De meeste clubs hebben niet maar één soort lid. Er zijn oprichters die nooit betalen, vaste gasten met de jaarcontributie, steunleden die iets meer geven, studenten voor de halve prijs. Lidmaatschapsniveaus brengen dat naar Ludoya: elk lid staat op een sport van de ladder van je club, en die sport bepaalt wat het lid betaalt en wat het mag doen.
De niveaus staan in de clubconsole, onder Lidmaatschap (of Lidmaatschapsniveaus op de ledenpagina). De ladder opbouwen en de contributie bijhouden, contant of per kaart, hoort bij het Club-abonnement (wat elk abonnement omvat). Een club waarvan het abonnement afloopt, houdt zijn niveaus en de leden daarop zoals ze zijn; ze wijzigen, of contributie noteren, wacht op het abonnement.
De ladder
De ladder loopt van het hoogste niveau bovenaan tot het laagste onderaan. Sleep een niveau om het omhoog of omlaag te zetten. Voor elk niveau stel je in:
- Een naam en wat die betekent, zoals "Steunlid: betaalt iets meer zodat de spelotheek blijft groeien"
- Contributie: vink Leden betalen voor dit niveau aan, en daarna de prijs, de valuta en of er maandelijks of jaarlijks wordt betaald. Laat het uitgevinkt voor een niveau zonder kosten, zoals ereleden
- Leenlimieten: hoeveel spellen een lid tegelijk mag hebben, en hoe lang
- Wie het ziet: een openbare badge naast het lid, in de club en op zijn profiel, of Alleen beheerders, zodat alleen de beheerders van de club weten wie op dit niveau zit
- Te zien op de clubpagina: uit voor een nieuw niveau. Vink het aan om het niveau, met de prijs en wat het geeft, te tonen bij de lidmaatschappen van de club, waar bezoekers en leden het zien. Laat het uit voor een niveau dat je alleen toekent, zoals het bestuur of een badge voor je beheerders
- Leden kunnen het kiezen: bij een getoond niveau kunnen leden het zelf kiezen op de pagina van de club: met een kaart als het kaartbetalingen aanneemt, anders staan ze als te betalen tot je ze als betaald markeert. Laat het uit voor een niveau dat je toekent
Nieuwe leden beginnen op, boven de ladder, zet iedereen die lid wordt op een niveau naar jouw keuze, of op geen. Als dat niveau contributie heeft, zegt de pagina van de club dat voordat iemand lid wordt: het niveau, de prijs en of het met een kaart of aan de club wordt betaald. Niemand ontdekt achteraf dat hij je iets schuldig is.
De volgorde telt: als een spel of een avond voor een niveau wordt bewaard, krijgt iedereen op dat niveau en hoger het. Zet een lid op een niveau vanuit zijn rij in Leden. Een niveau verwijderen zet zijn leden één trede lager, nooit uit de club.
Wat een niveau vrijgeeft
- Spellen uit de spelotheek van de club. Markeer een exemplaar als bewaard voor een niveau en alleen leden van dat niveau en hoger kunnen het lenen. Lenen werkt per exemplaar, dus het tweede exemplaar van een populair spel kan voor iedereen open blijven. Als iemand een titel niet kan lenen, zegt de plank op het evenement waarom.
- Hoeveel ze mogen lenen. De uitleenlimieten van elk niveau gelden bovenop de regels van de spelotheek zelf, aan de uitleenbalie en als leden om een uitlening vragen. Een spel dat een lid heeft gereserveerd, telt mee voor de limiet zodra er een exemplaar voor hem apart is gelegd; wachten in de wachtrij telt niet mee.
- Avonden en plekken. In de aanmeldinstellingen van een evenement houdt Plaatsen vrijgehouden voor de avond vrij voor een niveau en hoger (leden daaronder zien het evenement maar kunnen geen plek nemen), en houdt Alleen leden met hun contributie in orde hem vrij voor wie heeft betaald.
- Ledenprijzen. Een ticket kan een ledenprijs hebben voor leden met hun contributie op orde.
- Rechten. De rechtentabel van de console heeft een kolom per niveau, zodat een regel als "evenementen organiseren" vanaf een bepaald niveau kan worden gegeven.
Een lid van wie het lidmaatschap verloopt, zakt naar het laagste niveau tot het verlengt. Het blijft in de club.
Contributie innen
Elk niveau kiest hoe zijn contributie wordt betaald:
- De club int het: contant of per overboeking, zoals de meeste clubs het nu doen. Als iemand betaalt, tik je op Contributie als betaald markeren in diens rij en schuift het lidmaatschap één periode op. Selecteer na de jaarvergadering in één keer een hele zaal vol leden: ieder schuift op met de periode van het eigen niveau.
- Per kaart, via Ludoya: leden betalen elke periode via de pagina van de club, het geld gaat naar het Stripe-account van de club en de betaling markeert hen als betaald zonder dat iemand het met de hand hoeft te doen. Koppel eerst het Stripe-account van de club bij Abonnement en uitbetalen.
Leden zien hoe ze ervoor staan onder Lidmaatschappen bekijken in het ⋮-menu op de clubpagina: hun niveau, tot wanneer ze gedekt zijn, en een knop om te verlengen als het niveau kaarten accepteert. Wie niet bij is, ziet dat ook op de clubpagina zelf, met een knop om te betalen als het niveau kaarten accepteert. Ludoya herinnert ze een week voordat hun lidmaatschap afloopt, en nog eens als het is afgelopen, via een melding en e-mail.
Wie moet betalen en wie binnenkort verlengt
De ledentabel laat van elk lid het niveau zien, of de contributie op orde is en tot welke datum er betaald is. Erboven staan twee filters:
- Openstaande contributie: iedereen die achterloopt met de contributie, klaar om een herinnering te sturen of als betaald te markeren
- Binnenkort te verlengen: iedereen van wie het lidmaatschap binnen een maand eindigt
Het dashboard van de console telt de leden die contributie verschuldigd zijn, en Contributie met kaart betaald, in het onderdeel Lidmaatschap van de console, telt op wat leden per kaart hebben betaald en wat Ludoya heeft ingehouden.
Fout gegaan? Contributie wissen zet een lid terug op openstaand. Elke wijziging aan een niveau of aan de contributie van een lid komt in het auditlog van de club.
Tips in de console
Voor de beheerders van de club hebben Lidmaatschap en Abonnement en uitbetalen hun eigen tips: waar nieuwe leden beginnen, de niveaus, er een toevoegen, wie heeft betaald en de kaartbetalingen bij het eerste; het abonnement, het wijzigen, facturen, ticketverkoop, betalingen en wat elk abonnement dekt bij het tweede. Ze staan onder Meer opties (⋮) rechtsboven in de console, als Leid me rond.