De fleste klubber har ikke kun én slags medlem. Der er stiftere, der aldrig betaler, stamgæster på årskontingent, støttemedlemmer, der giver lidt mere, studerende til halv pris. Medlemsniveauer bringer det ind i Ludoya: hvert medlem står på et trin på din klubs stige, og trinnet bestemmer, hvad de betaler, og hvad de må.
Niveauerne findes i klubkonsollen under Medlemskab (eller Medlemsniveauer på siden Medlemmer). At bygge stigen og holde styr på kontingentet, kontant eller med kort, er en del af Club-planen (hvad hver plan indeholder). En klub, hvis plan udløber, beholder sine niveauer og medlemmerne på dem, som de er; at ændre dem eller registrere kontingent venter på planen.
Stigen
Stigen går fra det højeste niveau øverst til det laveste nederst. Træk et niveau for at flytte det op eller ned. For hvert niveau angiver du:
- Et navn og hvad det betyder, som "Støtte: betaler lidt mere, så biblioteket bliver ved med at vokse"
- Kontingent: sæt flueben ved Medlemmerne betaler for dette niveau, og angiv så pris, valuta, og om det betales månedligt eller årligt. Lad det være uden flueben for et niveau uden gebyr, som æresmedlemmer
- Lånegrænser: hvor mange spil et medlem kan have på én gang, og hvor længe
- Hvem der ser det: et offentligt mærke ved medlemmet, i klubben og på deres profil, eller Kun administratorer, så kun klubbens administratorer ved, hvem der er på det
- Vises på klubbens side: slået fra for et nyt niveau. Sæt flueben for at vise niveauet, med dets pris og hvad det giver, i klubbens medlemskaber, hvor besøgende og medlemmer ser det. Lad det være slået fra for et niveau, du kun tildeler, som bestyrelsen eller et mærke til dine administratorer
- Medlemmer kan vælge det: for et vist niveau kan medlemmerne selv vælge det fra klubbens side: med kort, hvis det tager imod kort, ellers står de som skyldige, indtil du markerer dem som betalt. Lad det være slået fra for et niveau, du tildeler
Nye medlemmer starter på, over stigen, sætter alle, der melder sig ind, på et niveau efter dit valg eller på intet. Når det niveau har kontingent, siger klubbens side det, før nogen melder sig ind: niveauet, prisen, og om det betales med kort eller til klubben. Ingen finder først bagefter ud af, at de skylder jer penge.
Rækkefølgen betyder noget: når et spil eller en aften reserveres til et niveau, får alle på det niveau og derover det. Sæt et medlem på et niveau fra vedkommendes række under Medlemmer. Sletter du et niveau, flyttes dets medlemmer ét trin ned, aldrig ud af klubben.
Hvad et niveau åbner for
- Spil fra klubbens bibliotek. Markér et eksemplar som reserveret til et niveau, og så er det kun medlemmer fra det niveau og opefter, der kan låne det. Udlån virker pr. eksemplar, så klubbens andet eksemplar af et populært spil kan stå åbent for alle. Når nogen ikke kan låne en titel, siger hylden til arrangementet hvorfor.
- Hvor meget de kan låne. Hvert niveaus lånegrænser gælder oven i bibliotekets egne regler, ved udlånsskranken og når medlemmer beder om et lån. Et spil, som et medlem har reserveret, tæller med i grænsen, så snart et eksemplar er lagt til side til vedkommende; at vente i køen gør ikke.
- Aftener og pladser. I et arrangements tilmeldingsindstillinger holder Pladser reserveret til aftenen til et niveau og opefter (medlemmer under det ser arrangementet, men kan ikke tage en plads), og Kun medlemmer, der har betalt kontingent holder den til dem, der har betalt.
- Medlemspriser. En billet kan have en medlemspris for medlemmer med kontingentet i orden.
- Tilladelser. Konsollens tilladelsestabel har en kolonne pr. niveau, så en regel som "arrangere begivenheder" kan gives fra et bestemt niveau og opefter.
Et medlem, hvis medlemskab udløber, falder ned på det laveste niveau, indtil det bliver fornyet. Personen bliver i klubben.
Opkræve kontingent
Hvert niveau vælger, hvordan dets kontingent betales:
- Klubben opkræver det: kontant eller via overførsel, som de fleste klubber gør i dag. Når nogen betaler, trykker du på Markér kontingent betalt i deres række, og deres medlemskab rykker én periode frem. Vælg en hel sal fuld af medlemmer på én gang efter generalforsamlingen: hver rykker frem med sit eget niveaus periode.
- Med kort, gennem Ludoya: medlemmerne betaler hver periode fra klubbens side, pengene går til klubbens Stripe-konto, og betalingen markerer dem som betalt, uden at nogen skal gøre det i hånden. Forbind først klubbens Stripe-konto under Plan og udbetalinger.
Medlemmerne kan se, hvor de står, under Se medlemskaberne i ⋮-menuen på klubbens side: deres niveau, hvor længe de har betalt for, og en knap til at forny, hvis niveauet tager kort. Den, der er bagud, ser det også direkte på klubbens side, med en knap til at betale, hvis niveauet tager kort. Ludoya minder dem om det en uge før medlemskabet udløber og igen, når det er udløbet, via notifikation og e-mail.
Hvem skylder, og hvem fornyer snart
Medlemstabellen viser hvert medlems niveau, om kontingentet er betalt og hvilken dato det er betalt til. Over den sidder to filtre:
- Skyldigt kontingent: alle, der er bagud med kontingentet, klar til at få en påmindelse eller blive markeret som betalt
- Fornyes snart: alle, hvis medlemskab slutter inden for en måned
Konsollens overblik tæller de medlemmer, der skylder kontingent, og Kontingent betalt med kort, under konsollens Medlemskab, lægger sammen, hvad medlemmerne har betalt med kort, og hvad Ludoya har beholdt.
Lavet en fejl? Ryd kontingentet sætter et medlem tilbage til at skylde. Hver ændring af et niveau eller et medlems kontingent bliver skrevet i klubbens revisionslog.
Tips i konsollen
Til klubbens administratorer har Medlemskab og Plan og udbetalinger deres egne tips: hvor nye medlemmer starter, niveauerne, at tilføje et, hvem der har betalt, og kortbetalingerne på den første; planen, at skifte den, fakturaer, billetsalg, betalinger, og hvad hver plan dækker, på den anden. De ligger under Flere muligheder (⋮) øverst til højre i konsollen, som Vis mig rundt.