Voor festivals en conventies
Het hele festival, op het platform waarmee je bezoekers al spelen
Tickets, het programma, de demotafels, het toernooischema en de rij aan de deur. Eén systeem, van de eerste early bird tot de trofee.
Staat van dienst
Structuur
Eén evenement, honderd dingen die erin gebeuren
De conventie is het hoofdevenement. Elke sessie, demo, signeersessie en elk zijtoernooi is een subevenement met eigen plaatsen, tijden en inschrijvingen. Verplaats je de hoofddag, dan schuiven de subevenementen mee.
- Subevenementen met eigen capaciteit. De introductie van Azul loopt vol zonder dat het ticket voor de hal erdoor geraakt wordt.
- Een programma waarmee bezoekers kunnen plannen. Alles, met tijden, in hun broekzak, voordat ze aankomen.
- Samen georganiseerde slots. Een uitgever of een club kan zijn eigen hoek runnen onder jouw dak, netjes vermeld.
De deur
De rij beweegt op het tempo van een scan
Elk ticket is een QR-code. Je team scant, het systeem markeert dubbele en al gebruikte tickets, en je ziet de opkomst live oplopen in plaats van polsbandjes te tellen.
- In- en uitchecken. Weet wie er nu in het gebouw is, niet alleen wie er ooit langskwam.
- ID-controle waar je die nodig hebt. Optionele verificatie voor tickets met een leeftijdsgrens of op naam.
- Capaciteit overrulen. De brandweerlimiet is een harde grens. De gastenlijst is jouw beslissing.
Geld
Tickets in niveaus, echte terugbetalingen, automatische uitbetalingen
Early bird, weekendpas, gezinsticket, standhouder: bepaal de niveaus, koppel Stripe en stop met een spreadsheet naast een bankafschrift leggen.
- Verkoop die je kunt volgen. Aantallen en omzet per type, live, vanaf de eerste early bird.
- Terugbetalen vanuit het paneel. Eén klik, het geld gaat terug, de plaats komt weer in de verkoop.
- Contant kan ernaast. Verkoop aan de deur, met de hand geregistreerd, komt in dezelfde deelnemerslijst.
Het verschil
Een gewoon ticketplatform verkoopt toegang. Dit runt het evenement.
Een ticketplatform houdt op aan de deur. Het programma, de demotafels, het toernooischema en de spellen zelf zijn precies de onderdelen waar een bordspellenconventie echt uit bestaat.
Demotafels
Demostand: plaatsen aan spellen, niet alleen mensen in een hal
Doorlopende sessies in tijdsloten. Een bezoeker reserveert een plek om 17:00 bij Heat zoals hij zijn toegang reserveerde, en het demoteam van de uitgever ziet zijn dag voor zich.
- Slots vullen zichzelf. Plaatsen, wachtlijsten en herinneringen per tafel, per slot.
- Partijen worden gelogd. Elke demo wordt een echte partij in de geschiedenis van de spelers, en in jouw cijfers.
- Ook gemaakt voor de winkelvloer. Hetzelfde mechanisme draait een demodag in de winkel.
- Een stand kan een hele reeks draaien. Meerdere titels aan één tafel, elk met de tijd die het nodig heeft, en de plaatsen gaan naar het spel dat de wachtende spelers het liefst willen.
De spelotheek
Een uitleenbibliotheek zonder stickers en zonder klembord
Honderden dozen, een rij aan de balie en vrijwilligers die om de vier uur wisselen. De uitlening zit op de telefoon van de bezoeker, dus de balie hoeft alleen te scannen en te overhandigen.
Ze bladeren vanaf de vloer
De hele kast, doorzoekbaar, met wat er nu vrij is en op welke plank het staat.
Ze reserveren een spel
Er verschijnt een code die vijf minuten geldig is. Die houdt het exemplaar vast, zodat niemand in de rij staat voor een spel dat al weg is.
Je balie scant
Eén telefoon, één scan, doos overhandigd. De uitlening begint met een terugbrengtijd, vast of op basis van de speelduur van het spel.
Terugbrengen gaat net zo
Scannen, doos terug in de kast, en wie op die titel wacht hoort dat hij vrij is.
Competitie
Het toernooi loopt vanzelf, jij reikt de trofee uit
Zwitsers, mixer, enkele en dubbele knock-out: indelingen berekend, de stand live op elke telefoon, tiebreakers beslist voordat iemand kan discussiëren.
- Zwitsers aan meerdere tafels. Drie, vier of meer spelers per tafel. Bordspellen, geen schaken.
- De stand op elke telefoon. Niemand verdringt zich bij een uitdraai die op een pilaar geplakt is.
- Fases kun je uitbesteden. Voorrondes georganiseerd door clubs, de finale op je hoofdpodium.
Bring & Buy
Een tweedehandsmarkt met een echte kassa
Bezoekers leveren de spellen in die ze niet meer spelen, je team verkoopt ze, en elke verkoper wordt aan het eind uitbetaald. Ludoya houdt de telling bij, zodat de kas klopt.
- Een doos innemen in seconden. Eigenaar, spel, staat, prijs en een labelnummer. Het staat meteen te koop.
- Een kassa die de wifi van de hal overleeft. Verkopen wachten op het apparaat als het signaal wegvalt, en een doos wordt nooit twee keer geteld.
- Uitbetaling per betaalmethode. De opbrengst uitgesplitst naar contant en kaart, je commissie en het deel van elke eigenaar, contant of als winkeltegoed.
- Of laat bezoekers zelf verkopen. Advertenties gekoppeld aan het evenement, online gereserveerd en op de dag zelf ter plekke betaald.
De rest van de uitrusting
Al het andere dat een hal vol mensen nodig heeft
Playtestsessies
Auteurs nemen prototypes mee naar je hal en de rotatie plant zichzelf, ronde na ronde, met feedback die ter plekke wordt verzameld.
Interactieve plattegronden
Hallen, zones en tafels één keer getekend, gebruikt door elk subevenement.
Eigen inschrijfformulieren
T-shirtmaten, dieetwensen, toestemming voor minderjarigen: gevraagd bij de inschrijving, later geëxporteerd.
Deelnemers exporteren
De hele lijst als bestand, voor de beveiliging, de verzekering of de cateraar.
Loterijen
Prijstrekkingen onder de deelnemers, eerlijk getrokken, meteen bekendgemaakt.
Aankondigingen die aankomen
Push, feed en Telegram. Wijzigingen in het programma komen in broekzakken terecht, niet op prikborden.
Openbare API
Je programma op je eigen website, gesynct vanuit dezelfde bron.
Werkt in een kelder
Een evenement dat een bezoeker heeft geopend blijft op zijn telefoon staan, met programma, tickets en QR-code, ook als het signaal wegvalt.
Elke zone wordt gevonden
Een gezinszone of een rollenspelprogramma met een eigen programma verschijnt in Ontdekken als een eigen evenement.
Samenwerken met ons
Van het eerste gesprek tot de deuren opengaan
Vertel ons hoe het eruitziet
Data, verwachte aantallen, betaald of gratis, wel of geen toernooien. We zeggen je eerlijk wat past en wat niet.
Bouw het evenement samen op
Structuur, ticketniveaus, plattegrond, formulieren en het programma met subevenementen. Opgezet met iemand die het al eerder heeft gedaan.
Draai het live
Je team scant aan de deuren, de stand werkt zichzelf bij, en jij lost de echte problemen op. Die waar software niet bij kan.
Wat het kost
Het platform zelf is het Business-abonnement: één abonnement, met een openbare prijs op de prijzenpagina. Ludoya Tickets rekent een kleine vergoeding per ticket, alleen op tickets die echt verkocht worden. Een gratis communityfestival betaalt dus helemaal geen ticketkosten.
Er is geen licentie per deelnemer, geen factuur voor de opstart en geen verkoopcommissie bovenop de ticketvergoeding.
Kleiner dan een conventie? Een terugkerende spellenavond op je eigen locatie vind je op de pagina voor locaties. Een clubcompetitie staat op de pagina voor clubs.
Je conventie, op rolletjes
Vertel ons de data en de omvang. We antwoorden snel, en eerlijk als het niet past.
Veelgestelde vragen
Kunnen we een Bring & Buy houden?
Ja. Zet de tweedehandsmarkt van het evenement aan en kies hoe die werkt: bezoekers verkopen hun eigen spellen aan elkaar, of je team neemt de dozen in, verkoopt ze aan een kassa en betaalt elke verkoper aan het eind uit, contant of als winkeltegoed. De markt die de organisatie zelf runt hoort bij het Business-abonnement.
Moeten we elke doos in de spelotheek een label geven?
Alleen als je een kast zonder toezicht wilt. Met een balie met personeel label je niets: de bezoeker toont een code op zijn telefoon en je vrijwilliger scant die als de doos van hand wisselt. Uitleningen hebben een terugbrengtijd, een bezoeker kan er maar een beperkt aantal tegelijk hebben, en het scherm van de balie toont wat er uit is, met de te late eerst. Een lege telefoon is ook geen probleem: je team kan een spel rechtstreeks vanaf dat scherm meegeven en weer innemen.
Voor welke omvang van evenement is dit zinvol?
Van een winkelkampioenschap met 30 man tot een festival met meerdere hallen. Het mechanisme is hetzelfde. Je zet de onderdelen aan die je nodig hebt. Onder de zo’n 30 deelnemers volstaat meestal het Club-abonnement.
Wat kost het concreet?
Het Business-abonnement, tegen de openbare prijs op de prijzenpagina, plus een kleine vergoeding per ticket, alleen op verkochte tickets. Geen licentie per deelnemer, geen opstartkosten, geen commissie bovenop.
Kunnen bezoekers tickets kopen zonder de app te installeren?
Ja. Ticketpagina’s werken in elke browser en de QR-code komt per e-mail. De app is waar het programma en de demoreserveringen tot hun recht komen, maar aan de deur is hij nooit verplicht.
Wat gebeurt er als het internet op de locatie uitvalt?
De telefoons van het incheckteam werken elk zelfstandig. Elke werkende verbinding, ook mobiele data, houdt de scans gaande. De app zelf is gebouwd om met een wisselend signaal om te gaan.
Kunnen standhouders en uitgevers hun eigen hoek runnen?
Ja. Subevenementen kunnen samen georganiseerd worden, zodat een uitgever zijn demotafel onder eigen naam binnen jouw programma runt, met zijn eigen team dat het beheert.
We hebben dit jaar al ergens anders tickets verkocht. Kunnen we de rest nog gebruiken?
Ja. Importeer of registreer deelnemers en gebruik het programma, QR-toegang, toernooien en demotafels zonder Ludoya Tickets. Zet de ticketverkoop over zodra je contract het toelaat.
Van wie zijn de gegevens van de deelnemers?
Van jou om te exporteren, en verder beschermd. Persoonsgegevens van deelnemers worden niet gedeeld met standhouders of derden. Uitgevers zien geaggregeerde deelname, nooit wie het is.
Is er iemand te bellen tijdens het evenement?
Een conventie krijgt een directe lijn met ons, geen ticketwachtrij. We hebben evenementweekenden naast organisatoren gedraaid en plannen de ondersteuning rond jouw data.