Cada club, grup o organització de Ludoya té una consola per a qui el porta. Obre la pàgina del teu club i tria Gestionar, o ves directament a ludoya.com/el-teu-club/manage. Només la poden obrir els admins del club i els membres a qui hagis donat accés extra.
La consola es divideix en seccions al lateral: Bàsic (panell, configuració, integracions, dades), Persones, Ludoteca, Activitat, Estadístiques i Diners. Totes les seccions funcionen igual: taules que pots ordenar i filtrar, un panell lateral que edita una fila sense sortir de la pàgina i la mateixa barra d'eines a dalt. Al mòbil, la llista lateral passa a ser un selector de secció i les taules es converteixen en targetes.
El panell
El primer que veus és el que t'està esperant:
- Necessita atenció: missatges al club sense respondre, denúncies per revisar, préstecs vençuts, membres que deuen la quota, esdeveniments pròxims on no s'ha apuntat ningú. Cada línia obre el lloc on ho resols.
- Acabar la configuració: els mateixos passos que la targeta Posa en marxa el teu club del club a Inici, amb el mateix progrés (la seva pàgina, la seva propera quedada de jocs, els seus membres, compartir la pàgina, un altre organitzador; una botiga, un festival o una editorial els veuen amb les seves pròpies paraules). Cada pas té un botó Arreglar-ho, i els que no t'apliquin els pots descartar per sempre. Si el club no té accés propi, s'avisa a Requereix atenció.
- Pròxim esdeveniment, amb quanta gent s'hi ha apuntat.
- D'una ullada: membres (i quants s'han unit aquest mes), esdeveniments pròxims, partides d'aquest mes i el pla del club.
- Duu un altre club (per als administradors): l'enllaç d'invitació del club per a un altre club, per compartir-lo o copiar-lo. Quan aquest club fa el seu primer esdeveniment amb 5 persones, un club gratuït aconsegueix un mes de Club, i també el club que va portar (fins a 12 mesos l'any); un club de pagament o Business aconsegueix en canvi la insígnia d'Ambaixador. A sota, els clubs que has portat: pendents, aconseguits o caducats als 90 dies.
Membres
Les sol·licituds d'ingrés van a dalt, amb el missatge que ha escrit cada persona i Acceptar o Rebutjar al costat. A sota hi ha tot el club: el rol, el nivell de soci, si té la quota al dia i fins quan, la data en què s'hi va unir i quan se'l va veure per última vegada. Filtra per nom, tria les columnes que vulguis o descarrega't la llista.
Des de la barra d'eines:
- Convidar per enllaç o per codi QR, per imprimir-lo i posar-lo al tauler del club.
- Afegir membre per a qui no té compte de Ludoya. Compten com a membres, el club en guarda les dades i, si es registren més endavant, s'enllacen amb el seu propi compte.
- Formulari d'ingrés: les preguntes que respon la gent quan demana entrar-hi. Les respostes es converteixen en columnes de la taula de membres. Els formularis es poden desar com a plantilles i reutilitzar-se als esdeveniments.
- Camps interns: les columnes pròpies del club, com un número de soci o una nota. Només les veuen els administradors.
- Nivells de soci i els filtres Renoven aviat i Quota pendent: consulta Nivells de soci i quotes.
Cada membre s'obre en un sol diàleg: canvia el seu rol o el seu nivell, apunta les seves quotes, escriu-li o treu-lo del club. Quan algú que s'ha unit coincideix amb un membre que vas afegir sense compte, fes servir Fusionar amb perquè el club en guardi un sol registre.
Formularis té també la seva pròpia secció, amb totes les plantilles que fa servir el club per a l'ingrés i per a les inscripcions als esdeveniments.
Missatges, denúncies i anuncis
La safata d'entrada i la moderació són al Panell; els anuncis tenen la seva pròpia secció, a Persones.
La safata del club. Els missatges que s'envien al club arriben a una sola safata compartida. Tria una conversa per llegir-la i respondre com el club: respondre-la la marca com a atesa, i Marcar com a atès en tanca una que no necessita resposta, perquè dos administradors no responguin dues vegades a la mateixa persona. Si el membre torna a escriure (també un agraïment), torna a En espera, on Marcar com a atès la torna a tancar. Amb el pla Club, Qui el té assigna una conversa a un administrador.
Moderació. Les denúncies sobre publicacions dins del club apareixen amb el seu autor i el text denunciat: treu la publicació del club o descarta la denúncia. Tampoc cal esperar una denúncia: Treure del club, al menú ⋮ de qualsevol publicació del mur del club, fa el mateix. En tots dos casos la publicació surt del mur del club i el seu autor la manté al seu propi perfil. Pots silenciar un membre fins a una data, amb un motiu que veurà, i veure qui ha estat bloquejat.
Anuncis. Escriu als teus membres a través de les seves notificacions i la seva safata d'entrada. Tria Qui ho rep:
- tothom;
- els organitzadors;
- Habituals: tres o més nits del club l'últim any, i encara hi vénen al seu ritme habitual;
- Habituals que s'han apagat: venien i han deixat de venir, així que no compten a Habituals;
- Nouvinguts que no van tornar: van venir un cop;
- els membres que no hi han assistit mai a una nit;
- els membres amb quotes pendents;
- els membres que van donar una resposta concreta a una pregunta d'inscripció.
Cada opció mostra a quantes persones arriba, i Veure qui ho rep les llista pel seu nom abans que escriguis ni una paraula; cada nom obre el perfil d'aquell membre.
Per escriure a tots els assistents d'un esdeveniment, obre'l des d'Esdeveniments i fes servir els seus propis anuncis. Veus com arribarà un missatge abans d'enviar-lo, pots fer Enviar-me una prova primer, i el teu esborrany es desa al dispositiu fins que l'envies. Un a la setmana, o quatre amb el pla Club, perquè valgui la pena escoltar el club.
Registre d'auditoria. Cada canvi que fa un administrador (un rol, un nivell, una quota registrada, un ajust) queda escrit i no es pot editar: qui, què i quan. Filtra'l, o descarrega't-lo com a full de càlcul.
Esdeveniments, campanyes i partides
- Esdeveniments: pròxims, passats i recurrents. Una sèrie setmanal és una fila, no noranta: obre'n el programa, mou o cancel·la una sola data, o pausa i reprèn la sèrie. Repetir l'últim deixa muntada la pròxima nit amb un clic.
- Campanyes: totes les campanyes que porta el club, amb els seus membres i les seves sessions. Les campanyes que fa temps que ningú no juga s'agrupen a part perquè les puguis tancar o arxivar en bloc, i les sol·licituds d'ingrés de totes arriben a una sola cua.
- Partides: tot el que s'ha jugat al club. Canvia la visibilitat, el lloc o el club de moltes partides alhora, o esborra-les.
- Ubicacions: totes les adreces on juga el club, amb el seu horari i els seus llocs. Consulta Ubicacions.
La Col·lecció del club és el mateix inventari que fas servir per als teus propis jocs, gestionat per al club: consulta Col·lecció.
Estadístiques
Analítiques mostra com li va al club els últims dotze mesos: els membres, qui s'hi ha unit i qui ha marxat, les nits celebrades i l'assistència mitjana per nit, com de plenes han estat les taules, la gent que sosté el club, i quins jocs omplen taules i quins estan agafant pols a la prestatgeria. Participació dels membres llista tothom amb les nits a què van venir i les seves Baixes d'última hora: nits del club en què van deixar la plaça en les 24 hores abans de l'inici i a què no van tornar. Cadascuna és a l'historial d'assistència d'aquella nit. Cada gràfic es descarrega com a full de càlcul, i Escriure a aquestes persones converteix la llista dels que s'han apagat, o la dels que van venir un cop i no van tornar, en un anunci per a ells.
A què jugar llista els jocs als quals els teus membres volen jugar, els més demanats primer, al costat de si el club en té un exemplar i quan es va jugar per última vegada. Programa una partida directament des de la seva fila.
Configuració i permisos
A Configuració hi ha la identitat del club (nom, logo, descripció, tipus), els seus enllaços socials, la seva ubicació principal, les dades del compte, la visibilitat i com s'hi entra. La descripció també es pot canviar a la mateixa pàgina del club: els seus administradors la veuen a Quant a, amb un llapis que l'edita allà mateix.
Permisos és una sola taula. Les files són el que pot fer la gent: publicar al feed del club, veure la llista de membres, convidar persones, organitzar esdeveniments, programar partides, registrar partides, portar el taulell de préstecs. Les columnes van des de Qualsevol, passant pels membres, cadascun dels teus nivells de soci i l'organització, fins als Administradors. Fes clic en una cel·la perquè aquella columna, i totes les de la seva dreta, ho puguin fer. Les files sense interruptor són fixes.
Aquí és també on obres el mercat de segona mà del club, amb Qui pot publicar anuncis al club, i el seu xat del club, amb Qui pot escriure al xat del club: tots els membres, l'organització o els administradors. Tots dos comencen desactivats. En activar el xat hi entren tots els membres alhora, i la pàgina del club guanya una fila Xat del club; en desactivar-lo es conserva l'historial, només per llegir.
Accés extra. Algunes tasques no necessiten un admin. Dona a un membre accés només a la ludoteca o als registres de membres, i tindrà aquestes seccions de la consola i res més. Els organitzadors ja poden portar els esdeveniments i, amb el pla Business, el taulell de reserves de taula.
Diners, integracions i dades
Pla i pagaments mostra el pla del club i quan es renova, el que cobreix i el que afegiria el pla següent. Les seccions que el pla no cobreix continuen visibles a la consola, marcades, i indiquen quin pla les obre. Sota el pla, Factures llista tot el que el club ha pagat a Ludoya per aquest pla, de la més recent a la més antiga, amb el pla que va pagar cadascuna: obre'n una per veure la pàgina de la factura a Stripe, o descarrega'n el PDF per a la gestoria, tantes vegades com calgui. El nom, l'adreça i el NIF de l'associació van a les seves factures: tria Compro com a empresa quan paguis el pla o, si el club ja paga, fes servir Dades de facturació sota les factures. Posa el nom legal de l'associació a Nom, no el d'una persona. Una associació espanyola tria ES CIF com a tipus d'identificació fiscal i escriu el seu CIF (G12345678), o ES VAT amb ES al davant (ESG12345678); serveixen tots dos. Les dades s'apliquen a partir de la factura següent; perquè se'n torni a emetre una d'anterior, escriu a app@ludoya.com. També és on el club connecta el seu compte de Stripe per cobrar entrades i quotes amb targeta, i on veu el que han recaptat els seus esdeveniments en entrades. Els administradors hi tenen consells, com per a Membresia, a Més opcions (⋮) › Ensenya'm la pantalla.
Integracions llista tots els llocs on està connectat el club: Telegram i Discord, amb un missatge de prova per a cada enllaç, els widgets per inserir al teu web, el connector de WordPress i la clau de l'API pública.
Dades és una sola porta d'entrada i de sortida:
- Importar membres des d'un fitxer CSV o Excel, amb una vista prèvia fila a fila abans de desar res
- Exportar membres, esdeveniments, la col·lecció i les partides
- Importar la col·lecció o les partides des de Ludoya o des de BoardGameGeek; la connexió del club amb BGG és aquí i pertany als seus administradors
- Respondre a la sol·licitud de dades d'un membre: descarrega'n la fitxa en PDF, o esborra el que el club en guarda