Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Elnevezett helyek (Szervezetek)
Adj nevet a helyszíneden belüli helyeknek, és rendelj hozzájuk eseményeket és ütemezett játszmákat.
Helyszínek és helyek
Helyszínek (a saját helyszíned, vagy bármely fizikai hely, amelyet a szervezet használ) elnevezett helyeket tartalmazhatnak, amelyek a bennük lévő valós területekhez rendelhetők:
- Egy kávézóban lehet egy hely minden asztalhoz ("Asztal 1", "Asztal 2", "Ablak melletti boksz")
- Egy rendezvénycsarnok felosztható termekre ("Fő terem", "RPG szoba", "Bemutatóterület")
- Egy többemeletes helyszín a szint szerint címkézheti a helyeket ("Emelet — A asztal", "Földszint — Hátsó szoba")
Helyek beállítása
- Lépj a szervezet beállításaihoz, és válaszd ki a beállítandó helyszínt
- Hozd létre és nevezd el az adott helyszín helyeit (pl. "Asztal 1", "Hátsó szoba", "Fő terem")
Helyek használata eseményekben
Bármely, azon a helyszínen lévő esemény lefoglalhat helyeket — és egyszerre többet is, nem csak egyet. Egy klubest, amely elfoglalja a hátsó szobát és két első asztalt, mindhárom helyet kijelöli.
Általában így néz ki:
- Egy teljes helyszínes esemény (egy konvenció, egy klubest, ami átveszi az egész helyet) gyakran teljesen kihagyja a helyeket, és egyszerűen csak a helyszínhez van rendelve. Ez rendben van — a helyek opcionálisak.
- Al-események kiválasztják azokat a termeket vagy területeket, amelyeket a programsávjuk elfoglal, hogy a résztvevők tudják, hová menjenek: "Kezdő sáv → Fő terem", "Haladó sáv → Hátsó szoba".
- Ütemezett játszmák kiválasztják azt az asztalt, amelyen játszani fognak.
Egy hasznos szabály: amint egy szülőesemény lefoglalt helyeket, a gyerekei már nem kínálják fel a helyválasztót — a szülő választása már leírja, hol történik minden. Hagyd a szülőt helyek nélkül, ha azt szeretnéd, hogy minden al-esemény és asztal saját magának jelölje ki a helyét.
A résztvevők így pontosan látják, hol van a programsávjuk vagy az asztaluk, és két, egyszerre futó dolog nem fogja ugyanazt az asztalt igényelni.
Interaktív helyszínalaprajzok (Business szint)
Adj hozzá egy vizuális térképréteget az elnevezett helyeid fölé. Tölts fel egy alaprajzot ábrázoló képet, és helyezd el rajta minden egyes helyet — a résztvevők egy pásztázható, nagyítható térképen fedezhetik fel a helyszínedet, amelyen minden asztal, terem vagy játéktér fel van jelölve.
Alaprajz beállítása
- A szervezeted helyszínbeállításaiban engedélyezd az alaprajzot egy olyan helyszínhez, amelyen már vannak helyek
- Tölts fel egy alaprajzot ábrázoló képet (fényképet, diagramot vagy építészeti rajzot)
- Kattints bármelyik helyre, és húzd a kép megfelelő területére
Alaprajz nélkül a helyek továbbra is egyszerű szöveges címkékként működnek ("a 3-as asztalnál vagy"). A vizuális alaprajz nagyobb helyszíneken különösen hasznos, ahol számít a tájékozódás.
Ideális a következőkre
- Nagy helyszínek több teremmel vagy zónával
- Rendezvények tucatnyi asztallal
- Társasjátékos kávézók, ahol a törzsvendégek ki akarják választani a kedvenc helyüket
- Bármely helyszín, ahol gyakori kérdés: "Hol van a játékom?"
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Elérhetőségi hőtérkép (Club szint)
Egy eseményenkénti hőtérkép, amely megmutatja, mikor lesznek a résztvevők ténylegesen jelen az esemény alatt, így a szervezők azokra az időpontokra tervezhetik az ütemezett játszmákat, amikor a legtöbben ott vannak.
Hogyan járulnak hozzá a résztvevők
Egy eseményhez csatlakozva minden résztvevő megjelöli, hogy az esemény saját ütemezésén belül mely idősávokban lesz jelen. Egy hétvégi eseményen, amely péntek estétől vasárnapig tart, az egyik résztvevő mondhatja, hogy "péntek 18:00–22:00 és szombat egész nap", egy másik pedig lehet, hogy csak szombat délután tud jönni. Az RSVP gomb lenyíló menüje bármikor lehetővé teszi számukra, hogy szerkesszék ezt a személyes részvételi ütemezést.
Mit mutat
- Egy vizuális sűrűségi sáv az esemény saját ütemezése mentén (nem hetek vagy hónapok szerint)
- Csúcsok, ahol a legtöbb résztvevő jelen lesz
- Völgyek, ahol kevesen tudnak megjelenni
- Valós időben frissül, ahogy a résztvevők módosítják az elérhetőségüket
Hogyan használják a szervezők
- Nyisd meg az esemény résztvevőlistáját
- Koppints az Ütemezések megtekintése elemre
- Olvasd le az Elérhetőségi áttekintés sűrűségi sávját, hogy lásd, mely idősávokban lesznek a legtöbben a helyszínen
- Helyezd a legfontosabb ütemezett játszmákat, előadásokat vagy versenyeket ezekbe a csúcsokba, hogy a lehető legnagyobb közönség tudjon részt venni
- Alatta az Egyéni ütemezések név szerint felsorolja az összes résztvevőt a saját, idősávonkénti sávjaikkal — hasznos, amikor konkrét embereket kell összehangolnod, például egy nehéz játék demonstrátorát vagy a játékosokat egy előre egyeztetett asztalhoz
Ki mit láthat
Mindkét szakasz ugyanabban a párbeszédablakban jelenik meg: az összesített sáv és a névvel ellátott egyéni ütemezések. Olyan eseményen, amelynek házigazda csoportja Club csomaggal rendelkezik, bárki, aki meg tudja nyitni a résztvevőlistát, láthatja ezeket — nem csak a szervezők.
Erre hívd fel a résztvevőid figyelmét, mivel az általuk megjelölt idők név szerint láthatók az esemény többi résztvevője számára. Ha ez nem az, amit egy adott eseménynél szeretnél, ne kérd az embereket, hogy töltsenek ki személyes ütemezést.