Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.

QR Entry Verification (Business Tier)

Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.

Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.

Two things to set up before the doors open:

  • Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
  • Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.

Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.

How It Works

QR code scanning at event entry

  1. Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
  2. The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
  3. The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
  4. At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in

QR Codes

  • Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
  • Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
  • Scanning is instant — works with any phone camera

Benefits

  • Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
  • Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
  • No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
  • Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in

Nazwane miejsca (organizacje)

Zdefiniuj nazwane miejsca w obrębie swojej lokalizacji i przypisz do nich wydarzenia oraz zaplanowane rozgrywki.

Lokalizacje i miejsca

Lokalizacje (twoja lokalizacja lub dowolne fizyczne miejsce używane przez organizację) mogą zawierać nazwane miejsca, które odwzorowują rzeczywiste obszary w ich wnętrzu:

  • Kawiarnia może mieć miejsce dla każdego stolika ("Stolik 1", "Stolik 2", "Loża przy oknie")
  • Hala konwentowa może dzielić się na sale ("Sala główna", "Sala RPG", "Strefa demonstracyjna")
  • Wielopoziomowy obiekt może etykietować miejsca według piętra ("Na górze — Stolik A", "Na dole — Sala z tyłu")

Konfigurowanie miejsc

  1. Przejdź do ustawień swojej organizacji i wybierz lokalizację do skonfigurowania
  2. Utwórz i nazwij miejsca dla tej lokalizacji (np. "Stolik 1", "Sala z tyłu", "Sala główna")

Używanie miejsc w wydarzeniach

Każde wydarzenie w tej lokalizacji może zarezerwować miejsca — i może zarezerwować kilka naraz, nie tylko jedno. Wieczór klubowy przejmujący tylną salę i dwa stoliki z przodu wybiera wszystkie trzy.

Jak to zwykle wygląda:

  • Wydarzenie obejmujące całą lokalizację (konwent, wieczór klubowy przejmujący cały lokal) często całkowicie pomija miejsca i jest przypisane wyłącznie do lokalizacji. To w porządku — miejsca są opcjonalne.
  • Podwydarzenia wybierają sale lub strefy, które zajmuje ich ścieżka, aby uczestnicy wiedzieli, dokąd iść: "Ścieżka dla początkujących → Sala główna", "Ścieżka zaawansowana → Sala z tyłu".
  • Zaplanowane rozgrywki wybierają stolik, na którym są rozgrywane.

Jedna zasada warta poznania: gdy wydarzenie nadrzędne zarezerwowało miejsca, jego wydarzenia podrzędne przestają oferować selektor miejsc — wybór rodzica już opisuje, gdzie wszystko się odbywa. Pozostaw wydarzenie nadrzędne bez miejsc, jeśli chcesz, aby każde podwydarzenie i każdy stolik przypisały się samodzielnie.

Uczestnicy wtedy dokładnie widzą, gdzie jest ich ścieżka lub stolik, a dwie rzeczy odbywające się jednocześnie nie mogą skończyć z rezerwacją tego samego stolika.

Interaktywne plany obiektu (poziom Business)

Dodaj wizualną warstwę mapy na wierzchu nazwanych miejsc. Prześlij obraz planu obiektu i umieść na nim każde miejsce — uczestnicy będą poruszać się po Twoim obiekcie na mapie, którą można przesuwać i powiększać, z zaznaczonymi wszystkimi stołami, salami lub strefami gry.

Widok planu obiektu

Konfigurowanie planu obiektu

  1. W ustawieniach lokalizacji Twojej organizacji włącz plan dla lokalizacji, która ma już miejsca
  2. Prześlij obraz planu (zdjęcie, diagram lub rysunek architektoniczny)
  3. Kliknij dowolne miejsce, aby przeciągnąć je we właściwy obszar obrazu

Bez planu miejsca nadal działają jako zwykłe etykiety tekstowe („jesteś przy stole nr 3”). Wizualny plan szczególnie sprawdza się w większych obiektach, gdzie nawigacja ma znaczenie.

Idealne dla

  • Duże obiekty z wieloma salami lub strefami
  • Konwenty z dziesiątkami stołów
  • Kawiarnie planszówkowe, w których stali bywalcy chcą wybrać swoje ulubione miejsce
  • Każdy obiekt, w którym pytanie „Gdzie jest moja gra?” pada często

Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)

Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.

Creating Custom Questions

Custom attendance form builder with example questions

  1. Open the event's settings and pick the Form section
  2. Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
  3. Mark any question required
  4. Save — the questions appear when people sign up

Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.

Question Types

  • Short answer — a line of free text
  • Paragraph — a longer written answer
  • Single choice — pick one from a list
  • Multiple choice — pick as many as apply
  • Linear scale — rate on a range, with labels at each end
  • Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
  • Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text

Example questions:

  • "Do you have any dietary restrictions?"
  • "How familiar are you with heavy euro games?"
  • "Do you need a lift?"
  • "First time attending?"

Ask Per Guest

Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.

Attendee Experience

People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.

Use Cases

  • Catered events — dietary needs and allergies
  • Beginner nights — gauge experience to balance tables
  • Corporate events — collect department or team info
  • Themed nights — costume preferences, team assignments

Attendee Data Export (free on every plan)

Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.

What You Can Export

One row per attendee, with these columns:

  • name and username
  • attendance — their RSVP status
  • guests — how many anonymous guests they're bringing
  • one column per question on your custom registration form, with their answers

Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:

  • A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
  • Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a |, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.

Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.

Use Cases

  • Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
  • Email follow-ups or loyalty program tracking
  • Reporting to venue management or event sponsors
  • Planning future events based on past attendance data

Mapa ciepła dostępności (poziom Club)

Mapa ciepła dla każdego wydarzenia, która pokazuje, kiedy uczestnicy będą rzeczywiście obecni podczas wydarzenia, aby organizatorzy mogli planować zaplanowane rozgrywki wokół godzin, w których większość osób będzie na miejscu.

Jak uczestnicy wnoszą swój wkład

Dołączając do wydarzenia, każdy uczestnik zaznacza, w których przedziałach czasowych w obrębie własnego harmonogramu wydarzenia będzie obecny. W przypadku konwentu weekendowego trwającego od piątkowego wieczoru do niedzieli jeden uczestnik może powiedzieć: "piątek 18:00–22:00 i sobota cały dzień", inny może móc przyjść tylko w sobotnie popołudnie. Menu rozwijane przycisku RSVP pozwala w dowolnym momencie edytować ten osobisty harmonogram obecności.

Co pokazuje

  • Pasek gęstości wizualnej ułożony wzdłuż własnego harmonogramu wydarzenia (nie tygodni ani miesięcy)
  • Szczyty, gdy większość uczestników będzie obecna
  • Dołki, gdy niewielu uczestników może dotrzeć
  • Aktualizuje się na żywo, gdy uczestnicy dostosowują swoją dostępność

Jak korzystają z niego organizatorzy

  1. Otwórz listę uczestników wydarzenia
  2. Stuknij Zobacz harmonogramy
  3. Odczytaj pasek gęstości w Przeglądzie dostępności, aby znaleźć przedziały, w których będzie najwięcej osób
  4. Umieść najważniejsze zaplanowane rozgrywki, prelekcje lub turnieje w tych szczytach, aby mogła w nich uczestniczyć jak największa publiczność
  5. Poniżej Indywidualne harmonogramy wymieniają każdego uczestnika z imienia i nazwiska wraz z jego paskami dla poszczególnych przedziałów czasowych — przydatne, gdy trzeba zgrać konkretne osoby, np. demonstratora do ciężkiej gry lub graczy na wcześniej umówiony stół

Kto co może zobaczyć

Obie sekcje pojawiają się razem w tym samym oknie dialogowym: pasek zbiorczy oraz imienne harmonogramy indywidualne. W przypadku wydarzenia, którego grupa organizująca ma plan Club, każdy, kto może otworzyć listę uczestników, może je zobaczyć — nie tylko organizatorzy.

Poinformuj o tym swoich uczestników, ponieważ godziny, które zaznaczą, będą widoczne dla pozostałych uczestników wydarzenia wraz z ich imieniem i nazwiskiem. Jeśli w przypadku konkretnego wydarzenia nie tego chcesz, nie proś ludzi o wypełnianie osobistego harmonogramu.

Powiązane