Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.

QR Entry Verification (Business Tier)

Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.

Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.

Two things to set up before the doors open:

  • Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
  • Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.

Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.

How It Works

QR code scanning at event entry

  1. Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
  2. The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
  3. The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
  4. At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in

QR Codes

  • Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
  • Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
  • Scanning is instant — works with any phone camera

Benefits

  • Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
  • Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
  • No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
  • Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in

Benoemde plekken (Organisaties)

Definieer benoemde plekken binnen je locatie en wijs er evenementen en geplande sessies aan toe.

Locaties en plekken

Locaties (je locatie, of elke fysieke plaats die de organisatie gebruikt) kunnen benoemde plekken bevatten die overeenkomen met de echte gebieden erin:

  • Een café kan een plek hebben voor elke tafel ("Tafel 1", "Tafel 2", "Zitje bij het raam")
  • Een congrescentrum kan worden opgedeeld in zalen ("Hoofdzaal", "RPG-ruimte", "Demoruimte")
  • Een locatie met meerdere verdiepingen kan plekken per verdieping labelen ("Boven — Tafel A", "Beneden — Achterkamer")

Plekken instellen

  1. Ga naar de instellingen van je organisatie en kies de locatie die je wilt configureren
  2. Maak en benoem de plekken voor die locatie (bijv. "Tafel 1", "Achterkamer", "Hoofdzaal")

Plekken gebruiken in evenementen

Elk evenement op die locatie kan plekken reserveren — en het kan er meerdere tegelijk reserveren, niet slechts één. Een clubavond die de achterkamer en twee tafels voorin inneemt, selecteert alle drie.

Hoe het meestal verloopt:

  • Een evenement voor de hele locatie (een conventie, een clubavond die de hele locatie overneemt) slaat plekken vaak helemaal over en wordt alleen aan de locatie gekoppeld. Dat is prima — plekken zijn optioneel.
  • Subevenementen kiezen de zalen of gebieden die hun traject beslaat, zodat deelnemers weten waar ze heen moeten: "Beginnerstraject → Hoofdzaal", "Gevorderdentraject → Achterkamer".
  • Geplande sessies kiezen de tafel waarop ze gespeeld worden.

Eén regel om te kennen: zodra een bovenliggend evenement plekken heeft gereserveerd, bieden de onderliggende geen plekselector meer aan — de keuze van het bovenliggende beschrijft al waar alles plaatsvindt. Laat het bovenliggende zonder plekken als je wilt dat elk subevenement en elke tafel zichzelf aan een plek vastlegt.

Deelnemers zien dan precies waar hun traject of tafel is, en twee activiteiten die tegelijk plaatsvinden kunnen niet eindigen met dezelfde tafel te reserveren.

Interactieve plattegronden van de locatie (niveau Business)

Voeg een visuele kaartlaag toe boven op je plekken met een naam. Upload een afbeelding van de plattegrond en plaats elke plek erop — bezoekers verkennen je locatie op een versleepbare, in- en uitzoom­bare kaart waarop elke tafel, ruimte of speelzone is gemarkeerd.

Weergave plattegrond

Een plattegrond instellen

  1. Schakel in de locatie-instellingen van je organisatie de plattegrond in voor een locatie die al plekken heeft
  2. Upload een afbeelding van de plattegrond (een foto, diagram of bouwtekening)
  3. Klik op een willekeurige plek om deze naar het juiste gedeelte van de afbeelding te slepen

Zonder een plattegrond werken plekken nog steeds als eenvoudige tekstlabels ("je bent bij tafel 3"). De visuele plattegrond komt vooral tot zijn recht bij grotere locaties waar navigatie belangrijk is.

Het meest geschikt voor

  • Grote locaties met meerdere zalen of zones
  • Conventies met tientallen tafels
  • Spellencafés waar stamgasten hun favoriete plek willen kiezen
  • Elke locatie waar "Waar is mijn spel?" een veelgestelde vraag is

Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)

Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.

Creating Custom Questions

Custom attendance form builder with example questions

  1. Open the event's settings and pick the Form section
  2. Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
  3. Mark any question required
  4. Save — the questions appear when people sign up

Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.

Question Types

  • Short answer — a line of free text
  • Paragraph — a longer written answer
  • Single choice — pick one from a list
  • Multiple choice — pick as many as apply
  • Linear scale — rate on a range, with labels at each end
  • Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
  • Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text

Example questions:

  • "Do you have any dietary restrictions?"
  • "How familiar are you with heavy euro games?"
  • "Do you need a lift?"
  • "First time attending?"

Ask Per Guest

Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.

Attendee Experience

People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.

Use Cases

  • Catered events — dietary needs and allergies
  • Beginner nights — gauge experience to balance tables
  • Corporate events — collect department or team info
  • Themed nights — costume preferences, team assignments

Attendee Data Export (free on every plan)

Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.

What You Can Export

One row per attendee, with these columns:

  • name and username
  • attendance — their RSVP status
  • guests — how many anonymous guests they're bringing
  • one column per question on your custom registration form, with their answers

Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:

  • A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
  • Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a |, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.

Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.

Use Cases

  • Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
  • Email follow-ups or loyalty program tracking
  • Reporting to venue management or event sponsors
  • Planning future events based on past attendance data

Heatmap voor beschikbaarheid (niveau Club)

Een heatmap per evenement die laat zien wanneer deelnemers daadwerkelijk aanwezig zullen zijn tijdens het evenement, zodat organisatoren geplande sessies kunnen plannen rond de tijden waarop de meeste mensen er zijn.

Hoe deelnemers bijdragen

Wanneer ze zich bij een evenement aansluiten, geeft iedere deelnemer aan in welke tijdvakken binnen het eigen schema van het evenement ze aanwezig zullen zijn. Bij een weekendconventie die van vrijdagavond tot en met zondag loopt, kan de ene deelnemer zeggen: "vrijdag 18:00–22:00 en zaterdag de hele dag", terwijl een ander misschien alleen zaterdagmiddag kan komen. Het vervolgkeuzemenu van de RSVP-knop laat hen dit persoonlijke aanwezigheidsrooster op elk moment bewerken.

Wat het laat zien

  • Een visuele dichtheidsbalk langs het eigen schema van het evenement (niet per weken of maanden)
  • Piekmomenten waarop de meeste deelnemers aanwezig zullen zijn
  • Daluren waarop weinig deelnemers kunnen komen
  • Werkt live bij terwijl deelnemers hun beschikbaarheid aanpassen

Hoe organisatoren het gebruiken

  1. Open de deelnemerslijst van het evenement
  2. Tik op Schema's bekijken
  3. Lees in de dichtheidsbalk van het Beschikbaarheidsoverzicht af in welke tijdvakken de meeste mensen aanwezig zullen zijn
  4. Plaats je belangrijkste geplande sessies, presentaties of toernooien in die pieken, zodat het grootste publiek erbij kan zijn
  5. Daaronder toont Individuele schema's elke deelnemer bij naam met hun eigen balken per tijdvak — handig wanneer je specifieke mensen moet coördineren, zoals een demonstrateur voor een zwaar spel of de spelers voor een vooraf afgesproken tafel

Wie wat kan zien

Beide secties verschijnen samen in hetzelfde dialoogvenster: de geaggregeerde balk én de benoemde individuele schema's. Bij een evenement waarvan de hostgroep het plan Club heeft, kan iedereen die de deelnemerslijst kan openen ze zien — niet alleen organisatoren.

Vertel dit aan je deelnemers, want de tijden die zij markeren zijn voor de rest van het evenement zichtbaar met naam. Als dat niet is wat je voor een bepaald evenement wilt, vraag mensen dan niet om een persoonlijk schema in te vullen.

Gerelateerd