Chaque événement a une Équipe : toutes les personnes qui participent à sa gestion, chacune dans son rôle. Ouvre-la depuis la console de l'événement, sous Personnes → Équipe, ou depuis l'étape Qui du formulaire de l'événement. Un stand de jeu montre ses bénévoles sur sa propre carte Équipe d'accueil.

Chacun accepte avant de rejoindre l'équipe : l'invitation attend dans ses notifications et sur la page de l'événement jusqu'à ce qu'il dise oui.

Les rôles

  • Coorganisateur — gère l'événement avec toi : le modifier, son programme, qui participe, son équipe. Une personne, ou un club dont les admins et les organisateurs agissent alors en son nom. Gratuit avec tous les plans.
  • Exposant (plan Club) — un éditeur ou un club qui tient son propre stand dans ton festival. Il ajoute ses stands et les gère, sans modifier ton événement. Seul un événement en tête de son programme accueille des exposants.
  • Bénévole — une personne derrière un accueil : elle enregistre l'arrivée des visiteurs et scanne leurs codes, installe les personnes sans réservation et la liste d'attente, et voit donc qui a réservé là. Une personne, jamais le compte d'un club. Un bénévole d'un festival tient l'accueil de tous les stands qu'il contient, sauf si tu le limites à certains.
  • Responsable de session — la personne que tu désignes comme Démonstrateur ou Maître de jeu sur une session. La désigner lui demande de la gérer ; dès qu'elle accepte, elle a sa liste et ses arrivées. Effacer le nom y met fin.

Les bénévoles et les responsables de session s'arrêtent à la fin de l'événement où ils aident (le soir du jour où il commence, s'il n'a pas d'heure de fin : l'Équipe te prévient, alors donne une fin à un salon), et ne voient plus aucun nom de visiteur ensuite. Les coorganisateurs et les exposants gardent le leur.

Ajouter quelqu'un

Ajouter à l'équipe demande quel rôle, puis qui ; pour un bénévole, aussi où il aide. La personne est prévenue et rejoint l'équipe dès qu'elle accepte, depuis ses notifications, la page de l'événement ou le lien. Retirer annule une invitation tant qu'elle attend, et Enlever demande confirmation avant de sortir quelqu'un de l'équipe.

Liens d'adhésion (plan Club)

Pour toute une équipe, Inviter avec un lien donne un lien et un code QR pour un rôle (pour les bénévoles, tu choisis d'abord où aide la personne qui rejoint par ce lien) : envoie-le la veille, ou montre le code à l'accueil le matin. Quiconque l'ouvre voit à quoi il sert, quand et où, se connecte ou crée un compte si besoin, et fait sa demande, avec un mot sur lui s'il le souhaite ; il peut la retirer pendant qu'il attend, et il est informé de ta réponse. Les demandes attendent en haut de l'Équipe, sous Demandes pour rejoindre, avec où la personne aiderait, quand elle a demandé, ce qu'elle a écrit et le club à toi dont elle fait partie :

  • Accepter ou Refuser chacune, ou Tout accepter pour une équipe qui demande en même temps ; Annuler revient sur une réponse
  • Une demande refusée reste sous Refusées, avec L'accepter quand même si c'était une erreur ; cette personne ne peut pas redemander par le lien
  • Nouveau lien remplace un lien qui est allé plus loin que prévu (l'ancien et son code imprimé cessent de fonctionner, donc il demande d'abord), Désactiver le lien y met fin, et il s'arrête de lui-même à la fin de l'événement

Quelqu'un qui attend près de l'accueil voit sa page l'indiquer dès que tu l'acceptes, avec Tenir l'accueil juste là.

Limiter un bénévole à une partie de l'événement (plan Club)

La ligne sous le nom d'un bénévole indique où il aide, et la toucher te permet de choisir :

  • Sur un stand de jeu, certaines tables : son accueil n'affiche que celles-là, et il ne peut ni enregistrer l'arrivée ni installer personne aux autres. Chercher quelqu'un, ou scanner un code, d'une autre table indique quand même de quelle table il s'agit et qui la tient. Quand chaque bénévole est limité à certaines tables, la carte indique les tables que personne ne tient.
  • Sur un festival, certains stands, l'entrée pour scanner les billets à la porte, ou les deux : quelqu'un à la porte le matin et à un stand l'après-midi. Avec l'entrée seule (Entrée uniquement), il n'a accès à rien à l'intérieur.

Toutes les tables (ou Tout l'événement) lui redonne tout, y compris ce que tu ajoutes plus tard. Le dernier endroit d'un bénévole ne peut pas être retiré autrement, si bien qu'un changement ne donne jamais à personne plus que ce que tu voulais. Une table que le stand n'a plus apparaît barrée, pour la retirer. Ajouter quelqu'un qui aide déjà ici, ailleurs, ajoute le nouvel endroit aux siens. Une personne qui tient un stand peut aussi aider, à l'entrée le matin ou au stand de quelqu'un d'autre : ajoute-la comme bénévole et elle reste sous Exposants, avec Aide aussi et ses endroits sous son nom ; touche cette ligne pour changer les endroits, ou Arrêter d'aider pour y mettre fin tout en lui laissant ses stands.

Partir et enlever quelqu'un

Enlever sort quelqu'un de l'équipe. Un coorganisateur quitte aussi, du même coup, les stands qu'il coorganise. S'il avait en plus un rôle propre dans un événement en dessous, Enlever le nomme et propose de l'en enlever aussi ; les événements qu'il a créés restent les siens. Toute personne de l'équipe peut partir d'elle-même : Quitter l'équipe (avec la même proposition dans l'Équipe), ou Quitter l'accueil sur l'accueil. Les personnes présentes dans l'équipe du fait d'un événement au-dessus apparaissent grisées, avec l'événement dont elles viennent, et se modifient là-bas. La personne qui a créé l'événement, et le club auquel il est rattaché, ne sont jamais enlevés.

Voir aussi