Hold profesjonelle arrangementer, bygg fellesskapet ditt og forstå kundene dine — alt fra én plattform.
Få lokalet ditt i gang — 4 trinn
1. Opprett en organisasjon
Lokalet ditt vil ha sin egen konto — en organisasjon — slik at personalet kan opptre på vegne av stedet uten å gå via noens personlige profil, og slik at den kan ha et premium-abonnement. Registrer en ny konto, og velg i trinnet "Hva slags konto?" i oppstarten Butikk (eller Festival, om det passer deg bedre) i stedet for Spiller. Har du allerede en gruppe? Du kan gi den en innlogging senere uten å miste noe.
2. Angi lokasjonen din
Angi lokalets navn, beskrivelse og avatar i Organisasjonsoppsett, og legg deretter til adressen din som et Sted under Innstillinger → Steder — det er det som setter deg på kartet, så spillere finner deg. Mens du først er i gang, fyll inn Åpningstider: de vises på profilen din, varsler deg hvis du legger et arrangement utenfor dem, og lar spillere filtrere fellesskap etter Åpen kl. — en dato og et klokkeslett, slik at noen som planlegger neste lørdag kveld finner deg, ikke bare noen som leter akkurat nå.
3. Opprett ditt første arrangement
Fra organisasjonssiden din oppretter du et Arrangement. Angi tittel, dato, klokkeslett og lokalet ditt som lokasjon. Et arrangement kan være frittstående (kun oppmøte), eller det kan romme planlagte spilløkter (påmeldingsbord for bestemte titler) og, på Club-nivået, underarrangementer (separate spor under samme tak).
4. Del det
Publiser arrangementet og del lenken eller QR-koden — legg den ut på nettstedet ditt, fest den på disken eller send den til stamkundene dine. Medlemmer kan også eksportere den til sine personlige kalendere.
Det er lokalet ditt på Ludoya. Alt nedenfor gir driftsmessig dybde etter hvert som du trenger det.
Når lokalet ditt er i gang
Navngitte plasser
Definer navngitte plasser for lokasjonen din — individuelle bord, rom eller spilleområder. Når du arrangerer et arrangement, reserverer underarrangementer og planlagte spilløkter hver sin plass, slik at deltakerne alltid vet hvor de skal, og to aktiviteter aldri kolliderer om samme bord. Navngitte plasser er gratis for alle organisasjonskontoer.
Interaktive plantegninger (nivå Business)
Last opp et bilde av plantegningen for lokasjonen din og dra hver plass inn på kartet — deltakerne ser et panorerbart, zoombart oppsett av lokalet ditt. Uten en plantegning fungerer plasser som rene etiketter ("Bord 3", "Bakrom"). Det visuelle kartet er verdt det i større lokaler der navigasjon faktisk betyr noe.
Strukturerte arrangementer
Planlagte spilløkter — legg til en plan for arrangementet ditt med tidsluker, antall plasser og ventelister. En plass kan merkes som Demonstratør (noen som vil lære bort spillet) eller Spillmester. Hver person angir sitt eget erfaringsnivå når de melder seg på, slik at du raskt ser om et bord er fullt av nybegynnere eller veteraner.
Spill på arrangementet — en delt liste over hva som finnes i rommet. Alle som deltar kan legge til en tittel fra katalogen, og som arrangør kan du masselegge direkte fra lokalets samling i stedet for én og én. Marker hvert eksemplar som tilgjengelig for spilling eller eier til stede, og merk dem du stiller med som offisielle. Deltakere reagerer på utvalget fra "Må spille" til "Står over", slik at du kan se etterspørselen før du bestemmer hvilke bord som skal planlegges.
Gjentakende arrangementer (Player-nivå) — sett opp brettspillkvelder som gjentas automatisk hver uke eller hver noen uker, på ukedagene du velger. Medlemmer ser hele serien og melder seg på enkeltøkter.
Underrangementer (Club-nivå) — arranger flerspors arrangementer med egne tidsplaner, kapasiteter og påmeldingslister under ett hovedarrangement.
Spillboder — tilby bord på tvers av tidsluker og la Ludoya sette sammen spill når spillernes tilgjengelighet overlapper. Ideelt for åpne bord-kvelder og demo-områder: drop-in-gjester markerer når de er ledige, og du starter spill når nok spillere er samlet — automatisk eller med ett trykk.
Spillbibliotek
Organisasjonens samling er atskilt fra personlige samlinger. Katalogfør hvert spill i hyllene dine — kunder som besøker Ludoya-siden din kan se hva som er tilgjengelig før de kommer. Noter hvor hvert eksemplar hører hjemme med Lagerlokasjon ("Hylle B", "Bakrom"), slik at de ansatte faktisk finner det. Hvis du selger spill, legg dem ut på Markedsplassen for å nå Ludoyas publikum.
QR-etiketter på hver eske (Business-nivå) — skriv ut en QR-etikett for hvert eksemplar fra ⋮-menyen i samlingen din og fest én på hvert spill. Kunder på arrangementene dine skanner en eske for å ta den med til bordet sitt og skanner igjen for å levere den tilbake — hvert lån spores, uten at ansatte må involveres. De ansatte skanner etiketter i bulk for å sette lagerlokasjoner eller registrere en stabel med spill til kveldens arrangement.
Markedsfør lokalet ditt
Telegram-integrasjon (nivå Club) — legger automatisk ut arrangementskunngjøringer i lokalets Telegram-kanal når du publiserer.
Innebyggbare widgeter — bygg inn arrangementskalenderen, spillsamlingen eller spilløktaktiviteten din på nettstedet ditt. Henter sanntidsdata fra Ludoya.
QR-koder — skriv ut én ved disken slik at drop-in-gjester kan bli med i gruppen din umiddelbart.
Bildeeksport — delbare bilder for sosiale medier: arrangementsprogram, mest spilte spill, månedlig statistikk.
Turneringskvelder (Nivå Club)
Fra gruppesiden din velger du Arranger turnering — kjør den som sveitser, mixer eller enkelt-/dobbeltutslag. Ludoya genererer rundeoppsett og turneringstre og holder en resultatliste i sanntid som du kan vise på en skjerm på stedet ditt, og deretter dele sluttstillingen i feeden din.
Premieutlodninger (Nivå Club)
Hold premieutlodninger på arrangementene dine — legg til premiene dine og trekk vinnere med en direktesendt, animert avsløring som alle kan se. Perfekt for butikkutdelinger og premiebord på konventer.
QR Entry Verification (Business Tier)
Attendees show a QR code from the event page. Scan it at the door and Ludoya confirms they're on the list and checks them in, so attendance is recorded as people arrive. Enable Verify attendance with QR code on the event first, and make sure whoever works the door has the Ludoya mobile app — scanning needs the camera, which the web app can't reach. Mark anyone who never turned up with Mark as no-show afterwards.
Custom Attendance Forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club)
Add questions to your event that attendees answer when they RSVP — dietary needs, experience level, marketing opt-ins, game preferences. Responses are visible in the event management panel and exportable as CSV.
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, attendance marks, and form responses as CSV for post-event analysis, email follow-ups, or reporting to venue management.
Sjekklister for arrangementsdagen
Oppsett (én gang): Opprett organisasjonen din. Definer plasser for lokasjonen din. Legg eventuelt ved et bilde av plantegningen (Business). Katalogiser spillsamlingen din. Koble til Telegram. Bygg inn arrangement-widgeten på nettstedet ditt.
Før hvert arrangement: Opprett arrangementet, tildel plasser til underarrangementer og planlagte spilløkter, legg til skjemaspørsmål, publiser. Telegram kunngjør automatisk. Del lenken og QR-koden.
Under arrangementet: Skann QR-koder ved inngangen (Business). Arrangørene starter livesesjoner ved hvert bord. Oppdater turneringsresultater i sanntid. KI-spillassistenten hjelper spillerne med reglene.
Etter arrangementet: Eksporter oppmøtedata. Gå gjennom sammendrag av spilløkter og statistikk. Publiser høydepunkter som innlegg i din feed. Planlegg neste arrangement.