Anordna proffsiga evenemang, väx din gemenskap och förstå dina kunder — allt från en och samma plattform.
Få igång din lokal — 4 steg
1. Skapa en organisation
Din lokal vill ha ett eget konto — en organisation — så att personalen kan agera som lokalen utan att gå via någons personliga profil, och så att den kan ha ett premiumabonnemang. Registrera ett nytt konto och välj i introduktionssteget "Vilken typ av konto?" alternativet Butik (eller Festival, om det passar dig bättre) i stället för Spelare. Har du redan en grupp? Du kan ge den en inloggning senare utan att förlora något.
2. Ställ in din plats
Ange din lokals namn, beskrivning och avatar i Inställningar för organisation, och lägg sedan till din adress som en Plats under Inställningar → Platser — det är det som sätter dig på kartan så att spelare kan hitta dig. När du ändå håller på, fyll i dina Öppettider: de visas på din profil, varnar dig om du lägger ett evenemang utanför dem, och låter spelare filtrera gemenskaper på Öppet vid — ett datum och ett klockslag, så att någon som planerar nästa lördagskväll hittar dig, inte bara någon som letar just nu.
3. Skapa ditt första evenemang
Från din organisationssida skapar du ett Evenemang. Ange titel, datum, tid och din lokal som platsen. Ett evenemang kan vara fristående (endast närvaro), eller så kan det rymma schemalagda spelomgångar (anmälningsbord för specifika titlar) och, på nivån Club, underevenemang (separata spår under samma tak).
4. Dela det
Publicera evenemanget och dela länken eller QR-koden — lägg upp den på din webbplats, sätt upp den vid disken eller skicka den till dina stammisar. Medlemmar kan också exportera det till sina personliga kalendrar.
Det är din lokal på Ludoya. Allt nedan lägger till operativ fördjupning i den takt du behöver den.
När din lokal är igång
Namngivna platser
Definiera namngivna platser för din plats — enskilda bord, rum eller spelytor. När du kör ett evenemang gör underevenemang och schemalagda spelomgångar anspråk på var sin plats, så att deltagarna alltid vet vart de ska gå och två aktiviteter aldrig slåss om samma bord. Namngivna platser är gratis för alla organisationskonton.
Interaktiva planritningar (nivå Business)
Ladda upp en bild på planritningen för din plats och dra varje plats till kartan — deltagarna ser en planlösning över ditt utrymme som går att panorera och zooma. Utan en planritning fungerar platserna som vanliga etiketter ("Bord 3", "Bakre rummet"). Den visuella kartan är värd besväret i större lokaler där det faktiskt är svårt att hitta.
Strukturerade evenemang
Schemalagda spelomgångar — lägg till ett program i ditt evenemang med tidsluckor, antal platser och väntelistor. En plats kan flaggas som Demonstratör (någon som lär ut spelet) eller Spelledare. Varje person anger sin egen erfarenhetsnivå när de anmäler sig, så att du med en blick ser om ett bord är fullt av nybörjare eller veteraner.
Spel på evenemanget — en gemensam lista över vad som finns i rummet. Alla som deltar kan lägga till en titel ur katalogen, och som arrangör kan du masslägga till direkt ur din lokals samling i stället för ett i taget. Markera varje exemplar Gratis att spela eller ägaren närvarande, och flagga dem du står för som Officiell. Deltagarna reagerar på programmet, från "Måste spela" ner till "Avstår", så att du ser efterfrågan innan du bestämmer vilka bord som ska schemaläggas.
Återkommande evenemang (nivå Player) — sätt upp brädspelskvällar som upprepas automatiskt varje vecka eller varannan, på de veckodagar du väljer. Medlemmarna ser hela serien och anmäler sig till enskilda tillfällen.
Underevenemang (nivå Club) — kör evenemang med flera spår, med egna scheman, kapaciteter och anmälningslistor under ett överordnat evenemang.
Spelbås — erbjud bord över flera tidsluckor och låt Ludoya sätta ihop spelomgångar allteftersom spelarnas tillgänglighet överlappar. Perfekt för kvällar med öppna bord och för demoytor: den som kommer in markerar när den är ledig, och du drar igång spelomgångar när tillräckligt många spelare samlats — automatiskt eller med ett tryck.
Spelbibliotek
Din organisations samling är skild från personliga samlingar. Katalogisera varje spel i dina hyllor — kunder som bläddrar på din Ludoya-sida ser vad som finns innan de besöker dig. Notera var varje exemplar bor med Plats i inventariet ("Hylla B", "Bakre rummet") så att personalen faktiskt hittar det. Säljer du spel kan du lägga upp dem på Marknadsplats för att nå Ludoyas publik.
QR-etiketter på varje ask (nivå Business) — skriv ut en QR-etikett för varje exemplar från din samlings ⋮-meny och klistra en på varje spel. Kunder på dina evenemang skannar en ask för att ta med den till sitt bord och skannar igen för att lämna tillbaka den — varje lån spårat, ingen personal inblandad. Din personal skannar etiketter i klump för att sätta platser i inventariet eller registrera en hög med spel till kvällens evenemang.
Marknadsför din lokal
Telegram-integration (nivå Club) — publicera automatiskt evenemangsannonseringar i din lokals Telegram-kanal när du publicerar.
Inbäddningsbara widgetar — bädda in din evenemangskalender, spelsamling eller spelaktivitet på din webbplats. Hämtar levande data från Ludoya.
QR-koder — skriv ut en till disken så att den som kommer in kan gå med i din grupp direkt.
Bildexporter — delbara bilder för sociala medier: evenemangsprogram, mest spelade spel, månadsstatistik.
Turneringskvällar (nivå Club)
Välj Organisera turnering från din gruppsida — kör den som schweiziskt system, mixad eller enkel/dubbel utslagning. Ludoya genererar lottningen och slutspelsträdet och håller en levande topplista som du kan sätta upp på en skärm i lokalen, och sedan dela slutställningen i ditt flöde.
Prisutlottningar (nivå Club)
Kör utlottningar på dina evenemang — lägg till dina priser och dra vinnare med en levande animerad avslöjning som alla kan titta på. Perfekt för utlottningar i butiken och prisbord på konvent.
QR-verifiering vid entrén (nivå Business)
Deltagarna visar en QR-kod från evenemangssidan. Skanna den i dörren så bekräftar Ludoya att de står på listan och checkar in dem, så att närvaron registreras medan folk anländer. Aktivera först Verifiera närvaro med QR-kod på evenemanget, och se till att den som står i dörren har Ludoyas mobilapp — skanningen behöver kameran, som webbappen inte kommer åt. Markera efteråt den som aldrig dök upp med Markera som ej närvarande.
Egna närvaroformulär (gratis, upp till fem frågor; obegränsat med Club)
Lägg till frågor i ditt evenemang som deltagarna svarar på när de anmäler sig — kostbehov, erfarenhetsnivå, samtycke till marknadsföring, spelönskemål. Svaren syns i evenemangets hanteringspanel och kan exporteras som CSV.
Export av deltagardata (gratis i alla planer)
Ladda ner anmälningslistor, närvaromarkeringar och formulärsvar som CSV för analys efter evenemanget, uppföljning via mejl eller rapportering till lokalens ledning.
Checklistor för evenemangsdagen
Konfiguration (en gång): Skapa din organisation. Definiera ställen på din plats. Valfritt: bifoga en bild av planritningen (Business). Katalogisera din spelsamling. Anslut Telegram. Bädda in evenemangswidgeten på din webbplats.
Före varje evenemang: Skapa evenemanget, tilldela ställen till underevenemang och schemalagda spelomgångar, lägg till formulärfrågor, publicera. Telegram tillkännager automatiskt. Dela länken och QR-koden.
Under evenemanget: Skanna QR-koder vid dörren (Business). Arrangörerna startar livesessioner vid varje bord. Uppdatera turneringspoäng i realtid. Den AI-spelassistent hjälper spelare med reglerna.
Efter evenemanget: Exportera närvarodata. Granska sammanfattningar av spelomgångar och statistik. Publicera höjdpunkter i ditt flöde. Planera nästa evenemang.