Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
名前付きスポット（組織）
あなたの場所内に名前付きのスポットを定義し、そこにイベントや開催予定のゲームセッションを割り当てます。
場所とスポット
場所（あなたの会場、または組織が使用する任意の物理的な場所）には、その内部の実世界のエリアに対応する名前付きのスポットを含めることができます:
- カフェには各テーブルごとにスポットがあるかもしれません（"テーブル1"、"テーブル2"、"窓側のボックス席"）
- コンベンションホールは部屋に分割されるかもしれません（"メインホール"、"RPGルーム"、"デモエリア"）
- 複数階の会場では、フロアごとにスポットにラベルを付けることができます（"上階 — テーブルA"、"下階 — 奥の部屋"）
スポットの設定
- 自分の組織の設定に移動し、設定する場所を選択します
- その場所用にスポットを作成し、名前を付けます（例："テーブル1"、"奥の部屋"、"メインホール"）
イベントでのスポットの使用
その場所でのどんなイベントでもスポットを確保できます — しかも複数同時に確保可能で、1つだけに限りません。奥の部屋と前方のテーブル2卓を使うクラブナイトなら、3つすべてを選びます。
一般的な流れ:
- 会場全体のイベント（コンベンション、会場を丸ごと押さえるクラブナイトなど）は、しばしばスポットを完全に省略し、場所のみに紐づけます。それで問題ありません — スポットは任意です。
- サブイベントは、自分のトラックが使う部屋やエリアを選ぶので、参加者は行き先が分かります："初心者トラック → メインホール"、"上級者トラック → 奥の部屋"。
- 開催予定のゲームセッションは、プレイするテーブルを選びます。
知っておくとよいルールが1つあります：親イベントがいったんスポットを確保すると、その子はスポットの選択機能を提供しなくなります — 親の選択でもう全体の場所が説明されているためです。各サブイベントや各テーブルが自分で位置を指定できるようにしたい場合は、親にはスポットを設定しないでください。
こうして参加者は自分のトラックやテーブルがどこにあるかを正確に確認でき、同時に走っている2つのものが同じテーブルを確保してしまうことはありません。
インタラクティブな会場フロアプラン（Business ティア）
名前付きのスポットの上に視覚的な地図レイヤーを追加できます。フロアプラン画像をアップロードし、その上に各スポットを配置しましょう。参加者は、あらゆるテーブル、部屋、プレイエリアがマークされた、パンやズームができるマップ上で会場を探索できます。
フロアプランの設定
- 組織の場所設定で、すでにスポットがある場所に対してフロアプランを有効にします
- フロアプラン画像（写真、図、建築図面 など）をアップロードします
- 任意のスポットをクリックして、画像の適切な位置にドラッグします
フロアプランがなくても、スポットは単なるテキストラベル（"you're at Table 3"）として機能します。視覚的なフロアプランは、ナビゲーションが重要な大規模な会場で真価を発揮します。
最適な用途
- 複数の部屋やゾーンがある大規模な会場
- 数十のテーブルがあるコンベンション
- 常連がお気に入りのスポットを選びたいボードゲームカフェ
- 「私のゲームはどこ？」という質問がよくあるあらゆる会場
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
参加可能時間のヒートマップ（Club プラン）
イベントごとのヒートマップで、参加者が実際にイベント中のいつ在席しているかを示します。これにより、主催者は多くの人がいる時間帯に合わせて開催予定のゲームセッションを計画できます。
参加者の貢献方法
イベントに参加する際、各参加者はイベントの開催スケジュールの中で自分が居られる時間帯をマークします。金曜の夕方から日曜までの週末コンベンションなら、ある参加者は「金曜 18:00–22:00 と土曜は終日」と答え、別の人は土曜の午後だけ来られるかもしれません。RSVP ボタンのドロップダウンメニューから、いつでもこの個人の参加スケジュールを編集できます。
表示内容
- イベントの開催スケジュールそのものに沿って配置された視覚的な密度ストリップ（週や月ではありません）
- 参加者の大半が在席しているピーク
- 参加者が少ない谷間
- 参加者が自分の参加可能時間を調整するとリアルタイムに更新
主催者の使い方
- イベントの参加者リストを開く
- スケジュールを表示をタップ
- 多くの人が居る時間帯を見極めるために、参加可能状況の概要の密度ストリップを確認
- 最大の観客が参加できるよう、そのピークに重要な開催予定のゲームセッション、トーク、トーナメントを配置
- その下の個別スケジュールでは、各参加者が名前付きでスロットごとのバーで表示されます。重めのゲームのデモ担当者や、事前に手配した卓のプレイヤーなど、特定の人を揃える必要があるときに便利です
閲覧権限
両方のセクションは同じダイアログに並んで表示されます。集計ストリップと、名前付きの個別スケジュールです。ホストグループがClubプランのイベントでは、参加者リストを開ける人は誰でも—主催者だけでなく—閲覧できます。
参加者にはその旨を伝えてください。彼らがマークした時間は、名前付きでイベントの他の参加者から見えるためです。特定のイベントでそれを望まない場合は、個人スケジュールの記入を求めないでください。