Organiseer professionele evenementen, laat je community groeien en begrijp je klanten — allemaal vanaf één platform.
Breng je locatie op gang — 4 stappen
1. Maak een Organisatie aan
Je locatie wil een eigen account — een organisatie — zodat het personeel namens de locatie kan handelen zonder via iemands persoonlijke profiel te gaan, en zodat er een premium-abonnement aan kan hangen. Registreer een nieuw account en kies bij de stap "Welk type account?" in de introductie Winkel (of Festival, als dat beter past) in plaats van Speler. Heb je al een groep? Je kunt die later een login geven zonder iets te verliezen.
2. Stel je Locatie in
Stel de naam, beschrijving en avatar van je locatie in bij Organisatie-instellingen en voeg daarna je adres toe als Locatie onder Instellingen → Locaties — dat is wat je op de kaart zet, zodat spelers je kunnen vinden. Vul meteen je Openingstijden in: ze staan op je profiel, waarschuwen je als je een evenement daarbuiten plant, en laten spelers gemeenschappen filteren op Open om — een datum én een tijd, zodat iemand die volgende zaterdagavond aan het plannen is je ook vindt, en niet alleen wie op dit moment zoekt.
3. Maak je eerste Evenement aan
Vanaf de pagina van je Organisatie maak je een Evenement aan. Stel de titel, datum en tijd in, en selecteer je locatie als locatie. Een evenement kan op zichzelf staand zijn (alleen aanwezigheid), of het kan geplande sessies bevatten (inschrijftafels voor specifieke titels) en, op het niveau Club, subevenementen (afzonderlijke trajecten onder één dak).
4. Deel het
Publiceer het evenement en deel de link of QR-code — plaats het op je website, hang het bij de balie op of stuur het naar je vaste klanten. Leden kunnen het ook exporteren naar hun persoonlijke agenda's.
Dat is je locatie op Ludoya. Alles hieronder voegt operationele diepgang toe naarmate je die nodig hebt.
Zodra je locatie operationeel is
Benoemde plekken
Definieer benoemde plekken voor je locatie — afzonderlijke tafels, kamers of speelzones. Wanneer je een evenement organiseert, claimen sub-evenementen en geplande sessies elk een plek, zodat deelnemers altijd weten waarheen ze moeten gaan en twee activiteiten nooit om dezelfde tafel strijden. Benoemde plekken zijn gratis voor alle organisatieaccounts.
Interactieve plattegronden (niveau Business)
Upload een plattegrondafbeelding voor je locatie en sleep elke plek op de kaart — deelnemers zien een verschuifbare, in- en uitzoombare weergave van je ruimte. Zonder een plattegrond fungeren plekken als eenvoudige labels ("Tafel 3", "Achterkamer"). De visuele kaart is de moeite waard bij grotere locaties waar navigatie echt ertoe doet.
Gestructureerde evenementen
Geplande sessies — voeg een programma toe aan je evenement met tijdsloten, aantal stoelen en wachtlijsten. Een stoel kan gemarkeerd worden als Demonstrateur (iemand die het spel zal uitleggen) of als Spelleider. Iedereen geeft bij inschrijving hun eigen ervaringsniveau aan, zodat je in één oogopslag ziet of een tafel vol zit met nieuwkomers of met veteranen.
Spellen op het evenement — een gedeelde lijst van wat er in de ruimte staat. Iedereen die aanwezig is kan een titel uit de catalogus toevoegen, en als organisator kun je in bulk rechtstreeks vanuit de collectie van je locatie toevoegen in plaats van één voor één. Markeer elk exemplaar als vrij om te spelen of eigenaar aanwezig, en markeer de exemplaren die jij aanlevert als officieel. Deelnemers reageren op het programma van "Moet spelen" tot "Overslaan", zodat je de vraag kunt zien voordat je beslist welke tafels je plant.
Terugkerende evenementen (niveau Player) — stel bordspelavonden in die automatisch elke week of elke paar weken herhalen, op de doordeweekse dagen die jij kiest. Leden zien de volledige reeks en melden zich aan voor afzonderlijke sessies.
Subevenementen (niveau Club) — organiseer meersporen-evenementen met aparte planningen, capaciteiten en inschrijflijsten onder één hoofdevenement.
Speelstations — bied tafels aan over verschillende tijdsloten en laat Ludoya speelsessies vormen zodra beschikbaarheden van spelers overlappen. Ideaal voor avonden met open speeltafels en demozones: binnenlopers geven aan wanneer ze vrij zijn, en jij start speelsessies zodra er genoeg spelers zijn verzameld — automatisch of met één tik.
Spelbibliotheek
De collectie van je organisatie staat los van persoonlijke collecties. Catalogiseer elk spel in je schappen — klanten die je Ludoya-pagina bekijken, kunnen zien wat beschikbaar is voordat ze langskomen. Noteer waar elk exemplaar zich bevindt met Voorraadlocatie ("Schap B", "Magazijn") zodat het personeel het ook daadwerkelijk kan vinden. Als je spellen verkoopt, zet ze dan op de Marktplaats om het publiek van Ludoya te bereiken.
QR-labels op elke doos (niveau Business) — print een QR-label voor elk exemplaar via het ⋮-menu van je collectie en plak er één op elk spel. Klanten op je evenementen scannen een doos om deze naar hun tafel mee te nemen en scannen opnieuw om hem terug te brengen — elke uitlening wordt bijgehouden, zonder personeel. Je personeel scant labels in bulk om voorraadlocaties in te stellen of om een stapel spellen te registreren bij het evenement van vanavond.
Promoot je locatie
Telegram-integratie (niveau Club) — plaatst automatisch aankondigingen van evenementen op het Telegram-kanaal van je locatie wanneer je publiceert.
Insluitbare widgets — sluit je evenementenkalender, spellencollectie of activiteit van speelsessies in op je website. Haalt live gegevens op van Ludoya.
QR-codes — print er één bij de balie zodat mensen die binnenlopen zich meteen bij je groep kunnen aansluiten.
Afbeeldingsexporten — deelbare visuals voor sociale media: evenementenprogramma's, meest gespeelde spellen, maandelijkse statistieken.
Toernooiavonden (Niveau Club)
Vanaf de pagina van je groep kies je Toernooi organiseren — voer het uit als Zwitsers systeem, mixer of enkelvoudige/dubbele eliminatie. Ludoya genereert de indelingen en het toernooischema en houdt een live klassement bij dat je op een scherm op je locatie kunt tonen; deel vervolgens de eindstand in je feed.
Prijsverlotingen (Niveau Club)
Organiseer prijsverlotingen tijdens je evenementen — voeg je prijzen toe en trek winnaars met een live geanimeerde onthulling die iedereen kan bekijken. Perfect voor weggeefacties in winkels en prijzentafels op conventies.
Toegangsverificatie met QR (niveau Business)
Deelnemers tonen een QR-code vanaf de evenementpagina. Scan deze bij de ingang en Ludoya bevestigt dat ze op de lijst staan en checkt ze in, zodat de aanwezigheid wordt geregistreerd naarmate mensen binnenkomen. Schakel eerst bij het evenement Aanwezigheid verifiëren met QR-code in en zorg dat degene die aan de deur staat de mobiele app van Ludoya heeft — scannen vereist de camera, waar de webapp niet bij kan. Markeer achteraf iedereen die niet is komen opdagen met Markeren als niet verschenen.
Eigen aanwezigheidsformulieren (gratis, tot vijf vragen; onbeperkt met Club)
Voeg vragen toe aan je evenement die deelnemers beantwoorden wanneer ze RSVP'en — dieetwensen, ervaringsniveau, marketingtoestemmingen, spelvoorkeuren. Antwoorden zijn zichtbaar in het beheerpaneel van het evenement en kunnen als CSV worden geëxporteerd.
Export van deelnemersgegevens (gratis in elk plan)
Download RSVP-lijsten, aanwezigheidsregistraties en formulierantwoorden als CSV voor analyse na het evenement, e-mailopvolging of rapportage aan het locatiemanagement.
Controlelijsten voor de dag van het evenement
Configuratie (eenmalig): Maak je organisatie aan. Definieer plekken voor je locatie. Voeg desgewenst een plattegrondafbeelding toe (Business). Catalogiseer je spellencollectie. Koppel Telegram. Sluit de evenementenwidget in op je website.
Voor elk evenement: Maak het evenement aan, wijs plekken toe aan subevenementen en geplande sessies, voeg formuliervragen toe, publiceer. Telegram kondigt automatisch aan. Deel de link en de QR-code.
Tijdens het evenement: Scan QR-codes bij de ingang (Business). Organisatoren starten live-sessies aan elke tafel. Werk toernooiscores in realtime bij. De AI-spelassistent helpt spelers met de regels.
Na het evenement: Exporteer aanwezigheidsgegevens. Bekijk samenvattingen van speelsessies en statistieken. Plaats hoogtepunten op je feed. Plan het volgende evenement.