Organisez des événements soignés, développez votre communauté et comprenez vos clients — le tout depuis une seule plateforme.
Lancez votre établissement — 4 étapes
1. Créez une organisation
Votre établissement a besoin de son propre compte — une organisation — pour que l'équipe puisse agir au nom du lieu sans passer par le profil personnel de quelqu'un, et pour qu'il puisse détenir un plan premium. Créez un nouveau compte et, à l'étape "Quel type de compte ?" de l'inscription, choisissez Boutique (ou Festival, si cela vous correspond mieux) plutôt que Joueur. Vous avez déjà un groupe ? Vous pourrez lui donner un identifiant plus tard sans rien perdre.
2. Renseignez votre lieu
Définissez le nom, la description et l'avatar de votre établissement dans Configuration de l'organisation, puis ajoutez votre adresse comme Lieu dans Paramètres → Lieux — c'est ce qui vous place sur la carte pour que les joueurs vous trouvent. Pendant que vous y êtes, renseignez vos horaires d'ouverture : ils apparaissent sur votre profil, vous avertissent si vous programmez un événement en dehors de ceux-ci, et permettent aux joueurs de filtrer les communautés par Ouvre à — une date et une heure, pour que quelqu'un qui prépare samedi soir prochain vous trouve, et pas seulement quelqu'un qui cherche à l'instant.
3. Créez votre premier événement
Depuis la page de votre organisation, créez un Événement. Définissez le titre, la date, l'heure, et votre établissement comme lieu. Un événement peut être autonome (simple présence), ou contenir des parties programmées (des tables d'inscription pour des titres précis) et, au niveau Club, des sous-événements (des parcours distincts sous un même toit).
4. Partagez-le
Publiez l'événement et partagez le lien ou le code QR — mettez-le sur votre site, affichez-le au comptoir, ou envoyez-le à vos habitués. Les membres peuvent aussi l'exporter vers leur calendrier personnel.
Voilà votre établissement sur Ludoya. Tout ce qui suit ajoute de la profondeur opérationnelle, au fur et à mesure de vos besoins.
Une fois que votre établissement est opérationnel
Emplacements nommés
Définissez des emplacements nommés pour votre lieu — tables individuelles, salles ou zones de jeu. Lorsque vous organisez un événement, les sous-événements et les parties programmées revendiquent chacun un emplacement afin que les participants sachent toujours où aller et que deux activités ne se disputent jamais la même table. Les emplacements nommés sont gratuits pour tous les comptes d'organisation.
Plans de salle interactifs (niveau Business)
Téléversez une image du plan de salle de votre lieu et faites glisser chaque emplacement sur la carte — les participants voient une disposition de votre espace déplaçable et zoomable. Sans plan de salle, les emplacements fonctionnent comme de simples libellés ("Table 3", "Arrière-salle"). La carte visuelle en vaut la peine dans les établissements plus grands où la navigation compte vraiment.
Événements structurés
Parties programmées — ajoutez une programmation à votre événement avec des créneaux horaires, des nombres de places et des listes d'attente. Une place peut être marquée comme Démonstrateur (quelqu'un qui expliquera le jeu) ou Maître de jeu. Chaque personne indique son propre niveau d'expérience lors de l'inscription, pour que vous voyiez d'un coup d'œil si une table est pleine de nouveaux venus ou de vétérans.
Jeux lors de l'événement — une liste partagée de ce qu'il y a dans la salle. Tout participant peut ajouter un titre depuis le catalogue et, en tant qu'organisateur, vous pouvez en ajouter en lot directement depuis la collection de votre lieu plutôt qu'un par un. Marquez chaque exemplaire Accès libre ou propriétaire présent, et signalez comme officielles celles que vous fournissez. Les participants réagissent à la sélection, de "À jouer absolument" jusqu'à "Je passe", afin que vous puissiez évaluer la demande avant de décider quelles tables programmer.
Événements récurrents (niveau Player) — programmez des soirées jeux de société qui se répètent automatiquement chaque semaine ou toutes les quelques semaines, les jours de semaine que vous choisissez. Les membres voient la série complète et confirment leur présence à des séances individuelles.
Sous-événements (niveau Club) — organisez des événements à plusieurs pistes avec des plannings, des capacités et des listes d'inscription distincts, sous un événement parent unique.
Stands de jeu — proposez des tables sur des créneaux horaires et laissez Ludoya former des parties à mesure que les disponibilités des joueurs se recoupent. Idéal pour les soirées à tables ouvertes et les zones de démonstration : les visiteurs sans réservation indiquent quand ils sont libres, et vous lancez des parties quand suffisamment de joueurs sont regroupés — automatiquement ou d'un simple appui.
Bibliothèque de jeux
La collection de votre organisation est distincte des collections personnelles. Référencez chaque jeu sur vos étagères — les clients qui consultent votre page Ludoya peuvent voir ce qui est disponible avant de vous rendre visite. Indiquez où se trouve chaque exemplaire avec Emplacement d'inventaire (Étagère B, Réserve) afin que l'équipe puisse réellement le retrouver. Si vous vendez des jeux, publiez-les sur la Place de marché pour toucher le public de Ludoya.
Étiquettes QR sur chaque boîte (niveau Business) — imprimez une étiquette QR pour chaque exemplaire depuis le menu ⋮ de votre collection et collez-en une sur chaque jeu. Les clients à vos événements scannent une boîte pour l'apporter à leur table et la rescannent pour la rendre — chaque prêt est suivi, sans intervention du personnel. Votre équipe scanne les étiquettes par lots pour définir des emplacements d'inventaire ou enregistrer une pile de jeux à l'événement de ce soir.
Faites la promotion de votre lieu
Intégration avec Telegram (niveau Club) — publie automatiquement des annonces d’événements sur le canal Telegram de votre lieu lorsque vous publiez.
Widgets intégrables — intégrez votre calendrier d’événements, votre collection de jeux ou l’activité de vos parties sur votre site web. Ils récupèrent des données en temps réel depuis Ludoya.
Codes QR — imprimez-en un au comptoir pour que les personnes de passage puissent rejoindre votre groupe instantanément.
Exportations d’images — visuels partageables pour les réseaux sociaux : programmations d’événements, jeux les plus joués, statistiques mensuelles.
Soirées de tournois (Niveau Club)
Depuis la page de votre groupe, choisissez Organiser un tournoi — organisez-le en système suisse, mixte, ou en élimination simple/double. Ludoya génère les appariements et le tableau et maintient un classement en direct que vous pouvez afficher sur un écran dans votre établissement ; vous pouvez ensuite partager le classement final dans votre flux.
Tirages au sort de lots (Niveau Club)
Organisez des tirages au sort de lots lors de vos événements — ajoutez vos lots et tirez les gagnants avec une révélation animée en direct que tout le monde peut regarder. Parfait pour les tirages en boutique et les tables de lots en convention.
Vérification d’entrée par QR (niveau Business)
Les participants montrent un code QR depuis la page de l’événement. Scannez-le à l’entrée et Ludoya confirme qu’ils sont sur la liste et les enregistre, de sorte que la présence est enregistrée au fur et à mesure des arrivées. Activez d’abord sur l’événement Vérifier la présence avec un code QR et assurez-vous que la personne à l’entrée dispose de l’application mobile Ludoya — le scan nécessite l’appareil photo, auquel l’application web ne peut pas accéder. Marquez ensuite toute personne qui ne s’est jamais présentée avec Marquer comme absent.
Formulaires de présence personnalisés (gratuits, jusqu'à cinq questions ; illimitées avec Club)
Ajoutez des questions à votre événement auxquelles les participants répondront lorsqu’ils répondent (RSVP) — besoins alimentaires, niveau d’expérience, consentements marketing, préférences de jeu. Les réponses sont visibles dans le panneau de gestion de l’événement et exportables en CSV.
Export des données des participants (gratuit dans tous les plans)
Téléchargez des listes de réponses RSVP, des enregistrements de présence et des réponses aux formulaires au format CSV pour l’analyse post-événement, les suivis par e‑mail ou les rapports destinés à la gestion du lieu.
Listes de contrôle pour le jour de l'événement
Configuration (une fois): Créez votre organisation. Définissez des emplacements pour votre lieu. Joignez éventuellement une image du plan de salle (Business). Cataloguez votre collection de jeux. Connectez Telegram. Intégrez le widget d'événement sur votre site web.
Avant chaque événement: Créez l'événement, affectez des emplacements aux sous-événements et aux parties programmées, ajoutez des questions au formulaire, publiez. Telegram annonce automatiquement. Partagez le lien et le code QR.
Pendant l'événement: Scannez les codes QR à l'entrée (Business). Les organisateurs lancent des sessions en direct à chaque table. Mettez à jour les scores du tournoi en temps réel. L'Assistant de jeu avec IA aide les joueurs avec les règles.
Après l'événement: Exportez les données de présence. Passez en revue les résumés de parties et les statistiques. Publiez les temps forts sur votre flux. Planifiez le prochain événement.