Een geplande sessie is een speciaal type evenement dat gericht is op het spelen van één specifiek bordspel. Deze heeft een eigen pagina, tijdslot, aantal plekken, rollen en deelnemerslijst. Geplande sessies kunnen op zichzelf staan ("Zoek 3 spelers voor Gloomhaven aanstaande zaterdag") of genest zijn binnen een hoofdevenement als onderdeel van een grotere bijeenkomst.
Een geplande sessie maken
Binnen een evenement
- Ga naar de pagina van je evenement
- Kies Geplande sessie plannen
- Selecteer het spel
- Stel de datum/tijd in (die kan afwijken van de starttijd van het hoofdevenement)
- Stel Plekken (totaal aantal plekken) in en optioneel Min. spelers, zodat de tabel laat zien hoeveel er nog nodig zijn
- Geef optioneel een Demonstrateur op — iemand die het spel zal uitleggen — of een Spelleider. Eén van beide, niet allebei
- Stel de geschatte duur in
- Opslaan
Losstaand
Maak een geplande sessie aan vanuit het scherm Evenementen zonder hoofdevenement. Die krijgt een eigen evenementpagina met dezelfde functies — RSVP, wachtlijst, agenda-export, sociaal discussiedraad.
Plaatsen, rollen & wachtlijst
Plaatsbeheer
Elke geplande sessie heeft een vast aantal plaatsen. Naarmate spelers zich aansluiten, neemt het aantal beschikbare plaatsen af. Wanneer die vol is, komen nieuwe spelers op de wachtlijst en krijgen zij een melding als er een plek vrijkomt.
Demonstrateur of spelleider
De organisator kan één persoon aanwijzen voor een speciale plaats aan tafel:
- Demonstrateur — iemand die het spel kent en het zal uitleggen
- Spelleider — voor RPG's en alles wat een toegewijde verteller of scheidsrechter nodig heeft
Het is het een of het ander, en de organisator wijst het toe — spelers kiezen geen rol wanneer ze meedoen. Een demonstrateur aanwijzen is het nuttigste wat je voor een zwaar spel kunt doen: het laat nieuwkomers weten dat iemand hen erdoorheen zal leiden.
Ervaringsniveaus
Elke speler geeft bij het meedoen aan waar ze staan, en dat verschijnt als een label op hun rij:
- Geen ervaring — nooit gespeeld
- Beginner — kent de basis
- Gevorderd — speelt het met gemak
- Expert — kent het door en door
Zo beschrijft het wie er daadwerkelijk aan tafel zitten, in plaats van een toelatingsdrempel vast te stellen. Iedereen kan dit later wijzigen met Ervaring instellen. Voor een organisator is het de snelste manier om een tafel vol eerstelingen te herkennen die een uitlegger kunnen gebruiken.
De pagina van de geplande sessie
Elke geplande sessie heeft een eigen pagina waarop het volgende wordt getoond:
- Naam van het spel en doosafbeelding
- Datum, tijd en geschatte duur
- Status van plekken — bezette plekken vs. beschikbare plekken, uitgesplitst per rol
- Indicator voor ervaringsniveau
- Deelnemerslijst met toegewezen rollen
- Knop Deelnemen — of Aanmelden voor de wachtlijst zodra alle plekken bezet zijn
- Knop Uitnodigen — nodig specifieke vrienden uit
- Agenda-export — iCalendar of Google Calendar
- Discussiedraad — vragen, discussies en opmerkingen specifiek voor dit spel
Als de geplande sessie deel uitmaakt van een hoofdevenement, wordt een link terug naar de pagina van het hoofdevenement weergegeven.
De programmering samenstellen
Bij evenementen met meerdere geplande sessies groeit de programmering naarmate er sessies worden toegevoegd. Organisatoren kunnen:
- De lijst met Evenementspellen bekijken om te zien wat deelnemers willen spelen
- Geplande sessies toevoegen op basis van de vraag
- Zorgen voor een balans tussen populaire titels en variatie
- Starttijden spreiden zodat spelers aan meerdere sessies kunnen deelnemen tijdens het evenement