Få igång din klubb i fyra steg. Allt annat är valfri fördjupning som du kan återkomma till.
Få igång din klubb — 4 steg
1. Skapa en grupp
Gå till Utforska → Gemenskaper, tryck på +-knappen och välj Ny gemenskap för att skapa en Grupp. Ange namn, beskrivning, avatar och plats. För policyn för att gå med fungerar Öppen för de flesta klubbar — vem som helst kan gå med, och du kan skärpa den senare.
2. Bjud in dina medlemmar
Från din gruppsida, generera en delningsbar inbjudningslänk eller QR-kod. Skicka den till er gruppchatt, skriv ut den för er lokal eller publicera den där dina medlemmar är. Vem som än trycker på den kan gå med direkt (om gruppen är Öppen) eller begära att få gå med.
3. Skapa ett evenemang
Från din grupp, skapa ett Evenemang. Ange titel, datum, tid och plats.
Ett evenemang är en träff. Det kan stå för sig självt — bara en tid, en plats och en deltagarlista — eller innehålla schemalagda spelomgångar (anmälningsbord för specifika titlar) och, för klubbar med Club-planen eller högre, underevenemang (separata spår eller rum under samma tak). Du kan också skapa schemalagda spelomgångar direkt i din grupp utan ett överordnat evenemang, vilket är smidigt när du bara vill hitta spelare till en viss titel utan att ordna en hel kväll runt den.
4. Dela
Från evenemangssidan, kopiera evenemangslänken eller hämta QR-koden. Dela den där dina medlemmar finns. Medlemmar kan också trycka Exportera till kalender för att synka er spelkväll till sin personliga kalender med automatiska uppdateringar.
Det var allt. Din klubb finns, dina människor är med och er nästa spelkväll står i deras kalendrar. Gör den till en veckokväll med ett återkommande evenemang, nedan.
När din klubb väl är igång
Allt nedan är valfritt. Kom tillbaka till det när du behöver det.
Bygg ut dina evenemang
Återkommande evenemang (Player-plan; en klubb får det med vilken som helst av sina betalplaner) — låt ditt evenemang upprepas varje vecka, varannan vecka eller med valfritt antal veckors mellanrum, på de veckodagar du väljer. Kommande tillfällen skapas automatiskt och medlemmarna svarar på varje enskilt pass. Du kan också låta nya tillfällen skapas som utkast, så att du får en sista titt innan varje publiceras.
Lägg till schemalagda spelomgångar för att ge dina medlemmar ett strukturerat utbud. Varje schemalagd spelomgång har ett eget spel, en tidslucka, ett antal platser och en väntelista, och platser kan markeras som Spelvisare (någon som lär ut spelet) eller Spelledare — det ena eller det andra, inte båda. Medlemmarna bläddrar i utbudet och anmäler sig till bestämda bord och anger sin erfarenhetsnivå när de går med.
Spel på evenemanget — en delad lista över vad som finns i rummet. Alla deltagare kan säga att de tar med en titel, och som arrangör kan du lägga till många på en gång direkt från din grupps samling i stället för ett spel i taget. Varje exemplar är markerat som fritt att spela eller ägaren på plats, och du kan markera de som din klubb står för som officiella. Deltagarna bläddrar i utbudet och reagerar från "Måste spela" ner till "Avstår", och du ser den samlade efterfrågan — det snabbaste sättet att avgöra vilka bord som är värda att schemalägga.
Ludoya planerar borden — för klubbkvällar där du inte vill planera något utbud alls. Medlemmarna säger när de är där och vilka spel de vill spela, och Ludoya föreslår vem som spelar vad, när och vid vilket bord; de anmäler sig själva, och du bekräftar resten med ett tryck.
Kapacitet — sätt ett tak för ditt evenemang och ett minimum, så att sidan visar hur många fler som behövs innan kvällen blir av. Med Player-planen, som en klubb får med vilken som helst av sina betalplaner, ställer Ställ in automatiskt om minimum inte nås in kvällen åt dig om den blir för kort om folk, en bestämd tid före starten, och meddelar alla som anmält sig; du får en förvarning först, medan det fortfarande finns tid att värva. Observera att ett fullt evenemang bara visar Fullt och att anmälningsknappen slutar fungera; det finns ingen kö att ställa sig i, så reservera själv platser åt dem du vill klämma in.
Ett undantag som är bra att känna till: om någon anmäler sig medan det finns platser kvar men tar med fler sällskap än det finns platser, hamnar de överskjutande på en väntelista i stället för att nekas, och Ludoya säger hur många innan de bekräftar.
Hantera din gemenskap
Roller — du börjar som Administratör. Befordra medlemmar till Arrangör så att de hjälper till att driva gruppen, eller behåll dem som Medlem. Lägg till så många arrangörer du behöver. Vilken admin som helst kan ändra rollen för vilken annan medlem som helst, även andra admins.
Anpassningsbara behörigheter — för varje åtgärd (publicera, arrangera evenemang, schemalägga spelomgångar, logga spelomgångar, bjuda in folk, se medlemslistan) väljer du minsta publik: Alla, Medlemmar, en medlemsnivå, Arrangörer eller Admins. Det är en enda tabell i klubbkonsolen.
Medlemsnivåer och avgifter — placera medlemmarna på en stege (heders-, ordinarie, stöd-, ungdomsmedlem…), var och en med egna avgifter och lånegränser, och se med en blick vem som har betalat och vem som ligger efter. Se Medlemsnivåer och avgifter.
Undantag per medlem — utöver roller kan du tillåta eller neka en enskild person att arrangera evenemang och schemalägga spelomgångar, och markera någon som alltid osäker så att hens anmälningar registreras som preliminära.
Fäst ett inlägg — Fäst i grupp håller ett meddelande, husreglerna eller nästa stora evenemang högst upp på gruppens profil. Att fästa ett annat ersätter det, så att det alltid pekar på det som gäller nu.
Lär känna din gemenskap
Gruppsamling — se alla spel som alla medlemmar äger i en sökbar vy. Utmärkt för att direkt besvara "Är det någon som äger det här?"
Statistik — totalt antal spelomgångar och timmar, en tabell över mest spelade spel med antal spelomgångar, tid, snittlängd och vinstandel per titel, samt en topplista som rangordnar medlemmar efter spelomgångar, timmar eller vinster. Filtrera på period för att se vad din klubb faktiskt gillar, och planera sedan kommande evenemang efter det.
Gruppens Replay — en animerad återblick på din gemenskaps år (eller månad) som du kan dela med medlemmarna. Enskilda evenemang får också en egen Replay, vilket blir en fin avslutning efter ett konvent eller en stor speldag.
Marknadsför dina evenemang
Bildexporter och QR-koder — skapa delbara bilder av dina evenemang, gruppstatistik eller spelutbud. Lägg upp på Discord, Instagram, eller skriv ut till din lokal.
Kalenderexporter — medlemmar lägger till dina evenemang i sina egna kalendrar med ett tryck, som en iCalendar-fil eller en Google Calendar-länk.
Organisk räckvidd — när medlemmar tackar ja dyker evenemanget upp i deras följares flöden och sprider ordet av sig självt.
Inbäddningsbara widgetar — lägg din grupps samling, spelomgångar eller kommande evenemang direkt på din egen webbplats eller ditt forum. Samlingen har en Skapa webbinbäddning-knapp som skriver snutten åt dig; se Integrationer för adresserna till spelomgångar och evenemang.
Kör turneringar
Välj Organisera turnering på gruppens sida (Club-plan, för gruppen — vilken admin som helst kan köpa planen). Välj ett format — schweizer, mixer eller enkel/dubbel utslagning — så skapar Ludoya varje rundas lottning, för en liveställning med tiebreakers och ritar spelträdet allteftersom matcherna avgörs.
Varje lottad match blir en schemalagd spelomgång som dina spelare rapporterar precis som vilken annan som helst, och friplatser går vidare automatiskt. Utmärkt för ligakvällar, butiksmästerskap och utslagsträd i lika hög grad.
Drift och data
Telegram och Discord (Club-plan) — anslut din Telegram-kanal eller gruppchatt, eller en kanal på din Discord-server. Ludoya publicerar meddelanden automatiskt när du publicerar ett nytt evenemang.
Egna närvaroformulär (gratis, upp till fem frågor; obegränsat med Club) — ställ frågor till medlemmarna när de anmäler sig: "Tar du med något att snacka på?", "Hur van är du?" Se Evenemangsdrift.
Export av deltagardata (gratis) — ladda ner anmälningslistor och formulärsvar som CSV.
Utlåning från spelbiblioteket (planen Club) — skriv ut en QR-etikett för varje exemplar i klubbens bibliotek. Medlemmar skannar en ask för att låna den i självbetjäning, reserverar ett spel som är utlånat, och deltagarna på era evenemang tar och lämnar tillbaka spel direkt vid bordet. Varje lån registreras automatiskt — ingen behöver stå bibliotekspass.
Vad som är gratis, och planerna
Att ordna era kvällar är gratis: klubben, dess medlemmar och evenemang, anmälningar med platser och väntelistor, schemalagda spel bord för bord, formulär med upp till 5 frågor, export av vilka som kommer och att svara på klubbens meddelanden.
Börja som grupp, utan att bestämma något i förväg. Vilken admin som helst kan köpa en plan för gruppen, som den är. Ge den en egen inloggning när du vill att personalen ska logga in som klubben: den blir en organisation, och dess medlemmar, roller, evenemang och historik följer med. De som driver den fortsätter spela och ta platser från sina egna konton.
Planerna är en stege: var och en innehåller allt i den under. På en klubbs evenemang är det klubbens plan som gäller, inte arrangörens egen; AI-spelassistenten är undantaget och följer varje persons egen plan.
- Player: återkommande evenemang som en veckovis spelkväll (så Club-planen har dem också), AI-spelassistenten, kampanjer och lånehantering.
- Club: medlemsnivåer och avgifter, registrerade för hand eller betalda med kort; turneringar med schweizer, mixer och utslagsträd; prisdragningar, underevenemang, montervärdar och anslutningslänkar för ditt evenemangsteam; Telegram och Discord; tillgänglighetskartor; klubbens egna märken; en delad inkorg för flera administratörer; klubbens statistik; formulär med hur många frågor som helst; QR-etiketter på varje exemplar, där medlemmar lånar spel och reserverar de som är utlånade; och det öppna API:et.
- Business: Ludoya Tickets för betalt inträde, QR-incheckning i dörren, planritningar och bordsbokningar, anmälningar som öppnar och stänger av sig själva, en bemannad utlåningsdisk för spel på evenemang, en begagnatmarknad på evenemang, evenemanget på en skärm, alla platser på profilen och det öppna API:et utan daglig gräns.
Planer köps här på webbplatsen: priser och alla detaljer finns på sidan Premium.
Checklistor för evenemangsdagen
Före evenemanget: Skapa evenemanget och lägg till schemalagda spelomgångar. Bjud in arrangörer. Fäst meddelanden. Dela evenemangslänken, QR-koden och kalenderexporten. Kontrollera listan Spel på evenemanget och de sammanställda önskningarna för att planera vilka spel som ska lyftas fram.
Under evenemanget: Låt arrangörerna starta livesessioner när spelen börjar. Skanna deltagarnas QR-koder vid dörren om du har Business-planen. Besvara frågor i evenemangets sociala tråd. Uppdatera turneringspoängen allteftersom resultaten kommer in.
Efter evenemanget: Öppna evenemangets Rapport i dess konsol: vilka som kom, vad som blev fullt, vad som såldes, vad som fungerade och vad du ska se över till nästa gång, bredvid dina tidigare evenemang, med en PDF att skicka till sponsorer. Tacka deltagarna i flödet. Planera nästa evenemang därifrån.