Professionella verktyg för arrangörer som kör evenemang i stor skala — QR-entrékontroll i dörren, interaktiva lokalplaner, egna anmälningsformulär, export av deltagardata och tillgänglighetsanalys. Egna anmälningsformulär (upp till fem frågor; obegränsat med Club) och export av deltagardata är gratis i alla planer; resten finns i premiumnivåerna Club och Business.
QR-entrékontroll (nivå Business)
Checka in folk i dörren genom att skanna en QR-kod. Ludoya bekräftar att de står på listan och markerar dem som närvarande, så att din närvarolista bygger sig själv medan folk anländer — inget klippblock, ingen efterhandsavstämning.
Att skanna samma kod igen gör ingen skada: appen säger "Redan incheckad" i stället för att räkna personen två gånger.
Två saker att ställa in innan dörrarna öppnar:
- Slå på QR-närvaro för evenemanget. Det är avstängt som standard — aktivera Verifiera närvaro med QR-kod i evenemangets inställningar. Alternativet finns bara på evenemang som en grupp står värd för, inte på personliga.
- Ha mobilappen på enheten i dörren. Skanningen använder kameran, som webbappen inte kommer åt. Deltagarna behöver inte appen — deras QR-kod visas fint i en webbläsare.
Den som inte dök upp kan fortfarande markeras med Markera som ej närvarande i deltagarlistan efteråt.
Så fungerar det
- Deltagarna öppnar evenemangssidan i Ludoya-appen och trycker på anmälningsknappen
- Anmälningsknappen fäller ut en meny med val för att ändra sin anmälan, lämna evenemanget, redigera sitt eget närvaroschema och visa sin QR-kod när den efterfrågas
- Den unika QR-koden genereras vid behov i appen när deltagaren väljer "Visa QR" — inga mejl, ingen utskrift, inga förutfärdade koder att hålla reda på
- I dörren skannar du koden — Ludoya stämmer av den mot anmälningslistan och visar om personen får komma in
QR-koder
- Varje deltagares kod är unik för just det evenemanget och genereras vid behov i appen
- Visas direkt från anmälningsknappens meny på evenemangssidan
- Skanningen går på ett ögonblick — fungerar med vilken telefonkamera som helst
Fördelar
- Snabba, friktionsfria dörrkontroller utan klippblock eller papperslistor
- Omedelbar kontroll av anmälan — får den här personen komma in eller inte?
- Inga förutfärdade koder att tappa bort, skicka vidare eller skriva ut på nytt
- Hindrar oanmälda från att slinka in
Namngivna platser (organisationer)
Definiera namngivna platser inne i din lokal och tilldela evenemang och schemalagda spelomgångar till dem.
Platser och namngivna platser
Platser (din lokal, eller vilken fysisk plats som helst som organisationen använder) kan innehålla namngivna platser som motsvarar de verkliga områdena inuti dem:
- Ett kafé kan ha en plats för varje bord ("Bord 1", "Bord 2", "Fönsterbåset")
- En konventhall kan delas upp i rum ("Stora salen", "Rollspelsrummet", "Demoytan")
- En lokal på flera våningar kan namnge platser efter våning ("Övervåningen — Bord A", "Nedervåningen — Bakre rummet")
Att ställa in namngivna platser
- Gå till inställningarna för din organisation och välj den plats du vill konfigurera
- Skapa och namnge de namngivna platserna för den platsen (t.ex. "Bord 1", "Bakre rummet", "Stora salen")
Att använda namngivna platser i evenemang
Varje evenemang på den platsen kan göra anspråk på namngivna platser — och det kan ta flera på en gång, inte bara en. En klubbkväll som lägger beslag på bakre rummet och två bord längst fram väljer alla tre.
Så brukar det gå till:
- Ett evenemang för hela lokalen (ett konvent, en klubbkväll som tar över stället) hoppar ofta över namngivna platser helt och ligger bara på platsen. Det är helt i sin ordning — namngivna platser är valfria.
- Underevenemang väljer de rum eller ytor som deras spår upptar, så att deltagarna vet vart de ska gå: "Nybörjarspåret → Stora salen", "Avancerade spåret → Bakre rummet".
- Schemalagda spelomgångar väljer bordet de spelas på.
En regel värd att känna till: när ett överordnat evenemang väl gjort anspråk på namngivna platser slutar dess underevenemang erbjuda väljaren — det överordnade valet beskriver redan var allt äger rum. Lämna det överordnade utan namngivna platser om du vill att varje underevenemang och bord ska nåla fast sig självt.
Deltagarna ser då exakt var deras spår eller bord ligger, och två saker som pågår samtidigt kan inte hamna på samma bord.
Interaktiva planritningar över lokalen (nivå Business)
Lägg ett visuellt kartlager ovanpå dina namngivna platser. Ladda upp en bild på planritningen och placera varje plats på den — deltagarna utforskar din lokal på en karta som går att panorera och zooma, med varje bord, rum eller spelyta utmärkt.
Att ställa in en planritning
- Slå på planritningen i din organisations platsinställningar för en plats som redan har namngivna platser
- Ladda upp en bild på planritningen (ett foto, en skiss eller en arkitektritning)
- Klicka på en plats för att dra den till rätt område på bilden
Utan en planritning fungerar namngivna platser fortfarande som vanliga textetiketter ("du sitter vid Bord 3"). Den visuella planritningen kommer till sin rätt i större lokaler där det är svårt att hitta.
Passar bäst för
- Stora lokaler med flera rum eller zoner
- Konvent med dussintals bord
- Spelkaféer där stammisarna vill välja sin favoritplats
- Varje lokal där "Var ligger mitt spel?" är en vanlig fråga
Egna närvaroformulär (gratis i alla planer — upp till fem frågor, obegränsat med Club)
Ställ frågor till deltagarna när de anmäler sig — samla in det du behöver för att köra ett bättre evenemang, utan att lämna Ludoya för en extern formulärbyggare.
Att skapa egna frågor
- Öppna evenemangets inställningar och välj avsnittet Formulär
- Lägg till dina frågor och dra dem i den ordning du vill ha (eller duplicera en du redan ställt in)
- Markera valfri fråga som Obligatoriskt
- Spara — frågorna dyker upp när folk anmäler sig
Observera att evenemanget måste tillhöra en grupp, och att lägga till ett formulär stänger av anonyma gäster: ställer du frågor behöver Ludoya veta vem som svarar.
Frågetyper
- Kort svar — en rad fritext
- Långt svar — ett längre skrivet svar
- Enkelt val — välj ett alternativ ur en lista
- Flera val — välj så många som stämmer
- Linjär skala — betygsätt på en skala, med etiketter i vardera änden
- Flervalsmatris — flera frågor som delar en uppsättning svar, i rader och kolumner
- Personuppgifter — fråga efter E-post, Telefonnummer, Födelsedatum eller Kön, ordentligt validerat i stället för insamlat som fritext
Exempel på frågor:
- "Har du några kostrestriktioner?"
- "Hur van är du vid tunga eurospel?"
- "Behöver du skjuts?"
- "Första gången du kommer?"
Fråga per gäst
Varje fråga med kort svar, val eller personuppgifter kan markeras Fråga per gäst. Den besvaras då separat för varje extra person en deltagare tar med — både reserverade vänner och namngivna gäster — där deltagaren fyller i åt dem, och de obligatoriska blockerar bokningen tills de är ifyllda. Så samlar du in fyra uppsättningar kostbehov från en person som bokar ett bord för fyra.
Deltagarens upplevelse
Folk svarar allteftersom de anmäler sig, och obligatoriska frågor måste fyllas i innan de kan bekräfta. Svaren sparas tillsammans med anmälan, syns i deltagarhanteringen och exporteras tillsammans med deltagarlistan.
Användningsfall
- Evenemang med mat — kostbehov och allergier
- Nybörjarkvällar — känn av erfarenheten för att balansera borden
- Företagsevenemang — samla in avdelning eller team
- Temakvällar — önskemål om utklädnad, lagindelning
Export av deltagardata (gratis i alla planer)
Ladda ner anmälningslistor, närvaromarkeringar efter evenemanget och formulärsvar som CSV.
Vad du kan exportera
En rad per deltagare, med de här kolumnerna:
- name och username
- attendance — deras anmälningsstatus
- guests — hur många anonyma gäster de tar med
- en kolumn per fråga i ditt egna anmälningsformulär, med deras svar
Två saker värda att veta om du bygger ett kalkylark runt det här:
- En fråga får bara en kolumn om minst en person besvarat den. Kolumnerna kommer från de svar som faktiskt givits, inte från formulärets definition, så en valfri fråga som ingen fyllt i dyker helt enkelt inte upp — och en kolumn kan komma och gå mellan exporter allteftersom svaren kommer in.
- Svar med flera val hamnar i en och samma cell, åtskilda av ett
|, så att "Vegetarian|Inga nötter" är ett enda fält snarare än två kolumner.
Incheckningar och markeringar för uteblivna finns inte med i exporten — CSV-filen speglar vem som anmälde sig och vad de berättade för dig, inte vem som gick in genom dörren.
Användningsfall
- Analys efter evenemanget (närvaromönster, populära spel, demografi)
- Uppföljning via mejl eller spårning av lojalitetsprogram
- Rapportering till lokalens ledning eller till evenemangets sponsorer
- Planering av framtida evenemang utifrån tidigare närvarodata
Värmekarta över tillgänglighet (nivå Club)
En värmekarta per evenemang som visar när deltagarna faktiskt kommer att vara på plats under evenemanget, så att arrangörer kan planera schemalagda spelomgångar kring de tider då flest är där.
Så bidrar deltagarna
När de går med i ett evenemang markerar varje deltagare vilka tidsluckor i evenemangets eget schema de kommer att vara där. För en helgkonvent som går från fredag kväll till söndag kan en deltagare säga "fredag 18:00–22:00 och lördag hela dagen", medan en annan bara kan komma på lördag eftermiddag. Anmälningsknappens meny låter dem redigera det här personliga närvaroschemat när som helst.
Vad den visar
- En visuell täthetsremsa utlagd längs evenemangets eget schema (inte veckor eller månader)
- Toppar där flest deltagare kommer att vara på plats
- Dalar där få deltagare kan komma
- Uppdateras direkt när deltagarna justerar sin tillgänglighet
Så använder arrangörer den
- Öppna evenemangets deltagarlista
- Tryck på Visa scheman
- Läs täthetsremsan Översikt över tillgänglighet för att hitta de luckor där flest är på plats
- Lägg dina viktigaste schemalagda spelomgångar, föredrag eller turneringar i de topparna så att största möjliga publik kan delta
- Under den listar Individuella scheman varje deltagare vid namn med egna staplar lucka för lucka — användbart när du behöver få ihop bestämda personer, som en demonstratör till ett tungt spel eller spelarna till ett förbokat bord
Vem ser vad
Båda avsnitten dyker upp tillsammans i samma dialogruta: den samlade remsan och de namngivna individuella schemana. På ett evenemang vars värdgrupp har Club-planen kan alla som kan öppna deltagarlistan se dem — inte bara arrangörer.
Berätta det för dina deltagare, eftersom tiderna de markerar syns för resten av evenemanget med namn. Är det inte vad du vill för ett visst evenemang, be då inte folk fylla i något personligt schema.