Få igång din klubb i fyra steg. Allt annat är valfri fördjupning som du kan återkomma till.
Få igång din klubb — 4 steg
1. Skapa en grupp
Gå till Gemenskaper och skapa en Grupp. Ange namn, beskrivning, avatar och plats. För policyn för att gå med fungerar Öppen för de flesta klubbar — vem som helst kan gå med, och du kan skärpa den senare.
2. Bjud in dina medlemmar
Från din gruppsida, generera en delningsbar inbjudningslänk eller QR-kod. Skicka den till er gruppchatt, skriv ut den för er lokal eller publicera den där dina medlemmar är. Vem som än trycker på den kan gå med direkt (om gruppen är Öppen) eller begära att få gå med.
3. Skapa ett evenemang
Från din grupp, skapa ett Evenemang. Ange titel, datum, tid och plats.
Ett evenemang är en sammankomst. Det kan vara fristående — bara en tid, en plats och en deltagarlista — eller så kan det rymma schemalagda spelomgångar (anmälan till specifika titlar) och, för organisationer på nivån Club eller högre, underevenemang (separata spår eller rum under samma tak). Du kan också skapa schemalagda spelomgångar direkt i din grupp utan ett huvudevenemang, vilket är praktiskt när du bara vill hitta spelare för en specifik titel utan att ordna en hel kväll kring det.
4. Dela
Från evenemangssidan, kopiera evenemangslänken eller hämta QR-koden. Dela den där dina medlemmar finns. Medlemmar kan också trycka Exportera till kalender för att synka er spelkväll till sin personliga kalender med automatiska uppdateringar.
Klart. Din klubb finns, dina medlemmar är med och era spelkvällar upprepas automatiskt.
När din klubb är igång
Allt nedan är valfritt. Återvänd till det när du behöver det.
Bygg ut dina evenemang
Återkommande evenemang (nivå Player) — ställ in ditt evenemang på att upprepas varje vecka, varannan vecka eller med hur många veckors mellanrum du vill, på de veckodagar du väljer. Kommande tillfällen skapas automatiskt och medlemmarna anmäler sig till enskilda tillfällen. Du kan också låta nya tillfällen skapas som utkast, så att du får en sista titt innan vart och ett går live.
Lägg till schemalagda spelomgångar för att ge dina medlemmar ett strukturerat program. Varje schemalagd spelomgång har sitt eget spel, sin tidslucka, sitt antal platser och sin väntelista, och platser kan märkas som Demonstratör (någon som lär ut spelet) eller Spelledare — det ena eller det andra, inte båda. Medlemmarna bläddrar i programmet och anmäler sig till bestämda bord, och anger sin egen erfarenhetsnivå när de går med.
Spel på evenemanget — en gemensam lista över vad som finns i rummet. Alla som deltar kan säga att de tar med en titel, och som arrangör kan du masslägga till direkt ur din grupps samling i stället för ett spel i taget. Varje exemplar märks Gratis att spela eller ägaren närvarande, och du kan flagga dem din klubb står för som Officiell. Deltagarna swipar genom programmet och reagerar från "Måste spela" ner till "Avstår", och du ser efterfrågan sammanräknad — det snabbaste sättet att avgöra vilka bord som är värda att schemalägga.
Spelbås — för kvällar med öppna bord där du inte vill planera något program alls. Erbjud bord över flera tidsluckor, låt medlemmarna kryssa i när de är lediga, och Ludoya sätter ihop spelomgångar allteftersom tillgängligheten överlappar — automatiskt, eller som förslag du godkänner med ett tryck. Gratis för alla grupper.
Kapacitet — sätt ett tak för ditt evenemang, och ett minimum så att sidan visar "3 till behövs" tills kvällen går ihop. Observera att ett fullt evenemang helt enkelt står som Full och att gå-med-knappen slutar fungera; det finns ingen kö att ställa sig i, så reservera själv platser åt den du vill klämma in.
Ett undantag är värt att känna till: går någon med medan det fortfarande finns platser men tar med fler sällskap än du har kvar, hamnar de överskjutande på en väntelista i stället för att nekas, och Ludoya varnar dem om hur många innan de bekräftar.
Sköt din gemenskap
Roller — du börjar som Administratör. Befordra medlemmar till Arrangör för att hjälpa till att driva gruppen, eller behåll dem som Medlem. Lägg till så många arrangörer du behöver. Vilken administratör som helst kan ändra vilken annan medlems roll som helst, även andra administratörers.
Anpassningsbara behörigheter — för varje handling (att lägga upp inlägg, stå värd för evenemang, schemalägga spelomgångar, logga spelomgångar, bjuda in folk, se medlemslistan) väljer du minsta möjliga publik: Alla, Medlemmar, Organisatörer eller Administratörer.
Undantag per medlem — utöver rollerna kan du tillåta eller neka en enskild person att stå värd för evenemang och schemalägga spelomgångar, och märka någon som alltid tentativ så att deras anmälningar räknas som preliminära.
Fäst ett inlägg — håll en annonsering, husreglerna eller nästa stora evenemang högst upp på din gruppprofil. Fäster du ett annat ersätter det det förra, så att det alltid pekar på det som betyder något nu.
Lär känna din gemenskap
Gruppsamling — se alla spel som alla medlemmar äger i en sökbar vy. Utmärkt för att direkt besvara "Är det någon som äger det här?"
Statistik — totalt antal spelomgångar och timmar, en tabell över mest spelade spel med antal spelomgångar, tid, snittlängd och vinstandel per titel, samt en topplista som rangordnar medlemmar efter spelomgångar, timmar eller vinster. Filtrera på period för att se vad din klubb faktiskt gillar, och planera sedan kommande evenemang efter det.
Gruppens Replay — en animerad återblick på din gemenskaps år (eller månad) som du kan dela med medlemmarna. Enskilda evenemang får också en egen Replay, vilket blir en fin avslutning efter ett konvent eller en stor speldag.
Marknadsför dina evenemang
Bildexporter och QR-koder — skapa delbara bilder av dina evenemang, gruppstatistik eller spelutbud. Lägg upp på Discord, Instagram, eller skriv ut till din lokal.
Kalenderexporter — medlemmar lägger till dina evenemang i sina egna kalendrar med ett tryck, som en iCalendar-fil eller en Google Calendar-länk.
Organisk räckvidd — när medlemmar tackar ja dyker evenemanget upp i deras följares flöden och sprider ordet av sig självt.
Inbäddningsbara widgetar — lägg din grupps samling, spelomgångar eller kommande evenemang direkt på din egen webbplats eller ditt forum. Samlingen har en Skapa webbinbäddning-knapp som skriver snutten åt dig; se Integrationer för adresserna till spelomgångar och evenemang.
Kör turneringar
Välj Organisera turnering från din gruppsida (nivå Club — kräver ett organisationskonto). Välj ett format — schweiziskt, mixat eller enkel/dubbel utslagning — och Ludoya genererar varje rundas lottning, håller levande ställningar med särskiljningsregler och ritar upp slutspelsträdet allteftersom matcherna avgörs.
Varje lottad match blir en schemalagd spelomgång som dina spelare rapporterar precis som vilken annan som helst, och friplatser går vidare automatiskt. Utmärkt för ligakvällar, butiksmästerskap och utslagsträd i lika hög grad.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Checklistor för evenemangsdagen
Före evenemanget: Skapa evenemanget och lägg till schemalagda spelomgångar. Bjud in arrangörer. Fäst meddelanden. Dela evenemangslänken, QR-koden och kalenderexporten. Kontrollera listan Spel på evenemanget och de sammanställda önskningarna för att planera vilka spel som ska lyftas fram.
Under evenemanget: Låt arrangörerna starta livesessioner när spelen börjar. Skanna deltagarnas' QR-koder vid dörren om du är' på Business-nivån. Besvara frågor i evenemangets sociala tråd. Uppdatera turneringspoängen allteftersom resultaten kommer in.
Efter evenemanget: Gå igenom sammanfattningar av spelomgångar och gruppstatistik. Tacka deltagarna i flödet. Planera nästa evenemang utifrån vad som fungerade.