De fleste klubber har ikke bare én type medlem. Det finnes grunnleggere som aldri betaler, faste gjester med årskontingent, støttemedlemmer som gir litt mer, studenter til halv pris. Medlemsnivåer tar dette inn i Ludoya: hvert medlem står på ett trinn i klubbens stige, og trinnet avgjør hva de betaler og hva de kan gjøre.
Nivåene ligger i klubbkonsollen, under Medlemskap (eller Medlemsnivåer på Medlemmer-siden). Å bygge stigen og holde oversikt over kontingenten, kontant eller med kort, er en del av Club-planen (hva hver plan inneholder). En klubb der planen går ut, beholder nivåene sine og medlemmene på dem som de er; å endre dem, eller føre inn kontingent, venter på planen.
Stigen
Stigen går fra det høyeste nivået øverst til det laveste nederst. Dra et nivå for å flytte det opp eller ned. For hvert nivå angir du:
- Et navn og hva det betyr, som «Støttemedlem: betaler litt mer så biblioteket fortsetter å vokse»
- Kontingent: kryss av for Medlemmene betaler for dette nivået, og angi pris, valuta og om det betales månedlig eller årlig. La det stå uten kryss for et nivå uten avgift, som æresmedlemmer
- Lånegrenser: hvor mange spill et medlem kan ha samtidig, og hvor lenge
- Hvem som ser det: et offentlig merke ved medlemmet, i klubben og på profilen, eller Bare administratorer, så bare klubbens administratorer vet hvem som er på det
- Vises på siden til klubben: av for et nytt nivå. Kryss av for å vise nivået, med pris og hva det gir, blant klubbens medlemskap, der besøkende og medlemmer ser det. La det være av for et nivå du bare deler ut, som styret eller et merke for administratorene dine
- Medlemmer kan velge det: for et synlig nivå kan medlemmene velge det selv fra klubbens side: med kort hvis nivået tar kort, ellers står de som skyldige til du markerer dem som betalt. La det være av for et nivå du deler ut
Nye medlemmer starter på, over stigen, setter alle som blir med, på et nivå du velger, eller på ingen. Når det nivået har kontingent, sier klubbens side det før noen blir med: nivået, prisen og om det betales med kort eller til klubben. Ingen får vite i etterkant at de skylder dere penger.
Rekkefølgen betyr noe: når et spill eller en kveld er satt av til et nivå, får alle på det nivået og over det. Sett et medlem på et nivå fra raden deres under Medlemmer. Sletter du et nivå, flyttes medlemmene ett trinn ned, aldri ut av klubben.
Hva et nivå åpner for
- Spill fra klubbens bibliotek. Merk et eksemplar som satt av til et nivå, og bare medlemmer fra det nivået og oppover kan låne det. Utlån virker per eksemplar, så klubbens andre eksemplar av et populært spill kan stå åpent for alle. Når noen ikke kan låne en tittel, sier hylla på arrangementet hvorfor.
- Hvor mye de kan låne. Lånegrensene til hvert nivå gjelder i tillegg til bibliotekets egne regler, ved utlånsskranken og når medlemmer ber om et lån. Et spill et medlem har reservert, teller mot grensen så snart et eksemplar er satt av til medlemmet; å stå i køen for det gjør det ikke.
- Kvelder og plasser. I påmeldingsinnstillingene til et arrangement holder Plasser satt av til kvelden for et nivå og oppover (medlemmer under ser arrangementet, men kan ikke ta en plass), og Bare medlemmer som har betalt kontingenten holder den for dem som har betalt.
- Medlemspriser. En billett kan ha en medlemspris for medlemmer med kontingenten i orden.
- Tilganger. Tilgangstabellen i konsollen har en kolonne per nivå, så en regel som "arrangere hendelser" kan gis fra et gitt nivå og oppover.
Et medlem der medlemskapet går ut, faller ned på det laveste nivået til det fornyes. Personen blir i klubben.
Kreve inn kontingent
Hvert nivå velger hvordan kontingenten betales:
- Klubben krever den inn: kontant eller med overføring, slik de fleste klubber gjør i dag. Når noen betaler, trykker du Merk kontingent betalt på raden deres, og medlemskapet går én periode fram. Velg en hel sal med medlemmer på en gang etter årsmøtet: hver går fram med sitt eget nivås periode.
- Med kort, gjennom Ludoya: medlemmene betaler hver periode fra klubbens side, pengene går til klubbens Stripe-konto, og betalingen merker dem som betalt uten at noen må gjøre det for hånd. Koble først til klubbens Stripe-konto under Plan og utbetalinger.
Medlemmene ser hvor de står under Se medlemskapene i ⋮-menyen på klubbsiden: nivået sitt, hvor lenge de er dekket, og en knapp for å fornye hvis nivået tar kort. Den som ikke er à jour, ser det også rett på klubbsiden, med en knapp for å betale hvis nivået tar kort. Ludoya minner dem på det en uke før medlemskapet går ut, og en gang til når det har gått ut, med varsel og e-post.
Hvem skylder, og hvem fornyer snart
Medlemstabellen viser nivået til hvert medlem, om kontingenten er à jour og datoen den er betalt til. Over den ligger to filtre:
- Skyldig kontingent: alle som er bak mål med kontingenten, klare til en påminnelse eller til å bli merket som betalt
- Fornyer snart: alle som har medlemskap som tar slutt innen en måned
Oversikten i konsollen teller medlemmene som skylder kontingent, og Kontingent betalt med kort, under Medlemskap i konsollen, summerer hva medlemmene har betalt med kort og hva Ludoya har beholdt.
Gjorde du en feil? Annuller kontingent setter et medlem tilbake til å skylde. Hver endring av et nivå eller et medlems kontingent blir skrevet i klubbens revisjonslogg.
Tips i konsollen
For klubbens administratorer har Medlemskap og Plan og utbetalinger egne tips: hvor nye medlemmer starter, nivåene, å legge til et nivå, hvem som har betalt og kortbetalingene på den første; planen, å endre den, fakturaer, billettsalg, betalinger og hva hver plan dekker på den andre. De ligger under Flere alternativer (⋮) øverst til høyre i konsollen, som Vis meg rundt.