Pon tu club en marcha en cuatro pasos. Todo lo demás es profundidad opcional a la que puedes volver más adelante.
Pon tu club en marcha — 4 pasos
1. Crea un grupo
Ve a Comunidades y crea un Grupo. Define el nombre, la descripción, el avatar y la ubicación. Para la política de incorporación, Abierta funciona para la mayoría de los clubes: cualquiera puede unirse y puedes restringirla más tarde.
2. Invita a tu gente
Desde la página de tu grupo, genera un enlace de invitación para compartir o un código QR. Envíalo a tu chat del grupo, imprímelo para tu local o publícalo en cualquier lugar donde esté tu gente. Quien lo toque puede unirse de inmediato (si el grupo es Abierto) o solicitar unirse.
3. Crea un evento
Desde tu grupo, crea un Evento. Define el título, la fecha, la hora y la ubicación.
Un evento es una reunión. Puede ser independiente —solo una hora, un lugar y una lista de asistentes— o puede contener partidas programadas (mesas de inscripción para títulos específicos) y, para las organizaciones en el nivel Club o superior, sub-eventos (rutas o salas separadas bajo un mismo techo). También puedes crear partidas programadas directamente en tu grupo sin un evento principal, lo cual es útil cuando solo quieres encontrar jugadores para un título específico sin organizar toda una noche en torno a él.
4. Compártelo
Desde la página del evento, copia el enlace del evento u obtén el código QR. Compártelo donde estén tus miembros. Los miembros también pueden tocar Agregar al calendario para añadir tu noche de juegos a su propio calendario, como descarga o directamente en Google Calendar.
Eso es todo. Tu club existe, tu gente ya está dentro y tus noches de juegos se repiten automáticamente.
Cuando tu club ya esté en marcha
Todo lo siguiente es opcional. Vuelve a ello cuando lo necesites.
Amplía tus eventos
Eventos recurrentes (nivel Player) — configura tu evento para que se repita cada semana, cada dos semanas o cada cierto número de semanas, en los días de la semana que elijas. Las repeticiones futuras se generan automáticamente y los miembros confirman asistencia a sesiones individuales. También puedes hacer que las nuevas repeticiones se creen como borradores, para que les eches un último vistazo antes de que cada una se publique.
Añade partidas programadas para ofrecer a tus miembros una programación estructurada. Cada partida programada tiene su propio juego, franja horaria, número de plazas y lista de espera, y las plazas pueden marcarse como Demostrador (alguien que enseñará el juego) o Director de juego — una u otra, no ambas. Los miembros exploran la programación y se apuntan a mesas concretas, indicando su propio nivel de experiencia al unirse.
Juegos en el evento — una lista compartida de lo que hay en la sala. Cualquiera que asista puede decir que llevará un título, y como organizador puedes añadir en lote directamente desde la colección de tu grupo en lugar de un juego a la vez. Cada ejemplar se marca como libre para jugar o con el propietario presente, y puedes marcar como oficiales las que proporciona tu club. Los asistentes pasan por la programación deslizando y reaccionando desde "Necesito jugar" hasta "Paso", y tú ves la demanda agregada — la forma más rápida de decidir qué mesas vale la pena programar.
Puestos de juego — para noches de mesas abiertas en las que no quieres planificar ninguna programación. Ofrece mesas a lo largo de distintas franjas horarias, deja que los miembros indiquen cuándo están libres, y Ludoya forma partidas a medida que se solapan las disponibilidades — automáticamente, o como sugerencias que apruebas con un toque. Gratis para cualquier grupo.
Capacidad — limita tu evento y establece un mínimo para que la página muestre "Se necesitan 3 más" hasta que la noche sea viable. Ten en cuenta que un evento lleno simplemente muestra Completo y el botón de unirse deja de funcionar; no hay una cola a la que unirse, así que reserva sitios tú mismo para cualquiera a quien quieras hacerle un hueco.
Una excepción que conviene conocer: si alguien se une mientras aún hay plazas pero trae más acompañantes de los que te quedan, los adicionales pasan a una lista de espera en lugar de ser rechazados, y Ludoya les advierte cuántos son antes de confirmar.
Administra tu comunidad
Roles — empiezas como Administrador. Asciende a los miembros a Organizador para ayudar a gestionar el grupo, o mantenlos como Miembro. Añade tantos organizadores como necesites. Cualquier administrador puede cambiar el rol de cualquier otro miembro, incluidos otros administradores.
Permisos personalizables — para cada acción (publicar, organizar eventos, programar partidas, registrar partidas, invitar personas, ver la lista de miembros) elige la audiencia mínima: Cualquiera, Miembros, Organizadores o Administradores.
Excepciones por miembro — más allá de los roles, puedes permitir o denegar a una persona específica que organice eventos y programe partidas, y marcar a alguien como siempre en modo provisional para que sus confirmaciones de asistencia se registren como provisionales.
Fija una publicación — mantén un anuncio, las reglas de la casa o el próximo gran evento en la parte superior del perfil de tu grupo. Al fijar otra, la reemplaza, así que siempre señala lo que importa ahora.
Conoce a tu comunidad
Colección del grupo — consulta todos los juegos de todos los miembros en una única vista con búsqueda. Ideal para responder "¿Alguien tiene esto?" al instante.
Estadísticas — total de partidas y horas, una tabla de juegos más jugados con partidas, tiempo, duración media y tasas de victoria por título, y una clasificación de mejores jugadores que clasifica a los miembros por partidas, horas o victorias. Filtra por período para ver qué disfruta realmente tu club y luego planifica futuros eventos en torno a ello.
Replay del grupo — un resumen animado del año (o mes) de tu comunidad que puedes compartir con los miembros. Los eventos individuales también tienen su propio Replay, lo que supone un buen cierre tras una convención o un gran día de juegos.
Promociona tus eventos
Exportación de imágenes y códigos QR — crea recursos visuales para compartir de tus eventos, estadísticas del grupo o listados de juegos. Publícalos en Discord, Instagram o imprímelos para tu local.
Exportación de calendario — los miembros agregan tus eventos a sus calendarios personales con un toque, como archivo iCalendar o enlace de Google Calendar.
Alcance orgánico — cuando los miembros confirman asistencia, el evento aparece en los feeds de sus seguidores, difundiendo el mensaje de forma natural.
Widgets incrustables — coloca la colección de tu grupo, sus partidas o sus próximos eventos directamente en tu propio sitio web o foro. La colección tiene un botón Crear inserción web que genera el fragmento por ti; consulta Integraciones para las direcciones de las partidas y de los eventos.
Organiza torneos
Desde la página de tu grupo, elige Organizar torneo (nivel Club — requiere una cuenta de organización). Elige un formato — suizo, mixto o eliminación simple/doble — y Ludoya genera los emparejamientos de cada ronda, mantiene la clasificación en tiempo real con desempates y dibuja el cuadro a medida que se resuelven los enfrentamientos.
Cada emparejamiento se convierte en una partida programada que tus jugadores reportan como cualquier otra, y los exentos avanzan automáticamente. Ideal para noches de liga, campeonatos de tienda y cuadros de eliminación directa por igual.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Listas de verificación del día del evento
Antes del evento: Crea el evento y añade partidas programadas. Invita a los organizadores. Fija los anuncios. Comparte el enlace del evento, el código QR y la exportación del calendario. Consulta la lista Juegos en el evento y los deseos recopilados para planificar qué juegos destacar.
Durante el evento: Pide a los organizadores que inicien sesiones en vivo a medida que comiencen las partidas. Escanea los códigos QR de los asistentes en la entrada si estás en el nivel Business. Responde las preguntas en el hilo social del evento. Actualiza las puntuaciones del torneo a medida que lleguen los resultados.
Después del evento: Revisa los resúmenes de partidas y las estadísticas del grupo. Agradece a los asistentes en el feed. Planifica el próximo evento basándote en lo que funcionó.