Ludoya Tickets laat groepen met het plan Business betaalde toegang tot evenementen volledig binnen Ludoya verkopen — geen extern kaartverkoopplatform en geen doorverwijzing voor de koper. Deze pagina behandelt het koppelen van Stripe, het definiëren van tickettypen, het bijhouden van verkopen en terugbetalingen, en het inchecken van deelnemers als organisator, plus het kopen, reserveren en gebruiken van tickets als deelnemer.
Stripe koppelen (Business-plan)
Voordat je tickets kunt verkopen, heeft je groep een gekoppeld Stripe-account nodig.
Instellen
- Open de console van je club en ga naar Abonnement en uitbetalen
- Klik op Stripe koppelen
- Ludoya opent een Stripe-account voor de club en brengt je naar Stripe's eigen instellingspagina's
- Vul daar de gegevens van de club in (bedrijfsgegevens, bankgegevens, identiteitsverificatie)
- Keer terug naar Ludoya — je statusbadge wordt automatisch bijgewerkt
Een Stripe-account op naam van de club
Het account is van de club zelf: het heeft een eigen Stripe-dashboard, waar je betalingen en uitbetalingen ziet en geschillen afhandelt. Zet het op naam van de club of vereniging, want het is de club die verkoopt. Gebruik je Stripe al, log dan in met hetzelfde e-mailadres en je vindt het account van de club naast het account dat je al hebt; het is een nieuw account, dus betalingen en klanten van je andere account blijven daar.
Verbindingsstatus
- Niet verbonden — nog geen Stripe-account gekoppeld
- Onboarding gestart — je bent met de Stripe-configuratie begonnen maar hebt hem niet afgerond; Ga verder met de configuratie pakt hem weer op
- Documenten nodig — Stripe heeft meer verificatie nodig voordat het betalingen kan accepteren
- Gereed — je kunt nu Ludoya Tickets aanbieden bij je evenementen
Hoe het geld werkt
Je bent de merchant of record voor elke verkoop — de koper betaalt rechtstreeks je Stripe-account, dus belastingen/btw, geschillen, terugboekingen en uitbetalingen zijn allemaal voor jouw rekening en worden beheerd in je eigen Stripe-dashboard.
De koper betaalt precies de ticketprijs die jij vaststelt. Er wordt bij het afrekenen niets toegevoegd. De 3%‑vergoeding van Ludoya wordt van dat bedrag afgetrokken voordat het jou bereikt, en Stripe's eigen verwerkingskosten worden zoals gebruikelijk ingehouden — dus bij een ticket van €10 gaat €0,30 naar Ludoya en de rest komt op je rekening terecht, min de commissie van Stripe. Als je die kosten wilt dekken, verwerk ze dan in de prijs.
Tickettypes instellen
Zodra je account Klaar is, kunnen de beheerders van de club Ludoya Tickets kiezen als aanwezigheidsmodus van het evenement bij het aanmaken of bewerken van een evenement — het vervangt de RSVP-knop door Tickets kopen voor bezoekers. Bij een evenement met tickets wordt elke plek gekocht: bezoekers nemen iemand mee door een ticket voor die persoon te kopen (Meer tickets kopen), en alleen de organisatoren van het evenement voegen mensen handmatig toe, voor vrijwilligers of gratis toegang. Zolang het evenement geen tickettype heeft, lezen deelnemers Tickets zijn nog niet te koop, en biedt de evenementpagina je Tickettypes toevoegen aan.
Een tickettype definiëren
- Tik in de evenementeditor, met Ludoya Tickets als aanwezigheidsmodus, op Tickettypes bewerken
- Klik op Tickettype toevoegen
- Vul een naam en beschrijving in
- Stel een prijs en de valuta van je evenement in — alle tickettypes van hetzelfde evenement delen één valuta, omdat een aankoop één betaling is
- Stel het beschikbare aantal in (mag het deelnemerslimiet van je evenement niet overschrijden) en een maximum per persoon: het begint bij 10 zodat kopers ook tickets voor vrienden kunnen halen; zet het op 1 waar iedereen alleen een eigen plek mag hebben, zoals bij een toernooi
- Kies de zichtbaarheid: Openbaar, Alleen groepsleden, of Toegangscode (alleen wie de code invoert kan het zien en kopen)
- Stel eventueel een ledenprijs in: wat leden van de club betalen als hun contributie in orde is. Die kan niet hoger zijn dan de ticketprijs
- Opslaan — herhaal voor zoveel tickettypes als je nodig hebt (bijv. "Algemeen", "VIP", "Kinderen")
Prijzen wijzigen
De prijs van een tickettype wijzigen raakt al verkochte tickets niet — kopers houden de prijs die ze bij het afrekenen betaalden. Ludoya regelt dit automatisch achter de schermen.
Kopieën en terugkerende evenementen
Tickettypes gaan automatisch mee als je een evenement kopieert of een terugkerende reeks opzet, zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft te definiëren.
Over alle evenementen heen telt Abonnement en uitbetalen in de console op wat de club heeft ontvangen, met Verkoop per evenement en de verkochte tickets.
Verkoop en het bijhouden van verkopen
Het verkooppaneel
De organisatie ziet op de evenementpagina een kaart Ticketverkoop, met:
- Verkocht, resterend en omzet per tickettype
- De volledige bestellijst — koper, aantal tickets, namen van deelnemers en status
- De uitbetalingsstatus van je verbonden account
Terugbetalingen uitvoeren
- Open Ticketverkoop op de evenementpagina en zoek de bestelling of het ticket dat je wilt terugbetalen
- Klik op Terugbetalen bij een enkel ticket of bij de hele bestelling
- Bevestig — het exacte terug te betalen bedrag wordt getoond voordat je bevestigt
- Het ticket wordt als ongeldig gemarkeerd zodra Stripe de terugbetaling bevestigt (meestal binnen enkele ogenblikken, niet direct)
Terugbetalingen vinden volledig plaats in Ludoya — je hoeft Stripe nooit te openen voor een routinematige terugbetaling. Geschillen en terugboekingen, als die zich voordoen, worden afgehandeld in je Stripe-dashboard.
Als een koper om terugbetaling vraagt
Kopers kunnen vanuit hun ticketwallet een terugbetaling aanvragen. Je krijgt een melding en een e-mail, en in Ticketverkoop komt de bestelling bovenaan te staan, al geopend, met het ticket gemarkeerd als Terugbetaling aangevraagd:
- Terugbetalen zoals altijd: de koper hoort het zodra Stripe het bevestigt
- Of Afwijzen: de koper hoort het, houdt het ticket en kan voor dat ticket niet opnieuw een terugbetaling aanvragen
Een aanvraag maakt de plek niet vrij. Het ticket blijft geldig tot je het terugbetaalt, dus aan de deur verandert niets tot je beslist. Bedenk je je, dan kun je een afgewezen ticket later alsnog terugbetalen.
Terugbetalingen en kosten
Wanneer je een terugbetaling uitvoert, krijgt de koper de ticketprijs terug en worden de servicekosten van 3% van Ludoya aan jou terugbetaald — bij een gedeeltelijke terugbetaling wordt het evenredige deel van die kosten teruggestort. Alleen de verwerkingskosten van Stripe zelf worden niet terugbetaald, volgens het standaardbeleid van Stripe.
Te late betalingen op een verlopen betaalreservering worden automatisch en volledig terugbetaald, zonder dat je iets hoeft te doen. Zie De betaalreservering hieronder voor hoe die termijn werkt.
Een evenement met tickets annuleren
Een evenement annuleren betaalt niemand automatisch terug — het verkooppaneel blijft na de annulering werken, juist zodat je kopers op jouw manier kunt terugbetalen. Annuleer je een evenement met verkochte tickets, open dan Ticketverkoop en betaal de bestellingen (los of allemaal) zelf terug. Je kunt ook geen evenement verwijderen zolang het actieve of betaalde bestellingen heeft — betaal eerst elk ticket terug.
Deelnemers inchecken
Evenementen met tickets gebruiken dezelfde QR-scanner als de reguliere QR-toegangsverificatie, uitgebreid zodat het per ticket werkt:
- Open bij de ingang de QR-scanner van het evenement
- Scan de QR-code op het ticket van de deelnemer
- Ludoya toont hun naam, het tickettype en hoeveel tickets uit hun bestelling al zijn ingecheckt (bijv. "2 van 3 ingecheckt")
- Tik op Inchecken om te bevestigen — zowel het ticket als de status Aanwezig van de deelnemer worden gemarkeerd
Geannuleerde of onbetaalde tickets worden afgewezen met een duidelijke reden op het scherm van de scanner. Elk ticket in een groep wordt onafhankelijk ingecheckt, zodat een groep samen kan aankomen of zich zonder problemen kan opsplitsen.
Tickets kopen
Tickets aanschaffen
- Open de pagina van het evenement en tik op Tickets kopen (heb je er al een? Meer tickets kopen)
- Kies een aantal voor elk tickettype dat je wilt. Als een type beperkt hoeveel één persoon er mag hebben, staat dat in het venster en telt het de tickets mee die je al hebt. Het veld toegangscode verschijnt alleen als de organisator een type achter een code verbergt
- Wijs elk ticket toe bij Voor wie zijn deze tickets?: zoek de Ludoya-account van een vriend(in) of typ een naam om een gast toe te voegen. Koop je één ticket voor jezelf, dan wordt deze stap overgeslagen
- Geen account? Vul je naam en e‑mail in voor een snelle registratie voordat je betaalt
- Betaal met je kaart, direct in het dialoogvenster — geen omleiding naar een andere site
- Je tickets verschijnen binnen enkele seconden in je wallet
Je ticketwallet
Al je tickets voor een evenement — die van jezelf plus eventuele tickets die je voor vrienden hebt gekocht — verschijnen samen als een stapel QR-codes, elk gelabeld met de naam van de deelnemer, het tickettype en de data van het evenement. Een ticket wordt grijs zodra het is ingecheckt of terugbetaald, zodat je in één oogopslag ziet wat nog geldig is.
Kun je niet komen?
Onder elk ticket dat je hebt betaald en nog niet hebt gebruikt, vraag je met Terugbetaling aanvragen de organisatie om je geld terug. Zij beslissen: het ticket blijft geldig tot ze het terugbetalen, en je hoort het hoe dan ook. Wijzen ze het af, dan houd je het ticket en blijft het geldig. Zodra een terugbetaling rond is, gaat het geld terug naar de kaart waarmee je hebt betaald. Alleen wie heeft betaald kan het aanvragen, dus als een vriend(in) je ticket heeft gekocht, vraag het hun.
Tickets voor vrienden en gasten
Als je een ticket koopt voor een vriend(in) met een Ludoya-account, verschijnt het ook op hun eigen pagina van het evenement.
Je kunt ook kopen voor iemand die helemaal niet op Ludoya zit — geef gewoon hun naam op. Hun ticket komt naar jou, niet naar hen: je ontvangstmail bevat een aparte link voor elk ticket in de bestelling, dus stuur de juiste door en zij kunnen hun QR-code openen zonder account of inloggen. Dat betekent ook dat je de hele bestelling in je eigen wallet houdt, wat meestal is wat je wilt wanneer je voor een groep koopt.
De reservering tijdens het afrekenen
Als je tickets selecteert, worden ze gedurende 30 minuten voor je gereserveerd terwijl je betaalt. Als je niet op tijd klaar bent, gaan de plaatsen weer in de verkoop, zodat iemand anders ze kan krijgen in plaats van dat het evenement half geblokkeerd blijft door achtergelaten winkelmandjes.
Als een betaling toch wordt afgerond nadat dat tijdvenster is verstreken, stort Ludoya die automatisch volledig terug — je betaalt nooit voor een plek die je niet hebt gekregen.
Je ontvangstbewijs
Na betaling ontvang je per e-mail een ontvangstbewijs met een samenvatting van je bestelling en een link naar elk afzonderlijk ticket.