Elk evenement heeft een Team: iedereen die meehelpt het te organiseren, elk in een eigen rol. Open het vanuit de console van het evenement, onder Personen → Team, of vanuit de stap Wie van het evenementformulier. Een speelstand toont zijn helpers op een eigen kaart Baliteam.
Iedereen accepteert voordat diegene erbij komt: een uitnodiging wacht in de meldingen en op de pagina van het evenement tot diegene ja zegt.
De rollen
- Medeorganisator — organiseert het evenement met jou: bewerken, het programma, wie er komt, het team. Een persoon, of een club waarvan de beheerders en organisatoren dan namens de club optreden. Gratis met elk abonnement.
- Standhouder (Club-abonnement) — een uitgever of club met een eigen stand binnen je festival. Ze voegen hun stands toe en runnen die, zonder je evenement te wijzigen. Alleen een evenement bovenaan zijn programma neemt standhouders aan.
- Helper — een vrijwilliger achter een balie: bezoekers inchecken en hun codes scannen, mensen zonder boeking en van de wachtlijst aan tafel zetten, en dus zien wie daar geboekt heeft. Een persoon, nooit het account van een club. Een helper van een festival bemant de balie van elke stand erin, tenzij je diegene tot bepaalde stands beperkt.
- Sessieleider — wie je bij een sessie invult als Uitlegger of Spelleider. Daarmee vraag je diegene de sessie te leiden; na het accepteren heeft diegene de lijst en het inchecken ervan. De naam wissen beëindigt het.
Helpers en sessieleiders stoppen als het evenement waar ze helpen afloopt (op de avond van de startdag als er geen eindtijd is: het Team waarschuwt je, dus geef een beurs een einde), en zien daarna geen namen van bezoekers meer. Medeorganisatoren en standhouders houden hun rol.
Iemand toevoegen
Aan het team toevoegen vraagt welke rol en wie; bij een helper ook waar diegene helpt. Diegene krijgt bericht en komt erbij zodra die accepteert, via de meldingen, de pagina van het evenement of de link. Intrekken neemt een uitnodiging terug zolang die wacht, en Verwijderen vraagt het eerst voordat iemand uit het team gaat.
Aanmeldlinks (Club-abonnement)
Voor een hele ploeg geeft Uitnodigen met een link één link en een QR-code voor een rol (bij helpers kies je eerst waar wie via de link meedoet, helpt): stuur hem de avond ervoor, of laat de code 's ochtends aan de balie zien. Wie hem opent, ziet waar hij voor is, wanneer en waar, logt in of maakt een account aan als dat nodig is, en vraagt het, met een woordje over zichzelf als diegene dat wil; intrekken kan zolang het verzoek wacht, en diegene krijgt je antwoord te horen. De verzoeken wachten bovenaan het Team onder Gevraagd om mee te doen, met waar diegene zou helpen, wanneer het gevraagd is, wat er geschreven is en bij welke club van jou diegene hoort:
- Accepteren of Afwijzen per verzoek, of Alle accepteren voor een ploeg die tegelijk vraagt; Ongedaan maken neemt een antwoord terug
- Een afgewezen verzoek blijft onder Afgewezen, met Toch toelaten als het een vergissing was; die persoon kan niet opnieuw vragen via de link
- Nieuwe link vervangt een link die verder is gekomen dan je wilde (de oude en de geprinte code werken dan niet meer, dus eerst wordt het gevraagd), Link uitzetten beëindigt hem, en hij stopt vanzelf als het evenement afloopt
Wie bij de balie wacht, ziet op de eigen pagina zodra je diegene accepteert dat het zover is, met De balie bemannen meteen erbij.
Een helper beperken tot een deel van het evenement (Club-abonnement)
De regel onder de naam van een helper zegt waar diegene helpt, en als je erop tikt, kun je kiezen:
- Bij een speelstand bepaalde tafels: de balie van de helper toont alleen die, en diegene kan aan de andere tafels niemand inchecken of aan tafel zetten. Iemand opzoeken of een code scannen van een andere tafel zegt nog steeds welke tafel het is en wie die leidt. Als elke helper tot bepaalde tafels beperkt is, zegt de kaart welke tafels niemand leidt.
- Bij een festival bepaalde stands, de ingang om tickets te scannen bij de deur, of beide: iemand 's ochtends bij de deur en 's middags bij een stand. Met alleen de ingang (Alleen de ingang) kan diegene binnen nergens bij.
Alle tafels (of Het hele evenement) geeft weer alles, ook wat je later toevoegt. De laatste plek van een helper kan op geen andere manier weg, dus een wijziging geeft nooit iemand meer dan je bedoelde. Een tafel die de stand niet meer heeft, staat doorgestreept, om weg te halen. Iemand toevoegen die hier al ergens anders helpt, voegt de nieuwe plek toe aan de plekken die diegene al heeft. Iemand die een stand leidt, kan ook helpen, 's ochtends bij de ingang of bij de stand van een ander: voeg diegene toe als helper en diegene blijft onder Standhouders staan, met Helpt ook en de plekken onder de naam; tik erop om de plekken te wijzigen, of op Stoppen met helpen om het te beëindigen terwijl diegene de eigen stands houdt.
Vertrekken en verwijderen
Verwijderen haalt iemand uit het team. Een medeorganisator verlaat daardoor ook de stands die diegene mee organiseert. Had diegene daarnaast een eigen rol in een evenement daaronder, dan noemt Verwijderen dat en biedt aan diegene daar ook te verwijderen; de evenementen die diegene heeft aangemaakt, blijven van diegene. Iedereen in het team kan zelf vertrekken: Het team verlaten (met hetzelfde aanbod in het Team), of Baliteam verlaten aan de balie. Wie via een evenement erboven in het team zit, staat grijs, met het evenement waar diegene vandaan komt, en wordt daar gewijzigd. Wie het evenement heeft aangemaakt, en de club waaronder het valt, worden nooit verwijderd.