Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.

QR Entry Verification (Business Tier)

Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.

Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.

Two things to set up before the doors open:

  • Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
  • Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.

Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.

How It Works

QR code scanning at event entry

  1. Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
  2. The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
  3. The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
  4. At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in

QR Codes

  • Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
  • Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
  • Scanning is instant — works with any phone camera

Benefits

  • Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
  • Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
  • No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
  • Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in

Navngivne steder (organisationer)

Definér navngivne steder inde i dit lokale, og tildel arrangementer og planlagte spil til dem.

Steder og navngivne steder

Steder (dit lokale, eller ethvert fysisk sted organisationen bruger) kan indeholde navngivne steder, der svarer til de virkelige områder inde i dem:

  • En café kan have et sted for hvert bord ("Bord 1", "Bord 2", "Vinduesbåsen")
  • En messehal kan deles op i rum ("Store sal", "Rollespilsrummet", "Demoområdet")
  • Et lokale i flere etager kan navngive steder efter etage ("Ovenpå — Bord A", "Nedenunder — Bagrummet")

At sætte navngivne steder op

  1. Gå til indstillingerne for din organisation, og vælg det sted, du vil konfigurere
  2. Opret og navngiv de navngivne steder for det sted (f.eks. "Bord 1", "Bagrummet", "Store sal")

At bruge navngivne steder i arrangementer

Ethvert arrangement på det sted kan gøre krav på navngivne steder — og det kan tage flere ad gangen, ikke bare ét. En klubaften, der lægger beslag på bagrummet og to borde forrest, vælger alle tre.

Sådan plejer det at forløbe:

  • Et arrangement for hele lokalet (en messe, en klubaften der tager stedet) springer ofte navngivne steder helt over og ligger bare på stedet. Det er helt fint — navngivne steder er valgfri.
  • Underarrangementer vælger de rum eller områder, deres spor optager, så deltagerne ved, hvor de skal hen: "Begynderspor → Store sal", "Viderekomne → Bagrummet".
  • Planlagte spil vælger det bord, de spilles ved.

Én regel er værd at kende: når først et overordnet arrangement har gjort krav på navngivne steder, holder dets underarrangementer op med at tilbyde vælgeren — det overordnede valg beskriver allerede, hvor alting foregår. Lad det overordnede være uden navngivne steder, hvis du vil have hvert underarrangement og bord til at sætte sin egen nål.

Deltagerne ser så præcis, hvor deres spor eller bord er, og to ting, der kører samtidig, kan ikke ende med at gøre krav på det samme bord.

Interaktive plantegninger over lokalet (Business-niveau)

Læg et visuelt kortlag oven på dine navngivne steder. Upload et billede af plantegningen, og placér hvert sted på den — deltagerne udforsker dit lokale på et kort, der kan panoreres og zoomes, med hvert bord, rum eller spilleområde markeret.

Visning af plantegning

At sætte en plantegning op

  1. Slå plantegningen til i din organisations stedindstillinger for et sted, der allerede har navngivne steder
  2. Upload et billede af plantegningen (et foto, et diagram eller en arkitekttegning)
  3. Klik på et sted for at trække det hen på det rigtige område af billedet

Uden en plantegning virker navngivne steder stadig som almindelige tekstetiketter ("du sidder ved Bord 3"). Den visuelle plantegning kommer til sin ret i større lokaler, hvor det er svært at finde rundt.

Bedst til

  • Store lokaler med flere rum eller zoner
  • Messer med snesevis af borde
  • Spilcaféer, hvor stamgæsterne gerne vil vælge deres yndlingsplads
  • Ethvert lokale, hvor "Hvor er mit spil?" er et hyppigt spørgsmål

Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)

Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.

Creating Custom Questions

Custom attendance form builder with example questions

  1. Open the event's settings and pick the Form section
  2. Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
  3. Mark any question required
  4. Save — the questions appear when people sign up

Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.

Question Types

  • Short answer — a line of free text
  • Paragraph — a longer written answer
  • Single choice — pick one from a list
  • Multiple choice — pick as many as apply
  • Linear scale — rate on a range, with labels at each end
  • Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
  • Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text

Example questions:

  • "Do you have any dietary restrictions?"
  • "How familiar are you with heavy euro games?"
  • "Do you need a lift?"
  • "First time attending?"

Ask Per Guest

Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.

Attendee Experience

People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.

Use Cases

  • Catered events — dietary needs and allergies
  • Beginner nights — gauge experience to balance tables
  • Corporate events — collect department or team info
  • Themed nights — costume preferences, team assignments

Attendee Data Export (free on every plan)

Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.

What You Can Export

One row per attendee, with these columns:

  • name and username
  • attendance — their RSVP status
  • guests — how many anonymous guests they're bringing
  • one column per question on your custom registration form, with their answers

Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:

  • A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
  • Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a |, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.

Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.

Use Cases

  • Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
  • Email follow-ups or loyalty program tracking
  • Reporting to venue management or event sponsors
  • Planning future events based on past attendance data

Varmekort over tilgængelighed (Club-niveau)

Et varmekort pr. arrangement, der viser, hvornår deltagerne faktisk er til stede under arrangementet, så arrangører kan planlægge planlagte spil omkring de tidspunkter, hvor flest er der.

Sådan bidrager deltagerne

Når de melder sig til et arrangement, markerer hver deltager, hvilke tidsrum inden for arrangementets eget program de vil være der. Til et weekendstævne, der kører fra fredag aften til søndag, kan én deltager sige "fredag 18:00–22:00 og lørdag hele dagen", mens en anden kun kan komme lørdag eftermiddag. Tilmeldingsknappens menu lader dem redigere denne personlige mødeplan når som helst.

Hvad det viser

  • En visuel tæthedsstribe lagt ud langs arrangementets eget program (ikke uger eller måneder)
  • Toppe, hvor flest deltagere vil være til stede
  • Dale, hvor få deltagere kan nå det
  • Opdateres live, når deltagerne justerer deres tilgængelighed

Sådan bruger arrangører det

  1. Åbn arrangementets deltagerliste
  2. Tryk på Se tidsplaner
  3. Læs tæthedsstriben Tilgængelighedsoversigt for at finde de tidsrum, hvor flest er til stede
  4. Læg dine vigtigste planlagte spil, oplæg eller turneringer i de toppe, så det største publikum kan deltage
  5. Nedenunder viser Individuelle tidsplaner hver deltager ved navn med deres egne bjælker tidsrum for tidsrum — nyttigt, når du skal få bestemte personer til at passe sammen, som en demonstrator til et tungt spil eller spillerne til et forudaftalt bord

Hvem ser hvad

Begge afsnit optræder sammen i den samme dialog: den samlede stribe og de navngivne individuelle tidsplaner. På et arrangement, hvis værtsgruppe har Club-planen, kan alle, der kan åbne deltagerlisten, se dem — ikke kun arrangører.

Fortæl dine deltagere det, for de tidspunkter, de markerer, er synlige for resten af arrangementet ved navn. Er det ikke det, du vil have til et bestemt arrangement, så lad være med at bede folk udfylde en personlig tidsplan.

Relateret