Breng je club op gang in vier stappen. Al het andere is optionele verdieping waar je later op kunt terugkomen.
Breng je club op gang — 4 stappen
1. Maak een groep
Ga naar Gemeenschappen en maak een Groep. Stel de naam, beschrijving, avatar en locatie in. Voor het toelatingsbeleid werkt Open voor de meeste clubs: iedereen kan zich aansluiten en je kunt het later aanscherpen.
2. Nodig je mensen uit
Genereer vanaf je groeppagina een deelbare uitnodigingslink of QR-code. Stuur deze naar je groepschat, print hem voor je locatie of plaats hem overal waar je mensen zijn. Iedereen die erop tikt kan zich meteen aansluiten (als de groep Open is) of verzoeken om toe te treden.
3. Maak een evenement
Maak vanuit je groep een Evenement. Stel de titel, datum, tijd en locatie in.
Een evenement is een samenkomst. Het kan op zichzelf staan — gewoon een tijd, een plek en een deelnemerslijst — of het kan geplande sessies bevatten (inschrijftafels voor specifieke titels) en, voor organisaties op het niveau Club of hoger, sub-evenementen (aparte tracks of zalen onder één dak). Je kunt ook geplande sessies rechtstreeks in je groep aanmaken zonder bovenliggend evenement; handig wanneer je alleen spelers voor een specifieke titel wilt vinden zonder er een hele avond omheen te organiseren.
4. Deel het
Kopieer vanaf de evenementpagina de evenementlink of pak de QR-code. Deel hem waar je leden ook zijn. Leden kunnen ook op Exporteren naar agenda tikken om je spelavond te synchroniseren met hun persoonlijke agenda met automatische updates.
That's it. Je club bestaat, je mensen zijn binnen en je spelavonden herhalen zich automatisch.
Zodra je club eenmaal draait
Alles hieronder is optioneel. Kom hierop terug wanneer je het nodig hebt.
Breid je evenementen uit
Terugkerende evenementen (niveau Player) — stel je evenement zo in dat het zich herhaalt elke week, om de week, of om de zoveel weken, op de doordeweekse dagen die je kiest. Toekomstige herhalingen worden automatisch gegenereerd en leden bevestigen hun aanwezigheid voor afzonderlijke sessies. Je kunt nieuwe herhalingen ook als concept laten aanmaken, zodat je er nog één laatste blik op kunt werpen voordat ze live gaan.
Voeg geplande sessies toe om je leden een gestructureerde programmering te bieden. Elke geplande sessie heeft zijn eigen spel, tijdslot, aantal plaatsen en wachtlijst, en plaatsen kunnen worden gemarkeerd als Demonstrateur (iemand die het spel zal uitleggen) of als Spelleider — het één of het ander, niet allebei. Leden bladeren door het programma en schrijven zich in voor specifieke tafels, waarbij ze hun eigen ervaringsniveau aangeven wanneer ze zich aansluiten.
Spellen op het evenement — een gedeelde lijst van wat er in de ruimte is. Iedereen die aanwezig is kan aangeven dat hij of zij een titel meeneemt, en als organisator kun je in bulk rechtstreeks vanuit de collectie van je groep toevoegen in plaats van één spel tegelijk. Elk exemplaar wordt gemarkeerd als vrij te spelen of eigenaar aanwezig, en je kunt de exemplaren die je club levert markeren als officieel. Bezoekers swipen door het programma en reageren van Moet spelen tot Overslaan, en jij ziet de vraag samengevoegd — de snelste manier om te bepalen welke tafels het plannen waard zijn.
Speeltafels — voor open-tafelavonden waarop je helemaal geen programmering wilt plannen. Bied tafels aan over verschillende tijdsloten, laat leden aangeven wanneer ze vrij zijn, en Ludoya vormt spellen naarmate beschikbaarheden elkaar overlappen — automatisch, of als suggesties die je met één tik goedkeurt. Gratis voor elke groep.
Capaciteit — stel een limiet in voor je evenement, en stel een minimum in zodat de pagina Nog 3 nodig weergeeft totdat de avond haalbaar is. Let op: een vol evenement toont simpelweg Vol en de knop om deel te nemen stopt met werken; er is geen wachtrij om je bij aan te sluiten, dus reserveer zelf plekken voor iedereen die je er nog tussen wilt krijgen.
Eén uitzondering die handig is om te weten: als iemand zich aanmeldt terwijl er nog plaatsen zijn maar meer gasten meebrengt dan jij er nog over hebt, komen de extra personen op een wachtlijst terecht in plaats van te worden geweigerd, en Ludoya waarschuwt hen hoeveel voordat ze bevestigen.
Beheer je community
Rollen — je begint als Beheerder. Promoveer leden tot Organisator om te helpen de groep te beheren, of laat ze Lid blijven. Voeg zoveel organisatoren toe als je nodig hebt. Elke beheerder kan de rol van elk ander lid wijzigen, inclusief mede-beheerders.
Aanpasbare permissies — voor elke actie (berichten plaatsen, evenementen organiseren, geplande sessies plannen, speelsessies registreren, mensen uitnodigen, de ledenlijst bekijken) kies je de minimale doelgroep: Iedereen, Leden, Organisatoren of Beheerders.
Uitzonderingen per lid — naast de rollen kun je voor één specifieke persoon toestaan of verbieden om evenementen te organiseren en geplande sessies te plannen, en iemand markeren als altijd voorlopig zodat hun aanmeldingen als voorlopig worden geregistreerd.
Zet een bericht vast — houd één aankondiging, de huisregels of het volgende grote evenement bovenaan het profiel van je groep. Het vastzetten van een ander bericht vervangt het vorige, zodat het altijd wijst naar wat nu belangrijk is.
Leer je community kennen
Groepscollectie — bekijk alle spellen die de leden bezitten in één doorzoekbare weergave. Ideaal om direct te antwoorden op "Heeft iemand dit?".
Statistieken — totaal aantal speelsessies en uren, een tabel met meestgespeelde spellen met speelsessies, tijd, gemiddelde duur en winpercentages per titel, en een klassement van topspelers dat leden rangschikt op speelsessies, uren of overwinningen. Filter op periode om te zien waar je club echt van geniet, en plan vervolgens toekomstige evenementen eromheen.
Replay van de groep — een geanimeerde terugblik op het jaar (of de maand) van je community die je met de leden kunt delen. Individuele evenementen krijgen ook hun eigen Replay, wat een mooie afsluiter is na een conventie of een grote speldag.
Promoot je evenementen
Afbeeldingsexporten en QR-codes — maak deelbare visuals van je evenementen, groepsstatistieken of spellijsten. Plaats op Discord, Instagram, of print ze voor je locatie.
Kalenderexporten — leden voegen je evenementen met één tik toe aan hun persoonlijke agenda's, als iCalendar-bestand of een Google Calendar-link.
Organisch bereik — wanneer leden hun aanwezigheid bevestigen, verschijnt het evenement in de feeds van hun volgers, waardoor het zich vanzelf verspreidt.
Insluitbare widgets — plaats de collectie van je groep, speelsessies of aankomende evenementen rechtstreeks op je eigen website of forum. De collectie heeft een knop Webinsluitcode maken die het codefragment voor je genereert; zie Integraties voor de adressen van de speelsessies en de evenementen.
Toernooien organiseren
Vanaf de pagina van je groep kies je Toernooi organiseren (niveau Club — vereist een organisatieaccount). Kies een formaat — Zwitsers, mixer of enkelvoudige/dubbele eliminatie — en Ludoya genereert de indeling voor elke ronde, houdt een live klassement bij met tiebreakers en tekent het toernooischema zodra wedstrijden worden beslist.
Elke indeling wordt een geplande sessie die je spelers net als elke andere rapporteren, en byes gaan automatisch door. Ideaal voor competitieavonden, winkelkampioenschappen en knock-outschema's.
Operaties en gegevens
Integratie met Telegram (niveau Club) — verbind je Telegram-kanaal of groepschat. Ludoya plaatst automatisch aankondigingen van evenementen wanneer je een nieuw evenement publiceert.
Eigen aanwezigheidsformulieren (gratis, tot vijf vragen; onbeperkt met Club) — stel leden vragen wanneer ze zich aanmelden: "Neem je snacks mee?", "Wat is je ervaringsniveau?" Zie Evenementbeheer.
Export van deelnemersgegevens (gratis) — download aanmeldlijsten en formulierantwoorden als CSV.
QR-labels voor spelexemplaren (niveau Business) — druk een QR-label voor elk exemplaar in de bibliotheek van je club. Leden scannen een doos om hem zelf te lenen, bezoekers van je evenementen pakken en brengen spellen direct aan tafel terug, en elke uitleen wordt automatisch bijgehouden — zonder dat er iemand achter de balie hoeft te staan.
Upgrade naar een Organisatie
Begin als groep — je hoeft vooraf geen beslissingen te nemen. Wanneer je club groeit en je meer wilt, kun je je groep op elk moment omzetten naar een Organisatie. Leden, rollen, evenementen en geschiedenis worden allemaal overgenomen; er gaat niets verloren bij de conversie.
Een organisatie is in wezen een gebruikersaccount voor je club: het krijgt een eigen inlog, een eigen spellencollectie (los van de persoonlijke collectie van elk lid), synchronisatie met BGG, een profielpagina en toegang tot premiumfuncties. Het ene verschil met een persoonlijk account is dat de organisatie zelf niet als speler in speelsessies kan worden geregistreerd of een plek kan innemen in een geplande sessie — de echte mensen die de club leiden doen dat nog steeds vanuit hun eigen persoonlijke accounts.
De niveaus Club en Business zijn beschikbaar voor organisatieaccounts. Abonnementen koop je hier op de website — ga naar de pagina Premium en kies het plan voor je organisatie.
Let op: terugkerende evenementen vallen onder niveau Player, niet Club. Als de wekelijkse spellenavond het belangrijkste is dat je wilt automatiseren, is dat het plan dat je nodig hebt.
Niveau Club — toernooien (Zwitsers, mixer en knock-outschema's), prijzenverlotingen, subevenementen, gezamenlijk met andere groepen georganiseerde evenementen, automatisch posten naar Telegram en beschikbaarheids-heatmaps per evenement.
Geplande sessies binnen evenementen met plekken, rollen en wachtlijsten zijn gratis — elke groep kan een line-up tafel voor tafel opbouwen, bij elk plan.
Niveau Business — alles uit Club, plus Ludoya Tickets voor betaalde toegang, QR-toegangscontrole aan de deur, interactieve plattegronden van de locatie, automatisch openen en sluiten van de inschrijving en een publieke API. Eigen aanwezigheidsformulieren (tot vijf vragen; onbeperkt met Club) en de export van deelnemersgegevens zijn gratis in elk plan.
Zie de pagina Premium voor het volledige overzicht.
Checklists voor de dag van het evenement
Voor het evenement: Maak het evenement aan en voeg geplande sessies toe. Nodig organisatoren uit. Zet aankondigingen vast. Deel de evenementlink, QR-code en kalenderexport. Controleer de lijst Spellen op het evenement en de geaggregeerde wensen om te plannen welke spellen je wilt uitlichten.
Tijdens het evenement: Laat organisatoren live-sessies starten zodra de spellen beginnen. Scan de QR-codes van aanwezigen' bij de ingang als je' in het Business-niveau zit. Beantwoord vragen in de sociale thread van het evenement. Werk toernooiscores bij zodra resultaten binnenkomen.
Na het evenement: Bekijk samenvattingen van speelsessies en groepsstatistieken. Bedank aanwezigen in de feed. Plan het volgende evenement op basis van wat goed werkte.