce un eveniment părinte a rezervat locuri, evenimentele lui copil nu mai afișează selectorul de locuri — alegerea părintelui descrie deja unde are loc totul. Lasă evenimentul părinte fără locuri dacă vrei ca fiecare sub-eveniment și fiecare masă să își fixeze propriul loc.
Astfel, participanții văd exact unde este secțiunea sau masa lor, iar două activități care se desfășoară simultan nu pot ajunge să rezerve aceeași masă.
Planuri interactive ale spațiului (nivel Business)
Adaugă un strat de hartă vizual peste locurile tale denumite. Încarcă o imagine a planului spațiului și plasează fiecare loc pe ea — participanții îți vor explora spațiul pe o hartă cu panoramare și zoom, cu fiecare masă, sală sau zonă de joc marcată.
Configurarea unui plan al spațiului
- În setările de locație ale organizației tale, activează planul pentru o locație care are deja locuri
- Încarcă o imagine a planului (o fotografie, o diagramă sau un desen arhitectural)
- Fă clic pe orice loc pentru a-l trage în zona corectă a imaginii
Fără un plan, locurile funcționează în continuare ca simple etichete de text ("ești la Masa 3"). Planul vizual strălucește în spațiile mari, unde navigarea contează.
Ideal pentru
- Spații mari cu mai multe săli sau zone
- Convenții cu zeci de mese
- Cafenele de jocuri de societate în care clienții fideli vor să își aleagă locul preferat
- Orice spațiu în care "Unde este jocul meu?" este o întrebare frecventă
Formulare de prezență personalizate (gratuite în toate planurile — până la cinci întrebări, nelimitate cu Club)
Pune întrebări participanților când își confirmă participarea (RSVP) — colectează informațiile de care ai nevoie pentru a organiza un eveniment mai bun, totul fără a părăsi Ludoya pentru un constructor extern de formulare.
Crearea întrebărilor personalizate
- Deschide setările evenimentului și alege secțiunea Formular
- Adaugă întrebările tale, trăgându-le în ordinea dorită (sau duplicând una pe care ai configurat-o deja)
- Marchează orice întrebare ca obligatorie
- Salvează — întrebările apar când oamenii se înscriu
Reține că evenimentul trebuie să aparțină unui grup, iar adăugarea unui formular dezactivează invitații anonimi: dacă pui întrebări, Ludoya trebuie să știe cine răspunde.
Tipuri de întrebări
- Răspuns scurt — o linie de text liber
- Paragraf — un răspuns scris mai lung
- Alegere unică — alege una dintr-o listă
- Selecție multiplă — alege oricâte se aplică
- Scală liniară — evaluează pe un interval, cu etichete la fiecare capăt
- Grilă de selecție multiplă — mai multe întrebări care împart un singur set de răspunsuri, în rânduri și coloane
- Informații personale — solicită un e-mail, număr de telefon, data nașterii sau genul, validate corect în loc să fie colectate ca text liber
Exemple de întrebări:
- "Ai vreo restricție alimentară?"
- "Cât de familiar ești cu jocurile euro complexe?"
- "Ai nevoie de transport?"
- "Este prima dată când participi?"
Întreabă pentru fiecare invitat
Orice întrebare cu răspuns scurt, de alegere sau de informații personale poate fi marcată Întreabă pentru fiecare invitat. Se răspunde apoi separat pentru fiecare persoană suplimentară pe care un participant o aduce — atât prieteni rezervați, cât și invitați nominali —, participantul completând în numele lor, iar cele obligatorii blochează rezervarea până la finalizare. Așa poți colecta patru seturi de cerințe alimentare de la o singură persoană care rezervă o masă pentru patru.
Experiența participantului
Oamenii răspund pe măsură ce se înscriu, iar întrebările obligatorii trebuie completate înainte de a putea confirma. Răspunsurile sunt salvate împreună cu înscrierea lor, sunt vizibile în gestionarea participanților și sunt exportate împreună cu lista participanților.
Cazuri de utilizare
- Evenimente cu catering — nevoi alimentare și alergii
- Seri pentru începători — măsurarea nivelului de experiență pentru echilibrarea meselor
- Evenimente corporate — colectarea informațiilor despre departament sau echipă
- Seri tematice — preferințe de costum, alocări de echipe
Exportul datelor participanților (gratuit în toate planurile)
Descarcă listele RSVP, marcajele de prezență de după eveniment și răspunsurile din formulare în format CSV.
Ce poți exporta
Un rând pentru fiecare participant, cu aceste coloane:
- name (nume) și username (nume de utilizator)
- attendance — starea lui RSVP
- guests — câți invitați anonimi aduce
- câte o coloană pentru fiecare întrebare din formularul tău de înscriere personalizat, cu răspunsurile lor
Două lucruri de știut dacă îți construiești o foaie de calcul în jurul acestui export:
- O întrebare primește o coloană doar dacă a răspuns cel puțin o persoană. Coloanele vin din răspunsurile date efectiv, nu din definiția formularului — o întrebare opțională pe care n-a completat-o nimeni pur și simplu nu apare, iar o coloană poate să apară și să dispară de la un export la altul, pe măsură ce sosesc răspunsuri.
- Răspunsurile cu alegere multiplă vin într-o singură celulă, separate printr-un
|, așa că "Vegetarian|Fără nuci" este un singur câmp, nu două coloane.
Marcajele de check-in și de neprezentare nu sunt în export — CSV-ul arată cine s-a înscris și ce ți-a spus, nu cine a trecut pragul.
Cazuri de utilizare
- Analiză după eveniment (tipare de prezență, jocuri populare, date demografice)
- Reveniri prin e-mail sau urmărirea unui program de fidelitate
- Raportare către conducerea spațiului sau către sponsorii evenimentului
- Planificarea evenimentelor viitoare pornind de la datele de prezență anterioare
Hartă de căldură a disponibilității (nivel Club)
O hartă de căldură per eveniment care arată când participanții vor fi efectiv prezenți în timpul evenimentului, astfel încât organizatorii să poată planifica partide programate în jurul intervalelor în care majoritatea oamenilor sunt acolo.
Cum contribuie participanții
La înscrierea la un eveniment, fiecare participant marchează în ce intervale orare din programul propriu al evenimentului va fi prezent. Pentru o convenție de weekend care se desfășoară de vineri seara până duminică, un participant ar putea spune "vineri 18:00–22:00 și sâmbătă toată ziua", altul poate veni doar sâmbătă după-amiază. Meniul derulant al butonului RSVP le permite să editeze oricând acest program personal de participare.
Ce afișează
- O bandă de densitate dispusă de-a lungul programului propriu al evenimentului (nu pe săptămâni sau luni)
- Vârfuri în care majoritatea participanților vor fi prezenți
- Văi în care puțini participanți pot ajunge
- Se actualizează în timp real pe măsură ce participanții își ajustează disponibilitatea
Cum îl folosesc organizatorii
- Deschide lista de participanți a evenimentului
- Atinge Vezi programele
- Citește banda de densitate din Prezentare generală a disponibilității pentru intervalele în care vor fi cei mai mulți oameni
- Programează-ți cele mai importante partide programate, prezentări sau turnee în acele vârfuri, astfel încât să poată participa cel mai numeros public
- Mai jos, Programe individuale listează fiecare participant pe nume, cu propriile bare pentru fiecare interval — util când trebuie să aliniezi persoane specifice, cum ar fi un demonstrator pentru un joc complex sau jucătorii pentru o masă stabilită dinainte
Cine poate vedea ce
Ambele secțiuni apar împreună în același dialog: banda agregată și programele individuale nominale. Într-un eveniment al cărui grup gazdă are planul Club, oricine poate deschide lista de participanți le poate vedea — nu doar organizatorii.
Anunță-ți participanții despre asta, deoarece intervalele pe care le marchează sunt vizibile pentru restul evenimentului, asociate cu numele lor. Dacă nu asta îți dorești pentru un anumit eveniment, nu le cere oamenilor să completeze un program personal.