Metti in funzione il tuo club in quattro passaggi. Tutto il resto è profondità opzionale a cui puoi tornare.
Avvia il tuo club — 4 passaggi
1. Crea un gruppo
Vai su Comunità e crea un Gruppo. Imposta il nome, la descrizione, l'avatar e il luogo. Per la politica di adesione, Aperto funziona per la maggior parte dei club: chiunque può unirsi e potrai restringerla più tardi.
2. Invita la tua gente
Dalla pagina del tuo gruppo, genera un link di invito condivisibile o un codice QR. Inoltralo alla chat del tuo gruppo, stampalo per il tuo locale o pubblicalo ovunque si trovi la tua gente. Chiunque lo tocchi può unirsi immediatamente (se il gruppo è Aperto) oppure richiedere di unirsi.
3. Crea un evento
Dal tuo gruppo, crea un Evento. Imposta il titolo, la data, l'ora e il luogo.
Un evento è un incontro. Può essere autonomo — solo un orario, un luogo e un elenco di partecipanti — oppure può ospitare partite programmate (tavoli di iscrizione per titoli specifici) e, per le organizzazioni al livello Club o superiore, sottoeventi (tracce o sale separate sotto lo stesso tetto). Puoi anche creare partite programmate direttamente nel tuo gruppo senza un evento principale, il che è comodo quando vuoi semplicemente trovare giocatori per un titolo specifico senza organizzare un'intera serata attorno a quel titolo.
4. Condividilo
Dalla pagina dell'evento, copia il link dell'evento o prendi il codice QR. Condividilo ovunque si trovino i tuoi membri. I membri possono anche toccare Esporta nel calendario per sincronizzare la tua serata di gioco nel loro calendario personale con aggiornamenti automatici.
That's it. Il tuo club esiste, la tua gente è dentro e le tue serate di gioco si ripetono automaticamente.
Quando il tuo club è operativo
Tutto quanto segue è facoltativo. Torna qui quando ne hai bisogno.
Amplia i tuoi eventi
Eventi ricorrenti (livello Player) — configura il tuo evento perché si ripeta ogni settimana, ogni due settimane o ogni numero di settimane, nei giorni della settimana che scegli. Le occorrenze future vengono generate automaticamente e i membri confermano la partecipazione a singole sessioni. Puoi anche fare in modo che le nuove occorrenze vengano create come bozze, così puoi dare un'ultima occhiata prima che ognuna venga pubblicata.
Aggiungi partite programmate per offrire ai tuoi membri una programmazione strutturata. Ogni partita programmata ha il proprio gioco, fascia oraria, numero di posti e lista d'attesa, e i posti possono essere contrassegnati come Dimostratore (qualcuno che insegnerà il gioco) o Game Master — una o l'altra, non entrambe. I membri sfogliano la programmazione e si iscrivono a tavoli specifici, indicando il proprio livello di esperienza al momento dell'iscrizione.
Giochi all'evento — un elenco condiviso di ciò che c'è nella sala. Chiunque partecipi può dire che porterà un titolo e, come organizzatore, puoi aggiungere in blocco direttamente dalla collezione del tuo gruppo invece che un gioco alla volta. Ogni copia è contrassegnata come libero per giocare o con il proprietario presente, e puoi contrassegnare come ufficiali quelle fornite dal tuo club. I partecipanti scorrono la programmazione reagendo da Devo giocarlo fino a Passo, e tu vedi la domanda aggregata — il modo più rapido per decidere quali tavoli vale la pena programmare.
Postazioni di partita — per serate a tavoli aperti in cui non vuoi pianificare alcuna programmazione. Offri tavoli in diverse fasce orarie, lascia che i membri indichino quando sono liberi, e Ludoya forma partite man mano che le disponibilità si sovrappongono — automaticamente, oppure come suggerimenti che approvi con un tocco. Gratuito per qualsiasi gruppo.
Capienza — imposta un limite al tuo evento e definisci un minimo, così la pagina mostra Ne servono altri 3 finché la serata è sostenibile. Nota che un evento al completo mostra semplicemente Completo e il pulsante per unirsi smette di funzionare; non c'è alcuna coda a cui unirsi, quindi riserva tu stesso dei posti per chi vuoi far entrare.
Un'eccezione utile da conoscere: se qualcuno si unisce mentre ci sono ancora posti ma porta più accompagnatori di quanti posti ti restano, gli extra finiscono in una lista d'attesa invece di essere rifiutati, e Ludoya li avverte di quanti sono prima della conferma.
Gestisci la tua comunità
Ruoli — inizi come Amministratore. Promuovi i membri a Organizzatore per aiutare a gestire il gruppo, oppure lasciali come Membro. Aggiungi tutti gli organizzatori di cui hai bisogno. Qualsiasi amministratore può cambiare il ruolo di qualsiasi altro membro, inclusi gli altri amministratori.
Permessi personalizzabili — per ogni azione (pubblicare, organizzare eventi, programmare partite, registrare partite, invitare persone, vedere l'elenco dei membri) scegli il pubblico minimo: Chiunque, Membri, Organizzatori o Amministratori.
Eccezioni per membro — oltre ai ruoli, puoi consentire o negare a una persona specifica di organizzare eventi e programmare partite, e contrassegnare qualcuno come sempre in forse così che le sue conferme di partecipazione risultino provvisorie.
Fissa una pubblicazione — mantieni un annuncio, le regole della casa o il prossimo grande evento in cima al profilo del tuo gruppo. Fissarne un'altra la sostituisce, così punta sempre a ciò che conta ora.
Conosci la tua comunità
Collezione del gruppo — vedi tutti i giochi posseduti da tutti i membri in un'unica vista ricercabile. Ottimo per rispondere Qualcuno lo possiede? all'istante.
Statistiche — totali di partite e ore, una tabella dei giochi più giocati con partite, tempo, durata media e percentuali di vittoria per titolo, e una classifica dei migliori giocatori che ordina i membri per partite, ore o vittorie. Filtra per periodo per vedere cosa piace davvero al tuo club, poi pianifica eventi futuri di conseguenza.
Replay del gruppo — un riepilogo animato dell'anno (o del mese) della tua comunità che puoi condividere con i membri. Gli eventi individuali hanno anche il loro Replay, che è un bel modo di concludere dopo una convention o una grande giornata di gioco.
Promuovi i tuoi eventi
Esportazioni di immagini e codici QR — crea elementi visivi condivisibili dei tuoi eventi, delle statistiche del gruppo o di selezioni di giochi. Pubblica su Discord, Instagram o stampali per il tuo locale.
Esportazioni del calendario — i membri aggiungono i tuoi eventi ai loro calendari personali con un tocco, come file iCalendar o link di Google Calendar.
Copertura organica — quando i membri confermano la partecipazione, l'evento appare nei feed dei loro follower, diffondendo il messaggio in modo naturale.
Widget incorporabili — inserisci la collezione del tuo gruppo, le sue partite o i prossimi eventi direttamente sul tuo sito web o forum. La collezione ha un pulsante Crea incorporamento web che genera il frammento per te; vedi Integrazioni per gli indirizzi delle partite e degli eventi.
Organizza tornei
Dalla pagina del tuo gruppo scegli Organizza torneo (livello Club — richiede un account dell'organizzazione). Scegli un formato — svizzero, misto o eliminazione singola/doppia — e Ludoya genera gli abbinamenti di ogni turno, mantiene la classifica in tempo reale con criteri di spareggio e disegna il tabellone man mano che gli incontri si concludono.
Ogni abbinamento diventa una partita programmata che i tuoi giocatori registrano come qualsiasi altra, e gli esenti avanzano automaticamente. Ideale per le serate di lega, i campionati dei negozi e i tabelloni a eliminazione diretta.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Liste di controllo per il giorno dell'evento
Prima dell'evento: Crea l'evento e aggiungi partite programmate. Invita gli organizzatori. Fissa gli annunci. Condividi il link dell'evento, il codice QR e l'esportazione del calendario. Controlla la lista Giochi all'evento e i desideri aggregati per pianificare quali giochi mettere in evidenza.
Durante l'evento: Chiedi agli organizzatori di avviare sessioni in diretta man mano che iniziano le partite. Scansiona i codici QR dei partecipanti' all'ingresso se sei' al livello Business. Rispondi alle domande nel thread sociale dell'evento. Aggiorna i punteggi del torneo man mano che arrivano i risultati.
Dopo l'evento: Rivedi i riepiloghi delle partite e le statistiche del gruppo. Ringrazia i partecipanti nel feed. Pianifica il prossimo evento in base a ciò che ha funzionato.