Ludoya-billetter lader grupper på Business-planen sælge betalt adgang til arrangementer helt inde i Ludoya — ingen ekstern billetplatform og ingen omdirigering for køberen. Denne side dækker at forbinde Stripe, at definere billettyper, at følge salg og refusioner og at tjekke deltagere ind som arrangør, plus at købe, holde og bruge billetter som deltager.
Forbind Stripe (Business-plan)
Før du kan sælge billetter, skal din gruppe have en forbundet Stripe-konto.
At sætte det op
- Åbn klubbens konsol og gå til Plan og udbetalinger
- Klik på Forbind Stripe
- Ludoya opretter en Stripe-konto til klubben og sender dig videre til Stripes egne opsætningssider
- Udfyld klubbens oplysninger der (virksomhedsoplysninger, bankoplysninger, identitetskontrol)
- Vend tilbage til Ludoya — dit statusmærke opdateres automatisk
En Stripe-konto i klubbens navn
Kontoen er klubbens egen: den har sit eget Stripe-dashboard, hvor du ser betalinger og udbetalinger og håndterer tvister. Opret den i klubbens eller foreningens navn, for det er klubben, der sælger. Bruger du allerede Stripe, så log ind med samme e-mail, og du finder klubbens konto ved siden af den, du har; det er en ny konto, så betalinger og kunder fra din anden konto bliver der.
Forbindelsesstatus
- Ikke forbundet — ingen Stripe-konto linket endnu
- Opsætning påbegyndt — du begyndte på Stripes opsætning, men gjorde den ikke færdig; Fortsæt opsætningen tager den op igen
- Dokumenter kræves — Stripe har brug for mere verifikation, før det kan tage imod betalinger
- Klar — nu kan du tilbyde Ludoya-billetter til dine arrangementer
Sådan fungerer pengene
Du er sælger ved hvert salg — køberen betaler direkte til din Stripe-konto, så skat/moms, tvister, tilbageførsler og udbetalinger er dine og styres på dit eget Stripe-kontrolpanel.
Køberen betaler præcis den billetpris, du sætter. Der lægges intet til ved betalingen. Ludoyas gebyr på 3 % tages af det beløb, før det når dig, og Stripes egne transaktionsgebyrer trækkes som sædvanlig — så på en billet til 10 € går 0,30 € til Ludoya, og resten lander på din konto minus Stripes andel. Vil du dække de omkostninger, så byg dem ind i prisen.
Sæt billettyper op
Når din konto er Klar, kan klubbens administratorer vælge Ludoya Tickets som arrangementets deltagertilstand, når de opretter eller redigerer et arrangement — det erstatter RSVP-knappen med Køb billetter for deltagerne. Til et arrangement med billetsalg købes hver plads: deltagere tager nogen med ved at købe en billet til dem (Køb flere billetter), og kun arrangementets arrangører tilføjer personer manuelt, til frivillige eller gratis adgang. Så længe arrangementet ikke har nogen billettype, ser deltagerne Billetterne er ikke til salg endnu, og arrangementssiden tilbyder dig Tilføj billettyper.
Definér en billettype
- I arrangementseditoren, med Ludoya Tickets som deltagertilstand, trykker du på Redigér billettyper
- Klik på Tilføj billettype
- Angiv et navn og en beskrivelse
- Angiv en pris og arrangementets valuta — alle billettyper for samme arrangement deler én valuta, fordi et køb er én betaling
- Angiv tilgængeligt antal (må ikke overstige arrangementets deltagergrænse) og et maks. pr. person: det starter på 10, så købere kan få billetter til venner; sænk det til 1, hvor hver person kun bør have sin egen plads, fx til en turnering
- Vælg synlighed: Offentlig, Kun gruppemedlemmer eller Adgangskode (kun dem, der indtaster koden, kan se og købe den)
- Angiv eventuelt en medlemspris: det, klubbens medlemmer betaler, når deres kontingent er i orden. Den må ikke være højere end billettens pris
- Gem — gentag for så mange billettyper, du har brug for (f.eks. »Almindelig«, »VIP«, »Barn«)
Ændr priser
At ændre prisen på en billettype påvirker ikke billetter, der allerede er solgt — køberne beholder den pris, de betalte ved kassen. Ludoya håndterer det automatisk i baggrunden.
Kopier og tilbagevendende arrangementer
Billettyper følger automatisk med, når du kopierer et arrangement eller sætter en tilbagevendende serie op, så du slipper for at definere dem forfra hver gang.
På tværs af alle arrangementer opsummerer Plan og udbetalinger i konsollen, hvad klubben har taget ind, med Salg pr. begivenhed og de solgte billetter.
At sælge og følge salget
Salgspanelet
Arrangørerne ser et kort Billettsalg på arrangementets side, med:
- Solgte, resterende og indtægter pr. billettype
- Hele ordrelisten — køber, hvor mange billetter, deltagernavne og status
- Din tilknyttede kontos udbetalingsstatus
Sådan refunderer du
- Åbn Billettsalg på arrangementets side og find den ordre eller billet, du vil refundere
- Klik på Refunder på en enkelt billet eller på hele ordren
- Bekræft — det præcise refusionsbeløb vises, inden du bekræfter
- Billetten markeres som ugyldiggjort, når Stripe bekræfter refusionen (som regel i løbet af øjeblikke, ikke med det samme)
Refusioner sker helt inde i Ludoya — du behøver aldrig åbne Stripe for en rutinerefusion. Tvister og tilbageførsler håndteres, hvis de opstår, i dit Stripe-dashboard.
Når en køber beder om refusion
Købere kan anmode om refusion fra deres billettegnebog. Du får en notifikation og en e-mail, og i Billetsalg rykker ordren op øverst, allerede åben, med billetten markeret som Anmodet om refusion:
- Refunder den som sædvanlig: køberen får besked, når Stripe bekræfter det
- Eller Afvis den: køberen får besked, beholder billetten og kan ikke anmode igen for den billet
En anmodning frigiver ikke pladsen. Billetten er gyldig, indtil du refunderer den, så intet ændrer sig ved indgangen, før du har besluttet dig. Fortryder du, kan du stadig refundere en afvist billet senere.
Refusioner og gebyrer
Når du refunderer, får køberen billetprisen tilbage, og Ludoyas servicegebyr på 3 % går tilbage til dig — ved en delvis refusion kommer den tilsvarende andel af gebyret retur. Kun Stripes egne behandlingsgebyrer refunderes ikke, jf. Stripes standardpolitik.
Sene betalinger mod en udløbet reservation ved betaling refunderes automatisk og fuldt ud, uden at du gør noget. Se Reservationen ved betaling nedenfor for, hvordan det vindue fungerer.
At aflyse et arrangement med billetter
At aflyse et arrangement refunderer ikke nogen automatisk — salgspanelet bliver ved med at virke efter aflysningen, netop så du kan refundere køberne på dine egne betingelser. Hvis du aflyser et arrangement med solgte billetter, åbner du Billettsalg og refunderer ordrerne (én ad gangen eller alle) selv. Du kan heller ikke slette et arrangement, så længe det har aktive eller betalte ordrer — refundér hver billet først.
At tjekke deltagere ind
Billetarrangementer bruger den samme QR-scanner som almindelig QR-verifikation ved indgangen, opgraderet til at virke pr. billet:
- Åbn arrangementets QR-scanner ved døren
- Scan deltagerens billet-QR-kode
- Ludoya viser navnet, billettypen og hvor mange af ordrens billetter der allerede er tjekket ind (f.eks. "2 af 3 tjekket ind")
- Tryk Tjek ind for at bekræfte — både billetten og deltagerens fremmøde markeres
Annullerede eller ubetalte billetter afvises med en tydelig begrundelse på scannerens skærm. Hver billet i en gruppe tjekkes ind for sig, så et selskab kan ankomme samlet eller dele sig uden besvær.
At købe billetter
Sådan får du billetter
- Åbn arrangementssiden og tryk på Køb billetter (har du allerede en? Køb flere billetter)
- Vælg et antal for hver billettype, du vil have. Hvis en type begrænser, hvor mange billetter én person må have, står det i arket, og de billetter, du allerede har, tælles med. Feltet adgangskode vises kun, når arrangøren skjuler en type bag en kode
- Navngiv hver billet under Hvem er billetterne til? — søg efter en vens Ludoya-konto, eller skriv et navn for at tilføje en gæst. Køber du en enkelt billet til dig selv, springes dette trin over
- Ingen konto? Indtast dit navn og din e-mail til en hurtig tilmelding, inden du betaler
- Betal med kort direkte i dialogen — ingen omdirigering til et andet websted
- Dine billetter dukker op i din tegnebog inden for få sekunder
Din billettegnebog
Alle dine billetter til et arrangement — dine egne plus dem, du har købt til venner — vises samlet som en stak QR-koder, hver mærket med deltagerens navn, billettype og arrangementets datoer. En billet bliver grå, når den er tjekket ind eller refunderet, så du med ét blik kan se, hvad der stadig er gyldigt.
Kan du ikke komme?
Under hver billet, du har betalt for og ikke brugt, beder Anmod om refusion arrangørerne om dine penge tilbage. Det er dem, der beslutter: billetten er gyldig, indtil de refunderer den, og du får besked uanset hvad. Hvis de afviser, beholder du billetten, og den er stadig gyldig. Når refusionen er gennemført, går pengene tilbage til det kort, du betalte med. Kun den, der betalte, kan anmode, så hvis en ven købte din billet, må du spørge vedkommende.
Billetter til venner og gæster
Køber du en billet til en ven, der har en Ludoya-konto, dukker den også op på vedkommendes egen arrangementsside.
Du kan også købe til en, der slet ikke er på Ludoya — angiv bare navnet. Deres billet kommer til dig, ikke til dem: din kvitterings-e-mail indeholder et separat link til hver billet i ordren, så videresend det rigtige, og de kan åbne deres QR-kode uden konto og uden at logge ind. Det betyder også, at du beholder hele ordren i din egen tegnebog, hvilket som regel er det, du vil, når du køber til en gruppe.
Reservationen ved betaling
At vælge billetter reserverer dem i 30 minutter, mens du betaler. Bliver du ikke færdig i tide, går pladserne til salg igen, så en anden kan få dem, frem for at arrangementet står halvt blokeret af forladte kurve.
Skulle en betaling alligevel gå igennem, efter vinduet er lukket, refunderer Ludoya den fuldt ud automatisk — du bliver aldrig opkrævet for en plads, du ikke fik.
Din kvittering
Efter betalingen får du en kvittering på e-mail med et sammendrag af din ordre og et link til hver enkelt billet.