Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
이름이 지정된 자리(조직)
귀하의 장소 내에 이름이 지정된 자리를 정의하고, 해당 자리에 이벤트와 예정된 게임 세션을 할당하세요.
장소와 자리
장소(귀하의 장소이거나 조직이 사용하는 모든 물리적 공간)에는 내부의 실제 구역에 대응하는 이름이 지정된 자리를 포함할 수 있습니다:
- 카페라면 각 테이블마다 자리를 둘 수 있습니다 ("테이블 1", "테이블 2", "창가 부스")
- 컨벤션 홀이라면 방으로 나눌 수 있습니다 ("메인 홀", "RPG 룸", "데모 구역")
- 여러 층으로 이루어진 장소라면 층별로 자리를 표시할 수 있습니다 ("위층 — 테이블 A", "아래층 — 뒷방")
자리 설정하기
- 조직 설정으로 이동하여 구성할 장소를 선택하세요
- 해당 장소에서 사용할 자리를 생성하고 이름을 지정하세요(예: "테이블 1", "뒷방", "메인 홀")
이벤트에서 자리 사용하기
해당 장소의 모든 이벤트는 자리를 지정할 수 있으며 — 한 개뿐 아니라 여러 개를 동시에 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 클럽 나이트가 뒷방과 앞쪽 테이블 두 개를 사용한다면 세 자리 모두를 선택합니다.
일반적인 동작 방식:
- 장소 전체를 사용하는 이벤트(컨벤션, 장소 전체를 차지하는 클럽 나이트 등)는 대개 자리를 전혀 지정하지 않고 장소만 지정합니다. 괜찮습니다 — 자리는 선택 사항입니다.
- 하위 이벤트는 해당 트랙이 사용하는 방이나 구역을 선택하여 참가자가 어디로 가야 하는지 알 수 있게 합니다: "초급 트랙 → 메인 홀", "고급 트랙 → 뒷방".
- 예정된 게임 세션은 플레이할 테이블을 선택합니다.
알아둘 만한 규칙 한 가지: 상위 이벤트가 자리를 지정하면, 하위 항목에서는 자리 선택기가 표시되지 않습니다 — 상위 이벤트의 선택이 이미 모든 진행 위치를 설명하기 때문입니다. 각 하위 이벤트와 테이블이 스스로 자리를 지정하도록 하려면 상위 이벤트에는 자리를 지정하지 마세요.
그렇게 하면 참가자는 자신의 트랙이나 테이블 위치를 정확히 확인할 수 있고, 동시에 진행되는 두 항목이 동일한 테이블을 중복 지정하는 일도 방지됩니다.
대화형 행사장 평면도 (Business 등급)
이름이 지정된 자리 위에 시각적 지도 레이어를 추가하세요. 평면도 이미지를 업로드하고 각 자리를 그 위에 배치하면 — 참가자들은 모든 테이블, 방, 또는 플레이 구역이 표시된 이동 및 확대/축소가 가능한 지도에서 행사장을 탐색할 수 있습니다.
평면도 설정
- 조직의 장소 설정에서 이미 자리가 있는 장소에 대해 평면도를 활성화하세요
- 평면도 이미지(사진, 다이어그램 또는 건축 도면)를 업로드하세요
- 임의의 자리를 클릭해 이미지의 올바른 영역으로 끌어다 놓으세요
평면도가 없어도 자리는 여전히 단순한 텍스트 레이블("테이블 3에 있습니다")로 작동합니다. 시각적 평면도는 길찾기가 중요한 대형 행사장에서 진가를 발휘합니다.
다음에 적합
- 여러 방이나 구역이 있는 대형 행사장
- 수십 개의 테이블이 있는 컨벤션
- 단골들이 자신이 좋아하는 자리를 고르고 싶어 하는 보드게임 카페
- "내 보드게임이 어디 있나요?"라는 질문이 흔한 모든 행사장
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
참석 가능 시간 히트맵 (Club 등급)
이벤트별 히트맵으로, 참석자들이 실제로 이벤트 동안 언제 현장에 있을지를 보여 주어, 주최자가 대부분의 사람들이 있는 시간대를 중심으로 예정된 게임 세션을 계획할 수 있게 합니다.
참석자가 기여하는 방법
이벤트에 참여할 때, 각 참석자는 이벤트 자체 일정 내에서 자신이 참석할 시간대를 표시합니다. 금요일 저녁부터 일요일까지 진행되는 주말 컨벤션이라면, 어떤 참석자는 "금요일 18:00–22:00 및 토요일 종일"이라고 표시할 수 있고, 다른 사람은 토요일 오후에만 올 수 있을지도 모릅니다. RSVP 버튼의 드롭다운 메뉴에서 이 개인 참석 일정을 언제든지 수정할 수 있습니다.
표시 내용
- 주나 월 단위가 아닌, 이벤트 자체 일정을 따라 배치된 시각적 밀도 막대
- 대부분의 참석자가 있을 시간대의 피크
- 참석자가 적은 시간대의 저점
- 참석자들이 자신의 가능 시간을 조정하면 실시간으로 업데이트
주최자가 활용하는 방법
- 이벤트의 참석자 목록을 엽니다
- 일정 보기를 탭합니다
- 가장 많은 사람이 있을 시간대를 파악하기 위해 참석 가능 개요 밀도 막대를 확인합니다
- 가장 큰 관객이 참석할 수 있도록, 가장 중요한 예정된 게임 세션, 강연 또는 토너먼트를 그 피크 시간대에 배치하세요
- 그 아래의 개별 일정에서는 각 참석자를 이름과 함께 슬롯별 막대로 보여 줍니다 — 무거운 보드게임의 시연자나 사전에 조율된 테이블의 플레이어처럼 특정 인원을 맞춰야 할 때 유용합니다
열람 권한
두 섹션은 동일한 대화 상자에 함께 표시됩니다: 집계 밀도 막대와 이름이 표시된 개별 일정입니다. 호스트 그룹이 Club 플랜을 사용하는 이벤트에서는, 참석자 목록을 열 수 있는 사람이라면 누구나 이를 볼 수 있습니다 — 주최자만이 아닙니다.
참석자들이 표시한 시간이 이름과 함께 다른 참석자들에게 보인다는 점을 미리 알려 주세요. 특정 이벤트에서 이것이 원치 않는 경우, 개인 일정을 작성하도록 요청하지 마세요.