Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
أماكن مسمّاة (المنظمات)
حدّد أماكن مسمّاة داخل قاعتك، وأسنِد إليها الفعاليات وجلسات اللعب المجدولة.
المواقع والأماكن
يمكن أن تحتوي المواقع (قاعتك، أو أي مكان مادي تستخدمه المنظمة) على أماكن مسمّاة تقابل المناطق الواقعية داخلها:
- قد يكون للمقهى مكان لكل طاولة ("طاولة 1"، و"طاولة 2"، و"ركن النافذة")
- وقد تنقسم قاعة المعارض إلى غرف ("القاعة الرئيسية"، و"غرفة ألعاب الأدوار"، و"منطقة العرض")
- وقد تسمّي قاعةٌ متعددة الطوابق أماكنها بحسب الطابق ("الأعلى — طاولة أ"، و"الأسفل — الغرفة الخلفية")
إعداد الأماكن
- اذهب إلى إعدادات منظمتك واختر الموقع المراد ضبطه
- أنشئ الأماكن لذلك الموقع وسمِّها (مثل "طاولة 1"، و"الغرفة الخلفية"، و"القاعة الرئيسية")
استخدام الأماكن في الفعاليات
أي فعالية في ذلك الموقع تستطيع حجز أماكن — بل تستطيع حجز عدة أماكن دفعة واحدة لا مكانًا واحدًا. فليلة نادٍ تستولي على الغرفة الخلفية وعلى طاولتين أماميتين تختار الثلاثة جميعًا.
وهكذا تجري الأمور عادةً:
- الفعالية التي تشمل القاعة كلها (مؤتمر، أو ليلة نادٍ تأخذ المكان بأسره) كثيرًا ما تتجاوز الأماكن تمامًا وتجلس في الموقع فحسب. ولا بأس في ذلك — فالأماكن اختيارية.
- والفعاليات الفرعية تختار الغرف أو المناطق التي يشغلها مسارها ليعرف الحاضرون إلى أين يذهبون: "مسار المبتدئين ← القاعة الرئيسية"، و"المسار المتقدم ← الغرفة الخلفية".
- وجلسات اللعب المجدولة تختار الطاولة التي تُلعب عليها.
وثمة قاعدة تستحق المعرفة: متى حجزت الفعالية الأب أماكن، توقّف أبناؤها عن عرض مُنتقي المكان — فاختيار الأب يصف أصلًا أين يجري كل شيء. فاترك الأب بلا أماكن إن أردت أن تثبّت كل فعالية فرعية وكل طاولة نفسها.
وعندئذ يرى الحاضرون تحديدًا أين مسارهم أو طاولتهم، ولا يمكن لأمرين يجريان معًا أن ينتهيا إلى حجز الطاولة نفسها.
مخططات طوابق تفاعلية للقاعة (فئة Business)
أضف طبقة خريطة بصرية فوق أماكنك المسمّاة. ارفع صورة مخطط الطابق وضع كل مكان عليها — فيستكشف الحاضرون قاعتك على خريطة قابلة للتحريك والتكبير، وعليها كل طاولة أو غرفة أو منطقة لعب معلَّمة.
إعداد مخطط طابق
- في إعدادات مواقع منظمتك، فعّل مخطط الطابق لموقع له أماكن أصلًا
- ارفع صورة مخطط الطابق (صورة فوتوغرافية أو رسمًا تخطيطيًا أو رسمًا معماريًا)
- انقر أي مكان لتسحبه إلى المنطقة الصحيحة من الصورة
وبلا مخطط طابق تظل الأماكن تعمل بوصفها عناوين نصية بسيطة ("أنت على الطاولة 3"). ويتألق مخطط الطابق البصري في القاعات الأكبر حيث يهمّ التنقل.
الأنسب لـ
- القاعات الكبيرة ذات الغرف أو المناطق المتعددة
- المؤتمرات ذات العشرات من الطاولات
- مقاهي الألعاب حيث يريد الروّاد اختيار مكانهم المفضل
- كل قاعة يتكرر فيها سؤال "أين لعبتي؟"
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
خريطة حرارية للتوافر (فئة Club)
خريطة حرارية لكل فعالية تبيّن متى سيكون الحاضرون موجودين فعلًا أثناء الفعالية، ليخطط المنظّمون جلسات اللعب المجدولة حول الأوقات التي يكون فيها أكثر الناس حاضرين.
كيف يساهم الحاضرون
عند الانضمام إلى فعالية، يحدّد كل حاضر الفترات الزمنية التي سيكون فيها موجودًا ضمن جدول الفعالية نفسه. ففي مؤتمر عطلة نهاية أسبوع يمتد من مساء الجمعة إلى الأحد، قد يقول أحدهم "الجمعة 18:00–22:00 والسبت طوال اليوم"، وقد لا يستطيع آخر الحضور إلا بعد ظهر السبت. وتتيح لهم قائمة زر الحضور تحرير جدول الحضور الشخصي هذا في أي وقت.
ماذا تُظهر
- شريط كثافة بصري ممدود على جدول الفعالية نفسه (لا على الأسابيع أو الأشهر)
- قمم حيث يكون أكثر الحاضرين موجودين
- ووديان حيث يستطيع القليلون الحضور
- ويتحدث لحظيًا كلما عدّل الحاضرون توافرهم
كيف يستخدمها المنظّمون
- افتح قائمة الحاضرين في الفعالية
- انقر عرض الجداول الزمنية
- اقرأ شريط الكثافة نظرة عامة على التوافر لتعرف الفترات التي يكون فيها أكثر الناس حاضرين
- ضع أهم جلساتك المجدولة أو كلماتك أو بطولاتك في تلك القمم ليتمكن أكبر جمهور من الحضور
- وتحته تسرد جداول فردية كل حاضر بالاسم بأشرطته الخاصة فترةً فترة — وهو مفيد حين تحتاج إلى تنسيق أشخاص بعينهم، كمُعرِّف للعبة ثقيلة أو لاعبي طاولة متفق عليها سلفًا
من يرى ماذا
يظهر القسمان معًا في النافذة نفسها: الشريط المجمَّع والجداول الفردية المسمّاة. وفي فعالية تحمل مجموعتها المضيفة خطة Club، يستطيع كل من يفتح قائمة الحاضرين رؤيتهما — لا المنظّمون وحدهم.
أخبر حاضريك بذلك، فالأوقات التي يحددونها ظاهرة لبقية الفعالية بأسمائهم. وإن لم يكن هذا ما تريده في فعالية بعينها، فلا تطلب من الناس ملء جدول شخصي.