Profesjonelle verktøy for arrangører som kjører arrangementer i stor skala — QR-adgangskontroll i døra, interaktive lokalekart, egne påmeldingsskjemaer, eksport av deltakerdata og tilgjengelighetsanalyse. Egne påmeldingsskjemaer (opptil fem spørsmål; ubegrenset med Club) og eksport av deltakerdata er gratis på alle planer; resten finnes på premiumnivåene Club og Business.

QR-adgangskontroll (nivå Business)

Sjekk inn folk ved inngangen ved å skanne en QR-kode. Ludoya bekrefter at de er på lista og markerer dem som møtt opp, slik at oppmøteregistreringen bygger seg selv etter hvert som folk ankommer — ingen skrivebrett, ingen avstemming i etterkant.

Å skanne den samme koden på nytt er ufarlig: appen sier "Allerede sjekket inn" i stedet for å telle dobbelt.

To ting å sette opp før dørene åpner:

  • Skru på QR-oppmøte for arrangementet. Det er av som standard — aktiver Verifiser oppmøte med QR-kode i arrangementets innstillinger. Alternativet er bare tilgjengelig på arrangementer som er arrangert av en gruppe, ikke personlige.
  • Installer mobilappen på enheten ved døra. Skanning bruker kameraet, som nettappen ikke får tilgang til. Deltakere trenger ikke appen — QR-koden deres vises fint i en nettleser.

Alle som ikke møtte opp kan likevel merkes med Marker som uteblitt på deltakerlista i etterkant.

Slik fungerer det

Skanning av QR-kode ved inngangen til arrangementet

  1. Deltakere åpner arrangementssiden i Ludoya-appen og trykker RSVP-knappen
  2. RSVP-knappen viser en nedtrekksmeny med alternativer for å endre sin RSVP, forlate arrangementet, redigere sin egen oppmøteplan og vise QR-koden når de blir bedt om det
  3. Den unike QR-koden genereres ved behov i appen når deltakeren velger "Vis QR" — ingen e-poster, ingen utskrift, ingen forhåndsutstedte koder å holde styr på
  4. Ved døra skanner du koden — Ludoya sjekker den mot RSVP-lista og viser om personen får komme inn

QR-koder

  • Koden til hver deltaker er unik for det spesifikke arrangementet og genereres ved behov i appen
  • Vises direkte fra RSVP-knappens nedtrekksmeny på arrangementssiden
  • Skanningen er øyeblikkelig — fungerer med hvilket som helst telefonkamera

Fordeler

  • Rask, sømløs kontroll ved døra uten skrivebrett eller papirlister
  • Umiddelbar RSVP-verifisering — får denne personen komme inn eller ikke?
  • Ingen forhåndsutstedte koder som kan mistes, videresendes eller skrives ut på nytt
  • Forhindrer at personer uten RSVP sniker seg inn

Navngitte plasser (organisasjoner)

Definer navngitte plasser i lokalet ditt og tilordne dem arrangementer og planlagte spilløkter.

Lokasjoner og plasser

Lokasjoner (lokalet ditt, eller ethvert fysisk sted organisasjonen bruker) kan inneholde navngitte plasser som samsvarer med de faktiske områdene i dem:

  • En kafé kan ha en plass for hvert bord ("Bord 1", "Bord 2", "Vindusbord")
  • Et konferansesenter kan deles inn i rom ("Hovedsal", "Rollespillrom", "Demoområde")
  • Et lokale over flere etasjer kan merke plasser etter etasje ("Oppe — Bord A", "Nede — Bakrom")

Sette opp plasser

  1. Gå til innstillingene for organisasjon og velg lokasjonen du vil konfigurere
  2. Opprett og navngi plassene for den lokasjonen (f.eks. "Bord 1", "Bakrom", "Hovedsal")

Bruke plasser i arrangementer

Ethvert arrangement på den lokasjonen kan reservere plasser — og det kan reservere flere samtidig, ikke bare én. En klubbkveld som tar over bakrommet og to bord foran, velger alle tre.

Slik pleier det å fungere:

  • Et arrangement for hele lokalet (en messe, en klubbkveld som tar over stedet) hopper ofte over plasser helt og holdent og legges bare på lokasjonen. Det er greit — plasser er valgfrie.
  • Underarrangementer velger rommene eller områdene sporene deres opptar, slik at deltakerne vet hvor de skal gå: "Nybegynnerspor → Hovedsal", "Viderekommendespor → Bakrom".
  • Planlagte spilløkter velger bordet de spilles på.

Én regel det er verdt å kjenne til: Når et overordnet arrangement har reservert plasser, slutter underarrangementene å tilby plassvelgeren — det overordnedes valg beskriver allerede hvor alt skjer. La det overordnede arrangementet stå uten plasser hvis du vil at hvert underarrangement og hvert bord skal angi sin egen plass.

Deltakerne ser da nøyaktig hvor sporet eller bordet deres er, og to ting som foregår samtidig kan ikke ende opp med å reservere det samme bordet.

Interaktive gulvplaner for lokalet (nivå Business)

Legg til et visuelt kartlag oppå de navngitte plassene dine. Last opp et bilde av gulvplanen og plasser hver plass på den — deltakere utforsker lokalet ditt på et kart som kan panorere og zoomes, der alle bord, rom og spilleområder er markert.

Gulvplanvisning

Slik setter du opp en gulvplan

  1. I organisasjonens lokasjonsinnstillinger, aktiver gulvplanen for en lokasjon som allerede har plasser
  2. Last opp et bilde av gulvplanen (et foto, diagram eller arkitekttegning)
  3. Klikk en hvilken som helst plass for å dra den til riktig område på bildet

Uten en gulvplan fungerer plasser fortsatt som rene tekstetiketter ("du er ved bord 3"). Den visuelle gulvplanen skinner i større lokaler der navigasjon er viktig.

Best egnet for

  • Store lokaler med flere rom eller soner
  • Konvensjoner med dusinvis av bord
  • Spillkafeer der stamgjester vil velge sin favorittplass
  • Ethvert lokale der "Hvor er spillet mitt?" er et vanlig spørsmål

Egne oppmøteskjemaer (gratis på alle planer — opptil fem spørsmål, ubegrenset med Club)

Still spørsmål til deltakerne når de melder seg på — samle inn informasjonen du trenger for å gjennomføre et bedre arrangement, uten å forlate Ludoya for en ekstern skjemabygger.

Opprette egendefinerte spørsmål

Skjemabygger for egendefinerte påmeldingsskjemaer med eksempelspørsmål

  1. Åpne arrangementets innstillinger og velg delen Skjema
  2. Legg til spørsmålene dine, og dra dem i den rekkefølgen du ønsker (eller dupliser et du allerede har satt opp)
  3. Merk eventuelle spørsmål som obligatoriske
  4. Lagre — spørsmålene vises når folk melder seg på

Merk at arrangementet må tilhøre en gruppe, og at det å legge til et skjema deaktiverer anonyme gjester: hvis du stiller spørsmål, må Ludoya vite hvem som svarer.

Spørsmålstyper

  • Kort svar — én linje med fritekst
  • Avsnitt — et lengre, skriftlig svar
  • Ett valg — velg ett fra en liste
  • Flere valg — velg så mange som gjelder
  • Lineær skala — vurder på en skala, med etiketter i hver ende
  • Rutenett for flervalg — flere spørsmål som deler ett sett med svar, i rader og kolonner
  • Personopplysninger — be om en e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato eller kjønn, som valideres korrekt i stedet for å samles inn som fritekst

Eksempelspørsmål:

  • "Har du noen kostholdsrestriksjoner?"
  • "Hvor kjent er du med tunge euro-spill?"
  • "Trenger du skyss?"
  • "Første gang du deltar?"

Spør per gjest

Alle kortsvars-, valg- eller personopplysningsspørsmål kan merkes Spør per gjest. Da besvares det separat for hver ekstra person en deltaker tar med — både reserverte venner og navngitte gjester — med deltakeren som fyller det ut på deres vegne, og obligatoriske spørsmål blokkerer påmeldingen til de er fullført. Slik samler du inn fire sett med kostholdsbehov fra én person som reserverer et bord for fire.

Deltakeropplevelse

Folk svarer når de melder seg på, og obligatoriske spørsmål må være utfylt før de kan bekrefte. Svarene lagres sammen med påmeldingen deres, er synlige i deltakeradministrasjonen og eksporteres sammen med deltakerlisten.

Bruksområder

  • Arrangementer med catering — kostholdsbehov og allergier
  • Nybegynnerkvelder — mål erfaring for å balansere bord
  • Bedriftsarrangementer — samle inn avdelings- eller teaminformasjon
  • Temakvelder — kostymepreferanser, laginndelinger

Eksport av deltakerdata (gratis på alle planer)

Last ned RSVP-lister, oppmøtemerker fra etter arrangementet og skjemasvar som CSV.

Hva du kan eksportere

Én rad per deltaker, med disse kolonnene:

  • name (navn) og username (brukernavn)
  • attendance — RSVP-statusen deres
  • guests — hvor mange anonyme gjester de tar med
  • én kolonne per spørsmål i ditt egendefinerte påmeldingsskjema, med svarene deres

To ting det er verdt å vite om du bygger et regneark rundt dette:

  • Et spørsmål får bare en kolonne hvis minst én person har svart på det. Kolonnene kommer fra svarene som faktisk er gitt, ikke fra selve skjemadefinisjonen — et valgfritt spørsmål ingen fylte ut dukker rett og slett ikke opp, og en kolonne kan komme og gå mellom eksporter etter hvert som svarene kommer inn.
  • Svar på flervalgsspørsmål kommer i én celle, atskilt med |, så "Vegetar|Ingen nøtter" er ett felt og ikke to kolonner.

Innsjekkings- og ikke-møtt-merker er ikke med i eksporten — CSV-en viser hvem som meldte seg på og hva de fortalte deg, ikke hvem som gikk inn døra.

Bruksområder

  • Analyse i etterkant (oppmøtemønstre, populære spill, demografi)
  • Oppfølging på e-post eller sporing av lojalitetsprogram
  • Rapportering til lokalets ledelse eller til arrangementets sponsorer
  • Planlegging av framtidige arrangementer basert på tidligere oppmøtedata

Varmekart for tilgjengelighet (Club-nivå)

Et varmekart per arrangement som viser når deltakerne faktisk vil være til stede under arrangementet, slik at arrangører kan planlegge planlagte spilløkter rundt tidspunktene når flest folk er der.

Slik bidrar deltakerne

Når de blir med på et arrangement, markerer hver deltaker hvilke tidsluker innenfor arrangementets eget program de vil være der. For et helgekonvent som går fra fredag kveld til søndag, kan én deltaker si "Fredag 18:00–22:00 og lørdag hele dagen", en annen kan kanskje bare komme lørdag ettermiddag. Rullegardinmenyen på RSVP-knappen lar dem redigere denne personlige oppmøteplanen når som helst.

Hva det viser

  • En visuell tetthetsstripe lagt langs arrangementets eget program (ikke uker eller måneder)
  • Topper der de fleste deltakerne vil være til stede
  • Daler der få deltakere kan komme
  • Oppdateres fortløpende når deltakerne justerer tilgjengeligheten sin

Slik bruker arrangørene det

  1. Åpne arrangementets deltakerliste
  2. Trykk Vis tidsplaner
  3. Les tetthetsstripen i Tilgjengelighetsoversikt for de tidslukene der flest folk vil være til stede
  4. Legg de viktigste planlagte spilløktene, foredragene eller turneringene i disse toppene slik at størst mulig publikum kan delta
  5. Under dette viser Individuelle tidsplaner hver deltaker ved navn med sine egne stolper for hver tidsluke — nyttig når du må koordinere bestemte personer, som en demonstratør for et tungt spill eller spillerne til et forhåndsavtalt bord

Hvem kan se hva

Begge seksjonene vises sammen i samme dialogboks: den aggregerte stripen og de navngitte individuelle tidsplanene. På et arrangement der vertsgruppen har planen Club, kan alle som kan åpne deltakerlisten se dem — ikke bare arrangører.

Si fra til deltakerne dine om dette, siden tidene de markerer er synlige for de andre deltakerne på arrangementet med navnet sitt. Hvis det ikke er ønskelig for et bestemt arrangement, ikke be folk fylle ut en personlig tidsplan.

Relatert