Per fiere, festival e convention
Tutta la fiera, sulla piattaforma con cui i tuoi visitatori giocano già
Biglietti, programma, tavoli demo, tabellone del torneo e coda all’ingresso: un solo sistema, dal primo early bird alla premiazione.
I numeri finora
Struttura
Un evento, cento cose che succedono al suo interno
La convention è l’evento principale; ogni sessione, demo, firma copie e torneo collaterale è un sottoevento con posti, orari e iscrizioni propri. Sposti il giorno dell’evento principale e i sottoeventi lo seguono.
- Sottoeventi con la loro capienza. L’introduzione ad Azul si riempie senza toccare il biglietto d’ingresso.
- Un programma su cui i visitatori possono organizzarsi. Tutto, con gli orari, in tasca, prima ancora di arrivare.
- Spazi in co-organizzazione. Un editore o un’associazione può gestire il suo angolo sotto il tuo tetto, con il giusto credito.
L’ingresso
La coda va alla velocità di una scansione
Ogni biglietto è un QR. Lo staff scansiona, il sistema segnala doppioni e biglietti già usati, e tu guardi salire le presenze in tempo reale invece di contare braccialetti.
- Entrate e uscite. Sai chi è dentro adesso, non solo chi è passato a un certo punto.
- Controllo documenti dove serve. Verifica facoltativa per biglietti nominativi o con limite d’età.
- Deroghe alla capienza. Il limite antincendio è un numero fisso; la lista ospiti la decidi tu.
Soldi
Biglietti a fasce, rimborsi veri, accrediti automatici
Early bird, abbonamento weekend, pacchetto famiglia, espositore: definisci le fasce, collega Stripe e smetti di far quadrare un foglio di calcolo con l’estratto conto.
- Vendite che puoi seguire. Conteggi e incassi per tipo, in diretta, dal primo early bird.
- Rimborsi dal pannello. Un clic: i soldi tornano indietro e il posto torna in vendita.
- I contanti convivono. Le vendite all’ingresso registrate a mano finiscono nello stesso elenco dei partecipanti.
La differenza
Una biglietteria generica vende l’ingresso. Questa manda avanti l’evento.
A una piattaforma di biglietti non interessa niente oltre l’ingresso. Ma il programma, i tavoli demo, il tabellone e i giochi stessi sono proprio ciò di cui è fatta una convention di giochi da tavolo.
Tavoli demo
Area prova giochi: posti ai giochi, non solo persone in un padiglione
Sessioni a rotazione su più fasce orarie: un visitatore prenota un posto alle 17:00 a Heat come ha prenotato l’ingresso, e il team demo dell’editore vede la sua giornata già organizzata.
- Le fasce si riempiono da sole. Posti, liste d’attesa e promemoria per ogni tavolo e ogni fascia.
- Le partite vengono registrate. Ogni demo diventa una partita vera nello storico dei giocatori, e nei tuoi numeri.
- Funziona anche in negozio. Lo stesso meccanismo gestisce una giornata demo in negozio.
- Uno stand può proporre più titoli. Più giochi sullo stesso tavolo, ognuno con il tempo che gli serve, e i posti vanno a quello che i giocatori in attesa vogliono di più.
La ludoteca
Una ludoteca in prestito senza adesivi e senza quaderno
Centinaia di scatole, una coda al banco e volontari che cambiano turno ogni quattro ore. Il prestito viaggia sul telefono del visitatore, così al banco basta scansionare e consegnare.
Sfogliano dal padiglione
Tutto lo scaffale, con la ricerca, quello che è libero in questo momento e su quale scaffale si trova.
Prenotano un gioco
Compare un codice con cinque minuti sul timer. Blocca la copia, così nessuno fa la coda per un gioco che è già stato preso.
Il banco scansiona
Un telefono, una scansione, scatola consegnata. Il prestito parte con un orario di restituzione, fisso oppure preso dal tempo di gioco del titolo.
Restituire è lo stesso gesto
Scansione, scatola di nuovo sullo scaffale, e chi aspettava quel titolo viene avvisato che è libero.
Competizione
Il torneo va avanti da solo; tu consegni il trofeo
Svizzero, mixer, eliminazione diretta e doppia eliminazione: abbinamenti calcolati, classifica in diretta su ogni telefono, spareggi decisi prima che qualcuno possa protestare.
- Svizzero su più tavoli. Tre, quattro o più giocatori per tavolo: giochi da tavolo, non scacchi.
- Classifica su ogni telefono. Nessuno si accalca davanti a un foglio attaccato a una colonna.
- Le fasi si possono delegare. Le qualificazioni gestite dalle associazioni, la finale sul tuo palco principale.
Mercatino dell’usato
Un mercatino dell’usato con una cassa vera
I visitatori consegnano i giochi a cui non giocano più, il tuo team li vende e alla fine ogni venditore viene pagato. Ludoya tiene il conto, così la cassa torna.
- Accetti una scatola in pochi secondi. Proprietario, gioco, condizioni, prezzo e numero dell’etichetta. È subito in vendita.
- Una cassa che sopravvive al Wi-Fi del padiglione. Le vendite aspettano sul dispositivo quando cade il segnale, e una scatola non viene mai contata due volte.
- Pagamenti per metodo. Incassi divisi tra contanti e carta, la tua commissione e la quota di ogni proprietario, in contanti o come credito del negozio.
- Oppure lascia vendere direttamente ai partecipanti. Annunci collegati all’evento, prenotati online e pagati di persona il giorno stesso.
Il resto del kit
Tutto il resto che serve a un padiglione pieno di gente
Sessioni di playtest
Gli autori portano i prototipi nel tuo padiglione e la rotazione si organizza da sola, turno dopo turno, con il feedback raccolto sul momento.
Piantine interattive
Padiglioni, aree e tavoli disegnati una volta, usati da ogni sottoevento.
Moduli di iscrizione personalizzati
Taglie delle magliette, esigenze alimentari, consenso per i minori: chiesti all’iscrizione, esportati dopo.
Esportazione dei partecipanti
L’elenco completo in un file, per la sicurezza, l’assicurazione o il catering.
Estrazioni a premi
Estrazioni tra i partecipanti, eque, annunciate all’istante.
Annunci che arrivano
Notifiche push, bacheca e Telegram: i cambi di programma arrivano in tasca, non su una bacheca di sughero.
API pubblica
Il tuo programma sul tuo sito, sincronizzato dalla stessa fonte.
Funziona anche in un seminterrato
Un evento che il visitatore ha aperto resta sul suo telefono, programma, biglietti e QR compresi, quando il segnale sparisce.
Ogni area si fa trovare
Un’area famiglie o un percorso di giochi di ruolo con il suo programma compare in Esplora come evento a sé.
Lavorare con noi
Dalla prima chiamata all’apertura dei cancelli
Raccontaci com’è fatto
Date, presenze previste, a pagamento o gratis, con tornei o senza. Ti diciamo con onestà cosa funziona e cosa no.
Costruiamo l’evento insieme
Struttura, fasce di biglietto, piantina, moduli e programma dei sottoeventi, impostati con qualcuno che l’ha già fatto.
Gestiscilo dal vivo
Lo staff scansiona agli ingressi, le classifiche si aggiornano da sole e tu risolvi i problemi veri, quelli che un software non vede.
Quanto costa
La piattaforma è il piano Business: un solo abbonamento, a prezzo pubblico, nella pagina dei prezzi. Ludoya Tickets aggiunge una piccola commissione per biglietto, applicata solo ai biglietti venduti davvero, quindi un festival gratuito della community non paga nessuna commissione.
Nessuna licenza per partecipante, nessuna fattura di attivazione e nessuna commissione sulle vendite oltre a quella sui biglietti.
Il tuo evento è più piccolo di una convention? Per una serata giochi ricorrente nel tuo locale c’è la pagina per i locali; per un campionato tra soci, la pagina per le associazioni.
La tua convention, su binari sicuri
Dicci date e dimensioni. Rispondiamo in fretta, e con onestà se non fa per te.
Domande frequenti
Possiamo organizzare un mercatino dell’usato?
Sì. Attiva il mercatino dell’usato dell’evento e scegli come funziona: i partecipanti vendono i propri giochi tra loro, oppure il tuo team ritira le scatole, le vende a una cassa e alla fine paga ogni venditore, in contanti o in credito del negozio. Il mercatino gestito dall’organizzatore fa parte del piano Business.
Dobbiamo etichettare ogni scatola della ludoteca?
Solo se vuoi uno scaffale senza personale. Con un banco presidiato non etichetti niente: il visitatore mostra un codice sul telefono e il volontario lo scansiona mentre consegna la scatola. I prestiti hanno un orario di restituzione, un visitatore può tenere solo un certo numero di giochi alla volta e la schermata del banco elenca cosa è fuori, prima quelli in ritardo. Nemmeno un telefono scarico è un problema: lo staff può consegnare e ritirare un gioco direttamente da quella schermata.
Per che dimensioni di evento ha senso?
Da un campionato in negozio da 30 persone a un festival su più padiglioni. Il meccanismo è lo stesso; attivi le parti che ti servono. Sotto i 30 partecipanti circa, di solito basta il piano Club.
Quanto costa, in concreto?
L’abbonamento al piano Business, al prezzo pubblico indicato nella pagina dei prezzi, più una piccola commissione per biglietto solo su quelli venduti. Nessuna licenza per partecipante, nessun costo di attivazione, nessuna commissione aggiuntiva.
I visitatori possono comprare i biglietti senza installare l’app?
Sì. Le pagine dei biglietti funzionano in qualsiasi browser e il QR arriva per email. Programma e prenotazioni dei tavoli demo danno il meglio nelle app, ma all’ingresso non servono mai.
E se in fiera salta internet?
I telefoni dello staff al check-in possono lavorare ognuno per conto suo: qualsiasi connessione funzionante, dati mobili compresi, tiene vive le scansioni. Ludoya è pensata per reggere un segnale ballerino.
Espositori ed editori possono gestire il loro angolo?
Sì. I sottoeventi si possono co-organizzare, così un editore gestisce il suo tavolo demo con il proprio nome dentro il tuo programma, con il suo staff.
Quest’anno abbiamo già venduto i biglietti altrove. Possiamo usare il resto?
Sì. Importa o registra i partecipanti e usa programma, ingressi con QR, tornei e tavoli demo senza Ludoya Tickets. Sposti la biglietteria quando il contratto lo permette.
Di chi sono i dati dei partecipanti?
Tuoi da esportare, e protetti oltre questo: i dati personali dei partecipanti non vengono condivisi con espositori o terze parti. Gli editori vedono la partecipazione aggregata, mai le identità.
C’è qualcuno da chiamare durante l’evento?
Per le convention c’è una linea diretta con noi, non una coda di ticket. Abbiamo già seguito weekend di eventi accanto agli organizzatori e pianifichiamo il supporto intorno alle tue date.