Lancez votre club en quatre étapes. Tout le reste est de l'approfondissement optionnel, sur lequel vous pourrez revenir.
Lancez votre club — 4 étapes
1. Créez un groupe
Allez dans Communautés et créez un Groupe. Définissez le nom, la description, l'avatar et le lieu. Pour la politique d'adhésion, Ouverte convient à la plupart des clubs — tout le monde peut rejoindre, et vous pourrez la restreindre plus tard.
2. Invitez vos joueurs
Depuis la page de votre groupe, générez un lien d'invitation partageable ou un code QR. Envoyez-le dans votre discussion de groupe, imprimez-le pour votre local, ou publiez-le partout où se trouvent vos joueurs. Quiconque appuie dessus peut rejoindre immédiatement (si le groupe est Ouvert) ou demander à rejoindre.
3. Créez un événement
Depuis votre groupe, créez un Événement. Définissez le titre, la date, l'heure et le lieu.
Un événement est un rassemblement. Il peut être autonome — juste une heure, un lieu et une liste de participants — ou il peut contenir des parties programmées (des tables d'inscription pour des titres précis) et, pour les organisations au niveau Club ou supérieur, des sous-événements (des parcours ou des salles distincts sous un même toit). Vous pouvez aussi créer des parties programmées directement dans votre groupe, sans événement parent : pratique quand vous voulez simplement trouver des joueurs pour un titre précis sans organiser toute une soirée autour.
4. Partagez-le
Depuis la page de l'événement, copiez le lien de l'événement ou récupérez le code QR. Partagez-le là où sont vos membres. Les membres peuvent aussi appuyer sur Ajouter au calendrier pour glisser votre soirée jeux dans leur propre calendrier, en téléchargement ou directement dans Google Calendar.
Voilà. Votre club existe, vos joueurs sont dedans, et vos soirées jeux se répètent automatiquement.
Une fois que votre club est lancé
Tout ce qui suit est facultatif. Revenez-y quand vous en avez besoin.
Développez vos événements
Événements récurrents (niveau Player) — paramétrez votre événement pour qu'il se répète chaque semaine, toutes les deux semaines, ou à l'intervalle de semaines de votre choix, les jours de la semaine que vous souhaitez. Les occurrences futures sont générées automatiquement et les membres confirment leur présence à des séances individuelles. Vous pouvez également faire en sorte que les nouvelles occurrences soient créées comme brouillons, afin d'avoir un dernier aperçu avant que chacune ne soit mise en ligne.
Ajoutez des parties programmées pour offrir à vos membres une programmation structurée. Chaque partie programmée a son propre jeu, créneau horaire, nombre de places et liste d'attente, et les places peuvent être marquées comme Démonstrateur (quelqu'un qui enseignera le jeu) ou Maître de jeu — l'un ou l'autre, pas les deux. Les membres parcourent la programmation et s'inscrivent à des tables précises, en indiquant leur propre niveau d'expérience au moment de s'inscrire.
Jeux lors de l'événement — une liste partagée de ce qu'il y a dans la salle. Toute personne présente peut indiquer qu'elle apportera un titre, et en tant qu'organisateur, vous pouvez ajouter en lot directement depuis la collection de votre groupe plutôt qu'un jeu à la fois. Chaque exemplaire est marqué libre pour jouer ou propriétaire présent, et vous pouvez signaler comme officiels ceux que votre club fournit. Les participants parcourent la programmation en réagissant de À jouer absolument jusqu'à Je passe, et vous voyez la demande agrégée — la manière la plus rapide de décider quelles tables valent la peine d'être programmées.
Stands de jeu — pour les soirées à tables ouvertes où vous ne voulez pas planifier de programmation. Proposez des tables sur différents créneaux horaires, laissez les membres indiquer quand ils sont disponibles, et Ludoya forme des parties à mesure que les disponibilités se recoupent — automatiquement, ou sous forme de suggestions que vous approuvez d'une simple pression. Gratuit pour tout groupe.
Capacité — limitez votre événement et définissez un minimum pour que la page affiche Il en faut 3 de plus jusqu'à ce que la soirée soit viable. Notez qu'un événement complet affiche simplement Complet et le bouton Rejoindre cesse de fonctionner ; il n'y a pas de file d'attente à laquelle se joindre, alors réservez vous-même des emplacements pour toute personne à qui vous souhaitez faire une place.
Une exception utile à connaître : si quelqu'un s'inscrit alors qu'il reste encore des places mais amène plus d'accompagnants qu'il ne vous en reste, les personnes supplémentaires vont sur une liste d'attente au lieu d'être refusées, et Ludoya les avertit du nombre avant la confirmation.
Gérez votre communauté
Rôles — vous commencez en tant qu’Administrateur. Faites passer des membres au rôle d’Organisateur pour aider à gérer le groupe, ou laissez-les comme Membre. Ajoutez autant d’Organisateurs que nécessaire. Tout Administrateur peut modifier le rôle de n’importe quel autre Membre, y compris celui d’autres Administrateurs.
Autorisations personnalisables — pour chaque action (publier, organiser des événements, programmer des parties, enregistrer des parties, inviter des personnes, voir la liste des membres), choisissez le public minimal : Tout le monde, Membres, Organisateurs ou Administrateurs.
Exceptions par membre — au-delà des rôles, vous pouvez autoriser ou interdire à une personne spécifique d’organiser des événements et de programmer des parties, et marquer quelqu’un comme toujours en mode provisoire afin que ses réponses soient enregistrées comme provisoires.
Épinglez une publication — gardez une annonce, les règles de la maison ou le prochain grand événement en haut du profil de votre groupe. Épingler une autre publication remplace la précédente, afin que la mise en avant corresponde toujours à ce qui compte maintenant.
Découvrez votre communauté
Collection du groupe — consultez tous les jeux détenus par tous les membres dans une vue unique et recherchable. Idéal pour répondre instantanément à "Quelqu'un possède ceci ?".
Statistiques — total de parties et d'heures, un tableau des jeux les plus joués avec, pour chaque titre, le nombre de parties, le temps, la durée moyenne et les taux de victoire, ainsi qu'un classement des meilleurs joueurs qui classe les membres par parties, heures ou victoires. Filtrez par période pour voir ce que votre club apprécie vraiment, puis planifiez de futurs événements en fonction de cela.
Replay du groupe — un récapitulatif animé de l'année (ou du mois) de votre communauté que vous pouvez partager avec les membres. Les événements individuels ont aussi leur propre Replay, ce qui constitue une belle conclusion après une convention ou une grande journée de jeux.
Faites la promotion de vos événements
Exportations d’images et codes QR — créez des visuels partageables de vos événements, des statistiques de groupe ou des listes de jeux. Publiez sur Discord, Instagram, ou imprimez-les pour votre établissement.
Exportations de calendrier — les membres ajoutent vos événements à leurs calendriers personnels en un seul geste, sous forme de fichier iCalendar ou de lien Google Calendar.
Portée organique — lorsque les membres confirment leur présence, l’événement apparaît dans les flux de leurs abonnés, diffusant le message naturellement.
Widgets intégrables — placez la collection de votre groupe, ses parties, ou ses prochains événements directement sur votre propre site Web ou forum. La collection dispose d’un bouton Créer une insertion Web qui génère l’extrait de code pour vous ; consultez Intégrations pour les adresses des parties et des événements.
Organisez des tournois
Depuis la page de votre groupe, choisissez Organiser un tournoi (niveau Club — nécessite un compte d’organisation). Choisissez un format — suisse, mixte ou élimination simple/double — et Ludoya génère les appariements de chaque ronde, maintient le classement en direct avec départages, et dessine le tableau au fur et à mesure que les matchs se concluent.
Chaque appariement devient une partie programmée que vos joueurs enregistrent comme n’importe quelle autre, et les exempts avancent automatiquement. Idéal pour les soirées de ligue, les championnats de boutique et les tableaux à élimination directe.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Listes de vérification du jour de l'événement
Avant l'événement : Créez l'événement et ajoutez des parties programmées. Invitez les organisateurs. Épinglez les annonces. Partagez le lien de l'événement, le code QR et l'export du calendrier. Consultez la liste Jeux à l'événement et les envies regroupées pour décider quels jeux mettre en avant.
Pendant l'événement : Demandez aux organisateurs de lancer des sessions en direct au fur et à mesure que les parties commencent. Scannez les codes QR des participants à l'entrée si vous êtes au niveau Business. Répondez aux questions dans le flux social de l'événement. Mettez à jour les scores du tournoi au fur et à mesure des résultats.
Après l'événement : Passez en revue les résumés de parties et les statistiques du groupe. Remerciez les participants dans le flux. Préparez le prochain événement en vous appuyant sur ce qui a fonctionné.