Pour les festivals et les conventions
Tout le festival, sur la plateforme où vos visiteurs jouent déjà
Les billets, le programme, les tables de démo, le tableau du tournoi et la file à l’entrée : un seul système, du premier billet en prévente jusqu’au trophée.
Ce qui a déjà tourné
La structure
Un seul événement, cent choses qui s’y passent
La convention est l’événement parent. Chaque session, démo, séance de dédicaces et tournoi annexe est un sous-événement avec ses places, ses horaires et ses inscriptions. Déplacez la journée parente, et les sous-événements suivent.
- Des sous-événements avec leur propre capacité. L’initiation à Azul se remplit sans toucher au billet d’entrée.
- Un programme sur lequel les visiteurs s’organisent. Tout, avec les horaires, dans leur poche, avant même d’arriver.
- Des créneaux co-organisés. Un éditeur ou un club peut animer son coin sous votre toit, correctement crédité.
L’entrée
La file avance à la vitesse d’un scan
Chaque billet est un QR. L’équipe scanne, le système signale les doublons et les billets déjà utilisés, et vous voyez la fréquentation monter en temps réel au lieu de compter des bracelets.
- Entrées et sorties. Sachez qui est dans le bâtiment maintenant, pas seulement qui est passé à un moment.
- Vérification d’identité là où il en faut. Une vérification facultative pour les billets nominatifs ou soumis à un âge minimum.
- La capacité sous contrôle. La jauge de sécurité est un chiffre ferme. La liste des invités, c’est vous qui décidez.
L’argent
Des billets par catégorie, de vrais remboursements, des versements automatiques
Prévente, pass week-end, formule famille, exposant : définissez les catégories, connectez Stripe, et arrêtez de rapprocher un tableur d’un relevé bancaire.
- Des ventes que vous suivez. Le nombre de billets et les recettes par type, en direct, dès le premier billet en prévente.
- Les remboursements depuis le panneau. Un clic, l’argent repart, la place est remise en vente.
- Les espèces ont leur place. Les ventes à l’entrée notées à la main arrivent dans la même liste de participants.
La différence
Une billetterie générique vend l’entrée. Ludoya fait tourner l’événement.
Une plateforme de billetterie s’arrête à la porte. Le programme, les tables de démo, le tableau du tournoi et les jeux eux-mêmes, c’est justement ce qui fait une convention de jeux de société.
Les tables de démo
L’espace démo : des places à des jeux, pas seulement du monde dans une salle
Des sessions qui tournent sur plusieurs créneaux. Un visiteur réserve sa place de 17 h à Heat comme il a réservé son entrée, et l’équipe de démo de l’éditeur voit sa journée organisée.
- Les créneaux se remplissent tout seuls. Places, listes d’attente et rappels, par table et par créneau.
- Les parties sont notées. Chaque démo devient une vraie partie dans l’historique des joueurs, et dans vos chiffres.
- Pensé aussi pour les boutiques. Le même mécanisme fait tourner une journée de démo en magasin.
- Un stand peut proposer toute une gamme. Plusieurs jeux sur une même table, chacun avec le temps qu’il lui faut, et les places vont à celui que les joueurs en attente veulent le plus.
La ludothèque
Une ludothèque de prêt sans autocollants ni cahier
Des centaines de boîtes, une file au comptoir, et des bénévoles qui changent toutes les quatre heures. Le prêt voyage sur le téléphone du visiteur, et le comptoir n’a plus qu’à scanner et à remettre la boîte.
Ils parcourent l’étagère depuis la salle
Toute la ludothèque, avec la recherche, ce qui est libre en ce moment et l’étagère où se trouve chaque jeu.
Ils réservent un jeu
Un code apparaît, valable cinq minutes. Il bloque l’exemplaire, pour que personne ne fasse la queue pour un jeu déjà parti.
Votre comptoir scanne
Un téléphone, un scan, la boîte est remise. Le prêt démarre avec une heure de retour, fixe ou calculée à partir du temps de partie du jeu.
Rendre, c’est le même geste
Un scan, la boîte retourne sur l’étagère, et ceux qui attendaient ce jeu sont prévenus qu’il est libre.
La compétition
Le tournoi tourne tout seul, vous remettez le trophée
Suisse, mixer, élimination simple et double : les appariements sont calculés, le classement est en direct sur chaque téléphone, et les départages sont fixés avant que quiconque puisse les contester.
- Un suisse à plusieurs par table. Trois, quatre joueurs ou plus par table : des jeux de société, pas des échecs.
- Le classement sur chaque téléphone. Plus personne ne s’entasse devant une feuille scotchée sur un pilier.
- Les phases peuvent être déléguées. Les qualifications menées par des clubs, la finale sur votre scène principale.
Bourse aux jeux
Un marché d’occasion avec une vraie caisse
Les visiteurs déposent les jeux auxquels ils ne jouent plus, votre équipe les vend, et chaque vendeur est payé à la fin. Ludoya tient les comptes, pour que la caisse tombe juste.
- Une boîte enregistrée en quelques secondes. Propriétaire, jeu, état, prix et numéro d’étiquette. Elle est en vente tout de suite.
- Une caisse qui survit au Wi-Fi de la salle. Les ventes attendent sur l’appareil quand le réseau tombe, et une boîte n’est jamais comptée deux fois.
- Le reversement par moyen de paiement. La recette répartie entre espèces et carte, votre commission, et la part de chaque propriétaire, en espèces ou en avoir.
- Ou laissez les visiteurs vendre eux-mêmes. Des annonces liées à l’événement, réservées en ligne et payées en main propre le jour même.
Le reste de la boîte à outils
Tout ce dont une salle pleine de monde a besoin
Sessions de test de prototypes
Les auteurs apportent leurs prototypes dans votre salle, et la rotation se planifie toute seule, ronde après ronde, avec les retours recueillis sur place.
Plans de salle interactifs
Les halls, les zones et les tables dessinés une fois, utilisés par chaque sous-événement.
Formulaires d’inscription sur mesure
Tailles de t-shirt, régimes alimentaires, autorisation parentale : demandés à l’inscription, exportés ensuite.
Export des participants
Toute la liste dans un fichier, pour la sécurité, l’assurance ou le traiteur.
Tombolas
Des tirages au sort parmi les participants, équitables et annoncés aussitôt.
Des annonces qui arrivent
Notifications, fil et Telegram : les changements de programme arrivent dans les poches, pas sur un panneau d’affichage.
API publique
Votre programme sur votre propre site, synchronisé depuis la même source.
Ça marche même au sous-sol
Un événement qu’un visiteur a ouvert reste sur son téléphone, programme, billets et QR compris, quand le réseau disparaît.
Chaque espace se fait trouver
Un espace famille ou un parcours jeu de rôle avec son propre programme apparaît dans Explorer comme un événement à part entière.
Travailler avec nous
Du premier appel à l’ouverture des portes
Décrivez-nous votre événement
Les dates, le nombre de visiteurs attendus, payant ou gratuit, avec ou sans tournois. Nous vous dirons honnêtement ce qui convient et ce qui ne convient pas.
Construisons l’événement ensemble
La structure, les catégories de billets, le plan de salle, les formulaires et le programme des sous-événements, mis en place avec quelqu’un qui l’a déjà fait.
Faites-le tourner en direct
L’équipe scanne aux entrées, les classements se mettent à jour tout seuls, et vous réglez les vrais problèmes, ceux qu’aucun logiciel ne peut voir.
Ce que ça coûte
La plateforme elle-même, c’est la formule Business : un abonnement, à un prix public, sur la page des tarifs. Ludoya Tickets ajoute de petits frais par billet, prélevés seulement sur les billets vraiment vendus. Un festival associatif gratuit ne paie donc aucuns frais de billetterie.
Pas de licence par participant, pas de facture de mise en place, et pas de commission sur les ventes en dehors des frais de billet.
Plus petit qu’une convention ? Une soirée jeux récurrente dans votre propre lieu, c’est la page des lieux. Une ligue de club, c’est la page des clubs.
Votre convention, sur des rails
Donnez-nous les dates et la taille. Nous répondons vite, et honnêtement si ce n’est pas fait pour vous.
Questions fréquentes
Peut-on organiser une bourse aux jeux ?
Oui. Activez le marché d’occasion de l’événement et choisissez son fonctionnement : les visiteurs vendent leurs jeux entre eux, ou votre équipe récupère les boîtes, les vend à une caisse et paie chaque vendeur à la fin, en espèces ou en avoir. Le marché tenu par l’organisateur fait partie de la formule Business.
Faut-il étiqueter chaque boîte de la ludothèque ?
Seulement si vous voulez une étagère sans surveillance. Avec un comptoir tenu, vous n’étiquetez rien : le visiteur montre un code sur son téléphone et votre bénévole le scanne au moment où la boîte change de mains. Les prêts ont une heure de retour, un visiteur ne peut garder qu’un certain nombre de jeux à la fois, et l’écran du comptoir liste ce qui est sorti, les retards en premier. Un téléphone déchargé n’est pas un obstacle non plus : l’équipe peut remettre un jeu et le reprendre directement depuis cet écran.
Pour quelle taille d’événement est-ce pertinent ?
D’un championnat de boutique de 30 personnes à un festival sur plusieurs halls. Le mécanisme est le même, vous activez les parties dont vous avez besoin. En dessous d’environ 30 participants, la formule Club suffit en général.
Combien ça coûte, concrètement ?
L’abonnement à la formule Business, au prix public affiché sur la page des tarifs, plus de petits frais par billet, seulement sur les billets vendus. Pas de licence par participant, pas de frais de mise en place, pas de commission en plus.
Les visiteurs peuvent-ils acheter un billet sans installer l’appli ?
Oui. Les pages de billetterie marchent dans n’importe quel navigateur, et le QR arrive par e-mail. L’appli est l’endroit où le programme et les réservations de démo brillent vraiment, mais elle n’est jamais exigée à l’entrée.
Que se passe-t-il si Internet tombe sur le lieu ?
Les téléphones de l’équipe d’accueil peuvent fonctionner chacun de leur côté : n’importe quelle connexion qui marche, données mobiles comprises, suffit à continuer de scanner. L’appli elle-même est conçue pour supporter un réseau capricieux.
Les exposants et les éditeurs peuvent-ils gérer leur propre espace ?
Oui. Les sous-événements peuvent être co-organisés : un éditeur anime sa table de démo sous son propre nom dans votre programme, avec sa propre équipe pour la gérer.
Nous avons déjà vendu nos billets ailleurs cette année. Peut-on quand même utiliser le reste ?
Oui. Importez ou inscrivez les participants, et utilisez le programme, l’entrée par QR, les tournois et les tables de démo sans Ludoya Tickets. Passez la billetterie chez nous quand votre contrat le permet.
À qui appartiennent les données des participants ?
À vous, pour les exporter, et elles sont protégées au-delà : les données personnelles des participants ne sont pas partagées avec les exposants ni avec des tiers. Les éditeurs voient la participation globale, jamais les identités.
Y a-t-il quelqu’un à appeler pendant l’événement ?
Les conventions ont une ligne directe avec nous, pas une file de tickets. Nous avons déjà vécu des week-ends d’événement aux côtés d’organisateurs, et nous planifions l’assistance autour de vos dates.