Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Sitios con nombre (Organizaciones)
Define sitios con nombre dentro de tu ubicación y asígnales eventos y partidas programadas.
Ubicaciones y sitios
Ubicaciones (tu ubicación o cualquier lugar físico que use la organización) pueden contener sitios con nombre que corresponden a las áreas reales dentro de ellas:
- Un café podría tener un sitio para cada mesa ("Mesa 1", "Mesa 2", "Mesa junto a la ventana")
- Un centro de convenciones podría dividirse en salas ("Sala principal", "Sala de rol", "Zona de demostraciones")
- Un recinto de varios pisos podría etiquetar los sitios por planta ("Arriba — Mesa A", "Abajo — Sala del fondo")
Configurar sitios
- Ve a la configuración de tu organización y elige la ubicación que deseas configurar
- Crea y nombra los sitios para esa ubicación (p. ej., "Mesa 1", "Sala del fondo", "Sala principal")
Usar sitios en eventos
Cualquier evento en esa ubicación puede reservar sitios — y puede reservar varios a la vez, no solo uno. Una noche de club que ocupa la sala del fondo y dos mesas de la parte delantera elige los tres.
Cómo suele funcionar:
- Un evento que ocupa toda la ubicación (una convención, una noche de club que toma todo el lugar) a menudo omite los sitios por completo y simplemente se asigna únicamente a la ubicación. Eso está bien — los sitios son opcionales.
- Subeventos eligen las salas o áreas que ocupa su itinerario, para que los asistentes sepan adónde ir: "Itinerario para principiantes → Sala principal", "Itinerario avanzado → Sala del fondo".
- Partidas programadas eligen la mesa en la que se juegan.
Una regla útil: cuando un evento padre ya ha reservado sitios, sus hijos dejan de ofrecer el selector de sitios — la elección del padre ya describe dónde sucede todo. Deja al padre sin sitios si quieres que cada subevento y cada mesa fije su propio sitio.
Así, los asistentes ven exactamente dónde está su itinerario o su mesa, y dos cosas que ocurren a la vez no pueden terminar reservando la misma mesa.
Planos interactivos del recinto (nivel Business)
Añade una capa de mapa visual sobre tus sitios con nombre. Sube una imagen del plano y coloca cada sitio en él: las personas asistentes explorarán tu recinto en un mapa desplazable y con zoom, con cada mesa, sala o zona de juego marcada.
Configurar un plano
- En la configuración de ubicación de tu organización, habilita el plano para una ubicación que ya tenga sitios
- Sube una imagen del plano (una foto, diagrama o plano arquitectónico)
- Haz clic en cualquier sitio para arrastrarlo a la zona correcta de la imagen
Sin un plano, los sitios siguen funcionando como etiquetas de texto simples ("estás en la mesa 3"). El plano visual destaca en recintos grandes donde la navegación importa.
Ideal para
- Recintos grandes con varias salas o zonas
- Convenciones con docenas de mesas
- Cafés de juegos de mesa donde los habituales quieren elegir su sitio favorito
- Cualquier recinto donde "¿Dónde está mi juego?" sea una pregunta habitual
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Mapa de calor de disponibilidad (nivel Club)
Un mapa de calor por evento que muestra cuándo los asistentes estarán realmente presentes durante el evento, para que los organizadores puedan planificar partidas programadas en torno a las horas en que haya más gente.
Cómo contribuyen los asistentes
Al unirse a un evento, cada asistente marca en qué franjas horarias dentro del propio horario del evento estará. En una convención de fin de semana que va del viernes por la tarde al domingo, un asistente podría decir "viernes 18:00–22:00 y sábado todo el día", otro quizá solo pueda venir el sábado por la tarde. El menú desplegable del botón RSVP les permite editar este horario personal de asistencia en cualquier momento.
Qué muestra
- Una franja de densidad visual dispuesta a lo largo del propio horario del evento (no por semanas ni meses)
- Picos donde la mayoría de los asistentes estarán presentes
- Valles donde pocos asistentes podrán acudir
- Se actualiza en vivo a medida que los asistentes ajustan su disponibilidad
Cómo lo usan los organizadores
- Abre la lista de asistentes del evento
- Toca Ver horarios
- Lee la franja de densidad del Resumen de disponibilidad para identificar las franjas en las que habrá más gente
- Coloca tus partidas programadas, charlas o torneos más importantes en esos picos para que pueda asistir el mayor público posible
- Debajo, Horarios individuales enumera a cada asistente por su nombre con sus propias barras por franja; útil cuando necesitas coordinar a personas concretas, como un demostrador para un juego duro o los jugadores para una mesa preacordada
Quién puede ver qué
Ambas secciones aparecen juntas en el mismo cuadro de diálogo: la franja agregada y los horarios individuales con nombre. En un evento cuyo grupo anfitrión tenga el plan Club, cualquiera que pueda abrir la lista de asistentes puede verlos — no solo los organizadores.
Díselo a tus asistentes, ya que los horarios que marquen serán visibles para el resto de los asistentes al evento con su nombre. Si eso no es lo que quieres para un evento en particular, no pidas a la gente que complete un horario personal.