Ludoya'daki her kulüp, grup veya organizasyon, onu yürütenler için bir konsola sahiptir. Kulübün sayfasını açıp Yönet seçeneğini seçin ya da doğrudan ludoya.com/kulubunuz/manage adresine gidin. Konsolu yalnızca kulübün yöneticileri ve ek erişim verdiğiniz üyeler açabilir.
Konsol yandaki bölümlere ayrılır: Çekirdek (panel, ayarlar, entegrasyonlar, veri), Kişiler, Oyun kütüphanesi, Etkinlik, İçgörüler ve Para. Her bölüm aynı şekilde çalışır: sıralayıp süzebileceğiniz tablolar, sayfadan çıkmadan bir satırı düzenleyen bir çekmece ve üstte aynı araç çubuğu. Telefonda yan liste bir bölüm seçiciye, tablolar da kartlara dönüşür.
Panel
İlk gördüğünüz şey, sizi bekleyenler:
- İlgi bekliyor: kulübe gelen yanıtsız mesajlar, incelenecek şikayetler, gecikmiş ödünçler, aidatını ödemeyen üyeler, kimsenin kaydolmadığı yaklaşan etkinlikler. Her satır, işi çözdüğünüz yeri açar.
- Kurulumu tamamla: Ana sayfadaki kulübün Kulübünü harekete geçir kartıyla aynı adımlar, aynı ilerlemeyle (sayfası, bir sonraki oyun gecesi, üyeleri, sayfayı paylaşmak, başka bir organizatör; bir mağaza, festival ya da yayıncı bunları kendi sözcükleriyle görür). Her adımın bir Düzelt düğmesi var ve size uymayanları temelli kaldırabilirsiniz. Kendi girişi olmayan bir kulübe bu, İlgi bekliyor altında bildirilir.
- Sonraki etkinlik ve kaç kişinin kaydolduğu.
- Özetle: üyeler (ve bu ay kaç kişi katıldı), yaklaşan etkinlikler, bu ayın oyun oturumları ve kulübün planı.
- Başka bir kulüp getir (yöneticiler için): kulübün başka bir kulübe göndereceği davet bağlantısı; paylaşabilir ya da kopyalayabilirsiniz. O kulüp 5 kişiyle ilk etkinliğini yaptığında, ücretsiz bir kulüp bir aylık Club planı kazanır, getirdiği kulüp de öyle (yılda en fazla 12 ay); ücretli ya da Business bir kulüp ise bunun yerine Elçi rozetini kazanır. Altında getirdiğiniz kulüpler yer alır: bekleyen, kazanılan ya da 90 gün sonra süresi dolan.
Üyeler
Üyelik istekleri en üstte, her kişinin yazdığı mesajla ve yanlarında Kabul et ya da Reddet ile durur. Altında kulüpteki herkes var: rol, üyelik kademesi, aidatının güncel olup olmadığı ve hangi tarihe kadar, katıldığı gün ve en son görüldüğü zaman. Ada göre süzün, istediğiniz kolonları seçin ya da listeyi indirin.
Araç çubuğundan:
- Kulübün duyuru panosuna basmak için bağlantıyla ya da QR koduyla Davet et.
- Ludoya hesabı olmayanlar için Üye ekle. Üye sayılırlar, kulüp bilgilerini tutar ve sonradan kaydolurlarsa kendi hesaplarıyla eşleşirler.
- Katılım formu: katılmak isteyenlerin yanıtladığı sorular. Yanıtlar üyeler tablosunda kolon olur. Formlar şablon olarak kaydedilip etkinlikler için yeniden kullanılabilir.
- İç alanlar: kulübün kendi kolonları, üyelik numarası ya da bir not gibi. Yalnızca yöneticiler görür.
- Üyelik kademeleri ile Yakında yenilenecek ve Aidat borcu süzgeçleri: bkz. Üyelik Kademeleri ve Aidat.
Her üye tek bir pencerede açılır: rolünü veya kademesini değiştirin, aidat kaydedin, mesaj gönderin ya da kulüpten çıkarın. Katılan biri, hesap olmadan eklediğiniz bir üyeyle eşleştiğinde, kulübün tek bir kaydı kalması için Şununla birleştir seçeneğini kullanın.
Formların da kendi bölümü var; kulübün katılım ve etkinlik kaydı için kullandığı her şablon orada.
Mesajlar, şikayetler ve duyurular
Gelen kutusu ve moderasyon Genel görünüm bölümündedir; duyuruların Kişiler altında kendi bölümü vardır.
Kulübün gelen kutusu. Kulübe gönderilen mesajlar tek bir paylaşılan gelen kutusuna düşer. Okumak için bir konuşma seçin ve kulüp adına yanıtlayın: yanıt vermek onu işlendi olarak işaretler, yanıt gerektirmeyen bir konuşmayı da İşlendi olarak işaretle kapatır; böylece iki yönetici aynı kişiye iki kez yanıt vermez. Üye yeniden yazarsa (bir teşekkür bile olsa) konuşma Bekliyor altına geri döner ve orada İşlendi olarak işaretle onu yeniden kapatır. Club planında Kimde bir konuşmayı tek bir yöneticiye verir.
Moderasyon. Kulüp içindeki gönderilere gelen şikayetler, yazarıyla ve şikayet edilen metinle birlikte görünür: gönderiyi kulüpten çıkarın ya da şikayeti reddedin. Şikayet beklemeniz de gerekmez: kulübün akışındaki herhangi bir gönderinin ⋮ menüsündeki Kulüpten çıkar aynı işi yapar. Her iki durumda da gönderi kulübün akışından çıkar, yazarı ise onu kendi profilinde tutar. Bir üyeyi, göreceği bir gerekçeyle bir tarihe kadar susturabilir, kimlerin engellendiğini görebilirsiniz.
Duyurular. Üyelerinize bildirimleri ve gelen kutuları üzerinden yazın. Bunu kim duyacak bölümünden seçin:
- herkes;
- organizatörler;
- Müdavimler: son bir yılda üç veya daha fazla kulüp gecesine gelmiş ve hâlâ her zamanki sıklıklarında gelenler;
- Sessizleşen müdavimler: eskiden gelip artık gelmeyenler, bu yüzden Müdavimler içinde sayılmazlar;
- Bir daha gelmeyen yeni gelenler: bir kez gelenler;
- Hiç katılmadı: hiçbir geceye gelmemiş üyeler;
- Ödenmemiş aidat: aidatı ödenmemiş üyeler;
- bir katılım formu sorusuna belirli bir yanıt vermiş üyeler.
Her seçenek kaç kişiye ulaştığını gösterir ve Kimlerin duyacağını gör, daha tek kelime yazmadan onları adlarıyla listeler; her ad o üyenin profilini açar.
Bir etkinlikteki herkese yazmak için etkinliği Etkinlikler bölümünden açın ve onun kendi duyurularını kullanın. Göndermeden önce nasıl ulaşacağını görürsünüz, önce Bana test gönder seçeneğini kullanabilirsiniz ve taslağınız gönderene kadar cihazda saklanır. Haftada bir, ya da Club planıyla dört; böylece kulüp dinlenmeye değer kalır.
Denetim kaydı. Bir yöneticinin yaptığı her değişiklik (bir rol, bir kademe, kaydedilen bir aidat, bir ayar) yazılır ve düzenlenemez: kim, ne ve ne zaman. Süzün ya da hesap tablosu olarak indirin.
Etkinlikler, kampanyalar ve oyun oturumları
- Etkinlikler: yaklaşan, geçmiş ve yinelenen. Haftalık bir seri doksan değil tek bir satır: programını açın, tek bir tarihi taşıyın ya da iptal edin, seriyi duraklatıp yeniden başlatın. Sonuncuyu yinele bir tıkla sonraki geceyi kurar.
- Kampanyalar: kulübün yürüttüğü her kampanya, üyeleri ve oturumlarıyla. Bir süredir kimsenin oynamadığı kampanyalar ayrı gruplanır, böylece topluca kapatabilir ya da arşivleyebilirsiniz; hepsine gelen katılma istekleri tek bir kuyruğa düşer.
- Oyun oturumları: kulüpte oynanan her şey. Çok sayıda oturumun görünürlüğünü, yerini ya da kulübünü tek seferde değiştirin ya da onları silin.
- Konumlar: kulübün oynadığı her adres, açılış saatleri ve mekanlarıyla. Bkz. Konumlar.
Kulübün Koleksiyonu, kendi oyunlarınız için kullandığınız envanterin kulüp adına yönetilen hâlidir: bkz. Koleksiyon.
İçgörüler
Analitik, kulübün son on iki ayda nasıl gittiğini gösterir: üyeler, kimin katıldığı ve kimin ayrıldığı, kaç gece düzenlendiği ve gece başına ortalama katılım, masaların ne kadar dolduğu, kulübü ayakta tutan kişiler ve hangi oyunların masa doldurduğu, hangilerinin rafta toz tuttuğu. Üye katılımı, herkesi geldikleri geceler ve Son dakika iptalleri ile birlikte listeler: başlangıçtan önceki 24 saat içinde yerlerini bırakıp bir daha dönmedikleri kulüp geceleri. Her biri o gecenin katılım geçmişinde yer alır. Her grafik hesap tablosu olarak inilir ve Bu kişilere yaz, sessizleşenlerin ya da bir kez gelip bir daha dönmeyenlerin listesini onlara yönelik bir duyuruya çevirir.
Ne oynasak, üyelerinizin oynamak istediği oyunları en çok istenenden başlayarak, kulübün bir kopyası olup olmadığı ve en son ne zaman oynandığıyla birlikte listeler. Bir oyunu doğrudan satırından planlayın.
Ayarlar ve izinler
Ayarlar, kulübün kimliğini (ad, logo, açıklama, tür), sosyal bağlantılarını, ana konumunu, hesap bilgilerini, görünürlüğünü ve insanların nasıl katıldığını tutar. Açıklama doğrudan kulübün sayfasında da değiştirilebilir: kulübün yöneticileri onu Hakkında altında, orada düzenlemeye yarayan bir kalemle birlikte görür.
İzinler tek bir tablodur. Satırlar, insanların yapabildikleridir: kulübün akışına yazmak, üye listesini görmek, insanları davet etmek, etkinlik düzenlemek, oyun planlamak, oturum kaydetmek, ödünç masasını işletmek. Kolonlar Herkesten üyelere, üyelik kademelerinize ve organizatörlere, oradan da Yöneticilere gider. O kolonun ve sağındaki herkesin yapmasına izin vermek için bir hücreye tıklayın. Anahtarı olmayan satırlar sabittir.
Kulübün kendi ikinci el pazarını Kulübe kim ilan verebilir ile, kulüp sohbetini ise Kulüp sohbetine kim yazabilir ile yine burada açarsınız; sohbete her üye, organizatörler ya da yöneticiler yazabilir. İkisi de kapalı başlar. Sohbeti açmak tüm üyeleri bir anda içine alır ve kulübün sayfasına bir Kulüp sohbeti satırı eklenir; kapatmak geçmişi salt okunur olarak saklar.
Ek erişim. Bazı görevler yönetici gerektirmez. Bir üyeye yalnızca kütüphaneye veya yalnızca üye kayıtlarına erişim verin; konsolun o bölümlerini alır, başka hiçbir şeyi değil. Organizatörler etkinlikleri zaten yürütebilir ve Business planıyla masa rezervasyonu bankosunu da.
Para, Entegrasyonlar ve Veriler
Plan ve ödemeler, kulübün planını ve ne zaman yenileneceğini, neleri kapsadığını ve bir sonraki planın neler ekleyeceğini gösterir. Planın kapsamadığı bölümler konsolda işaretli olarak görünür kalır ve hangi planın onları açtığını söyler. Planın altında Faturalar, kulübün plan için Ludoya'ya ödediği her şeyi en yeniden başlayarak, her birinin hangi plan için ödendiğiyle listeler: Stripe'ın fatura sayfası için birini açın ya da muhasebeci için PDF'ini istediğiniz kadar indirin. Derneğin adı, adresi ve vergi numarası faturalarına yazılır: plan için ödeme yaparken İşletme olarak satın alıyorum seçeneğini seçin ya da kulüp zaten ödüyorsa faturaların altındaki Fatura bilgileri bölümünü kullanın. Ad alanına bir kişinin değil, derneğin resmi adını yazın. Bir İspanyol derneği vergi numarası türü olarak ES CIF seçip CIF'ini (G12345678) yazar ya da önüne ES ekleyerek ES VAT seçer (ESG12345678); ikisi de olur. Bilgiler bir sonraki faturadan itibaren geçerlidir; daha eski bir faturanın yeniden düzenlenmesi için app@ludoya.com adresine yazın. Kulüp, biletler ve kartla aidatlar için ödeme almak üzere Stripe hesabını da burada bağlar ve etkinliklerinin biletlerden ne kazandığını burada görür. Yöneticiler, Üyelik için olduğu gibi bunun için de ipuçlarını Daha fazla seçenek (⋮) › Ekranı tanıt altında bulur.
Entegrasyonlar, kulübün bağlı olduğu her yeri listeler: her bağlantı için bir test mesajıyla Telegram ve Discord, web siteniz için yerleştirilebilir bileşenler, WordPress eklentisi ve herkese açık API anahtarı.
Veriler, içeri ve dışarı tek kapıdır:
- Bir CSV ya da Excel dosyasından Üyeleri içe aktar; herhangi bir şey kaydedilmeden önce satır satır önizlemeyle
- Üyeleri, etkinlikleri, koleksiyonu ve oyun oturumlarını Dışa aktar
- Koleksiyonu ya da oyun oturumlarını içe aktarın: Ludoya'dan ya da BoardGameGeek'ten; kulübün BGG bağlantısı burada durur ve yöneticilerine aittir
- Bir üyenin veri talebini yanıtlayın: kaydını PDF olarak indirin ya da kulübün onun hakkında tuttuklarını silin