Groepen zijn communityruimtes waar speelgroepen, clubs, verenigingen en vrienden contact kunnen leggen, evenementen organiseren en hun spelcollecties delen. Elke groep heeft een eigen feed, ledenlijst en gedeelde spelgegevens — zo wordt het eenvoudig om spelavonden te plannen en te ontdekken wat iedereen bezit.
Een groep aanmaken
Om er een te starten, tik op de knop + en kies Nieuwe groep. Het dialoogvenster dat opent heet Nieuwe community en biedt drie routes: maak een zelfstandige community die je vanaf je eigen account beheert, zet dit account om in een organisatie, of log uit en maak er een apart account voor aan. De zelfstandige optie is de eenvoudigste standaard — deze heeft geen eigen inlog en je kunt deze later zonder iets te verliezen promoveren tot een volledige organisatie.
Je stelt in:
- Naam: Hoe je je groep noemt (bijv., "Board Game Nerds of Brooklyn")
- Beschrijving: Een korte beschrijving waar de groep over gaat
- Zichtbaarheid: Kies wie de groep kan vinden en eraan kan deelnemen
- Openbaar: Iedereen kan bekijken en deelnemen — berichten plaatsen, evenementen organiseren, speelsessies registreren
- Semi-privé: Iedereen kan de groep vinden en doorbladeren, maar alleen leden kunnen deelnemen
- Privé: Verborgen voor niet-leden; alleen leden kunnen bekijken of deelnemen
- Toelatingsbeleid: Hoe mensen lid worden
- Open: Iedereen kan meteen lid worden
- Op aanvraag: Mensen doen een aanvraag; jij keurt goed of wijst af
- Alleen op uitnodiging: Je stuurt uitnodigingen naar specifieke personen
Zodra de groep is aangemaakt, ben jij de eerste Beheerder met volledige controle. Je kunt op elk moment andere leden promoveren tot beheerder — een groep kan zoveel beheerders hebben als nodig, en ze hebben allemaal hetzelfde bevoegdheidsniveau.
Rollen & Machtigingen
Elk lid heeft een rol die bepaalt wat ze kunnen doen. Beheerders kunnen de machtigingen voor elke actie aanpassen:
- Beheerder: Volledige controle. Kan groepsinstellingen bewerken, leden beheren, rollen promoveren of degraderen, machtigingen configureren en de groep verwijderen. Een groep kan meerdere beheerders hebben, allemaal met gelijke bevoegdheid — er is geen enkele "eigenaar" boven hen.
- Organisator: Kan evenementen organiseren, speelsessies registreren en inhoud modereren. Geschikt voor evenementcoördinatoren en actieve bijdragers.
- Lid: Basisrechten — kan meestal berichten plaatsen en speelsessies registreren. Wat leden daadwerkelijk kunnen doen, hangt af van de machtigingen per rol die de beheerders hebben ingesteld.
Aanpasbare machtigingen
In plaats van vast te leggen wat elke rol mag doen, stellen beheerders een minimale doelgroep per actie in. Elk hiervan kan Iedereen, Leden, Organisatoren of Beheerders zijn:
- Wie kan berichten in de groep plaatsen
- Wie kan evenementen organiseren
- Wie kan geplande sessies plannen
- Wie kan speelsessies registreren
- Wie kan gebruikers uitnodigen
- Wie kan de ledenlijst zien
Uitzonderingen per lid
Soms heeft iemand een uitzondering nodig. Open een willekeurig lid vanuit de ledenlijst en je kunt de groepsstandaard alleen voor die persoon overschrijven — toestaan of weigeren evenementen te organiseren en geplande sessies te plannen, ongeacht hun rol. Er is ook een schakelaar altijd voorlopig voor leden van wie de aanwezigheid vaak onzeker is, zodat hun RSVP's als voorlopig worden geregistreerd.
Leden beheren
Lid worden & goedkeuring
Als je groep Aanvraag of Alleen op uitnodiging gebruikt, zie je openstaande aanvragen in het beheerpaneel van je groep. Keur ze goed of wijs ze af. Voor groepen met Alleen op uitnodiging kun je een uitnodigingslink of QR-code delen, of gebruikers op naam zoeken om ze direct uit te nodigen.
Rollen wijzigen
Tik op een lid om Lid beheren te openen; kies vervolgens diens Rol: Lid (kan bekijken en deelnemen), Organisator (kan ook helpen de groep te beheren) of Beheerder (volledige controle, inclusief leden en instellingen). Elke beheerder kan de rol van elk ander lid wijzigen, inclusief iemand promoveren tot beheerder of een medebeheerder degraderen.
De uitzonderingen per lid die hierboven zijn beschreven vind je in hetzelfde dialoogvenster, onder Uitzonderingen.
Leden verwijderen
Tik op een lid en kies Verwijderen in het dialoogvenster Lid beheren. Ludoya vraagt je dit eerst te bevestigen en zodra je dat doet, verliest die persoon onmiddellijk toegang tot de groep.
Uitnodigingslinks & QR-codes
Genereer een deelbare link of QR-code om vrienden uit te nodigen — ideaal voor posters, flyers of de toonbank van je lokale winkel.
Goed om te weten: iedereen die via de link of QR-code lid wordt, wordt automatisch geaccepteerd, zelfs als je groep normaal gesproken mensen laat aanvragen om lid te worden. De link is de uitnodiging, dus deel hem alleen waar je het goed vindt dat iedereen zo kan binnenlopen.
Groepsfuncties
Officiële evenementen
Organiseer evenementen rechtstreeks binnen je groep. Iedereen in de groep ziet ze in de evenementenfeed van de groep. Evenementen kunnen gekoppeld worden aan een zaal of locatie, en leden kunnen hun aanwezigheid bevestigen om de opkomst te plannen.
Zie Evenementen voor details over het plannen en beheren van evenementen.
Groepscollectie
Bekijk alle spellen die groepsleden bezitten op één plek—perfect om te plannen wat je hierna gaat spelen of om verborgen pareltjes te ontdekken waarvan je niet wist dat iemand ze had.
De Groepscollectie toont:
- Elk spel dat iemand in de groep bezit
- Wie het bezit (zodat je het kunt lenen of speelsessies kunt coördineren)
- Aantal eigenaren tegenover aantal gespeelde speelsessies
Gebruik dit om vragen te beantwoorden zoals "Heeft iemand Catan?" of "Welke nieuwe spellen zouden we kunnen spelen?"
Speloverzichten
Bekijk geaggregeerde speelsessiegegevens binnen de groep—meest gespeelde spellen, gemiddelde scores, speelfrequentie. Ideaal om de spelvoorkeuren van de groep te begrijpen.
Vastgemaakte berichten
Beheerders kunnen één bericht bovenaan het groepsprofiel vastmaken — een aankondiging, de huisregels of het volgende grote evenement. Het vastmaken van een ander bericht vervangt het vorige, zodat er altijd precies één vastgemaakt bericht is dat wijst op wat nu het belangrijkst is.
Groepsfeed
Een gerichte activiteitenfeed die alleen berichten, speelsessies en evenementen uit je groep toont. Gescheiden van de globale en regionale feeds, zodat gesprekken georganiseerd blijven.
Groepen ontdekken
Ga naar Verkennen → Gemeenschappen en zoek op naam, of blader gewoon door wat er bij jou in de buurt is. Sorteer de resultaten op:
- Relevantie — de standaardmix van nabijheid en activiteit
- Afstand — eerst de dichtstbijzijnde
- Leden — eerst de grootste gemeenschappen
- Alfabetisch — gewoon van A tot Z
Je kunt ook filteren op groepstype (club, winkel, uitgever, festival), op of je lid bent, op minimale grootte en op wat nu open is — of schakel over naar de kaart en doorzoek een specifieke buurt.
Groepprofiel
Elke groep heeft een openbaar profiel dat het volgende toont:
- Beschrijving en ledental
- Aankomende evenementen
- Recente berichten en speelsessies
- Hoogtepunten uit de collectie
- Knop Lid worden (of status Aanvraag/Uitnodiging)
Insluitbare widgets
Als beheerder kun je HTML-fragmenten genereren om op je groep's externe website in te sluiten (zie Integraties):
- Widget voor evenementen: Toont aankomende evenementen
- Widget voor spellen: Toont de collectie van de groep
- Widget voor speelsessies: Recente speelsessie-activiteit
Deel de activiteit van je groep's buiten Ludoya—ideaal voor clubwebsites.
Omzetten naar een organisatie
Een groep is al een account — die heeft een gebruikersnaam, een profiel en een eigen collectie. Geef de groep wanneer je wilt een e-mailadres en een wachtwoord, dan wordt deze een volwaardige organisatie: medewerkers kunnen er rechtstreeks als dat account inloggen, en deze kan een premiumabonnement hebben voor toernooien, kaartverkoop en plattegronden. Er gaat niets verloren bij de wijziging en je kunt het zo lang zo laten als je wilt.
Zie Organisaties om meer te leren over het conversieproces en wat je ermee krijgt.
Zie ook:
- Organisaties — accounts speciaal voor clubs en winkels
- Evenementen — het organiseren en deelnemen aan speelsessies
- Sociaal en activiteitenfeeds — activiteitsstromen en ontdekking
- Collectie — het bijhouden van spellen die je bezit
- Statistieken — gegevens van speelsessies en trends