Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Posti con nome (Organizzazioni)
Definisci posti con nome all'interno del tuo luogo e assegna loro eventi e partite programmate.
Luoghi e posti
Luoghi (il tuo luogo, o qualsiasi posto fisico usato dall'organizzazione) possono contenere posti con nome che corrispondono alle aree reali al loro interno:
- Un caffè potrebbe avere un posto per ogni tavolo ("Tavolo 1", "Tavolo 2", "Tavolo vicino alla finestra")
- Un centro congressi potrebbe suddividersi in sale ("Sala principale", "Sala GdR", "Area dimostrazioni")
- Una sede su più piani potrebbe etichettare i posti per piano ("Piano di sopra — Tavolo A", "Piano di sotto — Sala sul retro")
Configurare i posti
- Vai alle impostazioni della tua organizzazione e scegli il luogo da configurare
- Crea e assegna un nome ai posti per quel luogo (ad es., "Tavolo 1", "Sala sul retro", "Sala principale")
Usare i posti negli eventi
Qualsiasi evento in quel luogo può riservare posti — e può riservarne diversi alla volta, non solo uno. Una serata del club che occupa la sala sul retro e due tavoli davanti seleziona tutti e tre.
Come si svolge di solito:
- Un evento che occupa l'intero luogo (una convention, una serata del club che occupa l'intero luogo) spesso salta del tutto i posti e si associa semplicemente al luogo. Va bene — i posti sono opzionali.
- I sotto-eventi scelgono le sale o le aree che il loro percorso occupa, così i partecipanti sanno dove andare: "Percorso principianti → Sala principale", "Percorso avanzato → Sala sul retro".
- Le partite programmate scelgono il tavolo su cui si giocano.
Una regola utile: quando un evento padre ha già riservato dei posti, i suoi sotto-eventi smettono di offrire il selettore dei posti — la scelta del padre descrive già dove sta avvenendo tutto. Lascia l'evento padre senza posti se vuoi che ogni sotto-evento e ogni tavolo si posizioni da sé.
Così, i partecipanti vedono esattamente dove si trova il loro percorso o il loro tavolo e due attività che si svolgono contemporaneamente non possono finire per riservare lo stesso tavolo.
Planimetrie interattive della sede (livello Business)
Aggiungi un livello di mappa visivo sopra i tuoi posti denominati. Carica un'immagine della planimetria e posiziona ogni posto su di essa — i partecipanti esploreranno la tua sede su una mappa panoramabile e con zoom, con tutti i tavoli, le stanze e le aree di gioco segnalati.
Configurare una planimetria
- Nelle impostazioni del luogo della tua organizzazione, abilita la planimetria per un luogo che ha già posti
- Carica un'immagine della planimetria (una foto, un diagramma o un disegno architettonico)
- Fai clic su qualsiasi posto per trascinarlo nella zona corretta dell'immagine
Senza una planimetria, i posti funzionano comunque come semplici etichette di testo ("sei al tavolo 3"). La planimetria visiva dà il meglio nelle sedi più grandi, dove l'orientamento conta.
Ideale per
- Sedi ampie con più stanze o zone
- Convention con decine di tavoli
- Caffetterie di giochi da tavolo dove i clienti abituali vogliono scegliere il loro posto preferito
- Qualsiasi sede in cui "Dov'è il mio gioco?" è una domanda frequente
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Mappa di calore della disponibilità (livello Club)
Una mappa di calore per evento che mostra quando i partecipanti saranno effettivamente presenti durante l'evento, così gli organizzatori possono pianificare partite programmate attorno agli orari in cui è presente la maggior parte delle persone.
Come contribuiscono i partecipanti
Quando si uniscono a un evento, ogni partecipante indica in quali fasce orarie all'interno del programma dell'evento sarà presente. Per una convention del fine settimana che va dal venerdì sera alla domenica, un partecipante potrebbe dire "venerdì 18:00–22:00 e sabato tutto il giorno", un altro potrebbe riuscire a venire solo il sabato pomeriggio. Il menu a discesa del pulsante RSVP consente di modificare in qualsiasi momento questo orario personale di partecipazione.
Cosa mostra
- Una striscia di densità visiva disposta lungo il programma dell'evento (non per settimane o mesi)
- Punti di picco in cui la maggior parte dei partecipanti sarà presente
- Valli in cui pochi partecipanti riusciranno a venire
- Si aggiorna in tempo reale man mano che i partecipanti adeguano la propria disponibilità
Come lo usano gli organizzatori
- Apri la lista dei partecipanti dell'evento
- Tocca Visualizza orari
- Leggi la striscia di densità della Panoramica della disponibilità per individuare le fasce in cui ci sarà più gente
- Metti le tue partite programmate, interventi o tornei più importanti in quei picchi, così potrà partecipare il pubblico più numeroso
- Sotto, Orari individuali elenca ogni partecipante per nome con le proprie barre per fascia — utile quando devi coordinare persone specifiche, come un dimostratore per un gioco pesante o i giocatori per un tavolo preaccordato
Chi può vedere cosa
Entrambe le sezioni compaiono insieme nella stessa finestra di dialogo: la striscia aggregata e gli orari individuali con nome. In un evento il cui gruppo ospitante ha il piano Club, chiunque possa aprire la lista dei partecipanti può vederli — non solo gli organizzatori.
Dillo ai tuoi partecipanti, poiché gli orari che indicano saranno visibili al resto dell'evento con il loro nome. Se questo non è ciò che desideri per un determinato evento, non chiedere alle persone di compilare un orario personale.