Pon tu club en marcha en cuatro pasos. Todo lo demás es profundidad opcional a la que puedes volver más adelante.
Pon tu club en marcha — 4 pasos
1. Crea un grupo
Ve a Explorar → Comunidades, toca el botón + y elige Nueva comunidad para crear un Grupo. Define el nombre, la descripción, el avatar y la ubicación. Para la política de incorporación, Abierta funciona para la mayoría de los clubes: cualquiera puede unirse y puedes restringirla más tarde.
2. Invita a tu gente
Desde la página de tu grupo, genera un enlace de invitación para compartir o un código QR. Envíalo a tu chat del grupo, imprímelo para tu local o publícalo en cualquier lugar donde esté tu gente. Quien lo toque puede unirse de inmediato (si el grupo es Abierto) o solicitar unirse.
3. Crea un evento
Desde tu grupo, crea un Evento. Define el título, la fecha, la hora y la ubicación.
Un evento es una quedada. Puede ir solo —una hora, un sitio y una lista de asistentes— o puede tener partidas programadas (mesas con inscripción para títulos concretos) y, para los clubes con el plan Club o superior, subeventos (tracks o salas distintos bajo un mismo techo). También puedes crear partidas programadas directamente en tu grupo sin evento padre, algo práctico cuando solo quieres encontrar jugadores para un título concreto sin montar toda una noche alrededor.
4. Compártelo
Desde la página del evento, copia el enlace del evento u obtén el código QR. Compártelo donde estén tus miembros. Los miembros también pueden tocar Agregar al calendario para añadir tu quedada de juegos a su propio calendario, como descarga o directamente en Google Calendar.
Y ya está. Tu club existe, tu gente está dentro y vuestra próxima quedada está en sus calendarios. Haz que sea una noche semanal con un evento recurrente, más abajo.
Cuando tu club ya esté en marcha
Todo lo que sigue es opcional. Vuelve a ello cuando lo necesites.
Amplía tus eventos
Eventos recurrentes (plan Player; un club lo tiene con cualquiera de sus planes de pago): haz que tu evento se repita cada semana, cada dos semanas o cada cierto número de semanas, en los días que elijas. Las siguientes ediciones se generan solas y los miembros confirman su asistencia a cada sesión. También puedes hacer que las nuevas ediciones se creen como borradores, para echarles un último vistazo antes de publicarlas.
Añade partidas programadas para dar a tus miembros una oferta organizada. Cada partida programada tiene su juego, su franja horaria, su número de plazas y su lista de espera, y las plazas pueden marcarse como Demostrador (alguien que enseñará el juego) o Director de juego: una cosa u otra, no ambas. Los miembros ven la oferta y se apuntan a mesas concretas, indicando su nivel de experiencia al unirse.
Juegos del evento: una lista compartida de lo que hay en la sala. Cualquier asistente puede decir que traerá un título, y como organizador puedes añadir en bloque directamente desde la colección de tu grupo en lugar de juego a juego. Cada copia se marca como libre para jugar o con su propietario presente, y puedes señalar como oficiales las que aporta tu club. Los asistentes repasan la oferta reaccionando desde "Necesito jugarlo" hasta "Paso", y tú ves la demanda agregada: la forma más rápida de decidir qué mesas vale la pena programar.
Ludoya planifica las mesas: para noches de club en las que no quieres planificar ninguna oferta. Los miembros dicen cuándo estarán y a qué juegos quieren jugar, y Ludoya propone quién juega a qué, cuándo y en qué mesa; ellos se apuntan y tú confirmas el resto con un toque.
Aforo: limita tu evento y fija un mínimo para que la página muestre cuántos faltan para que la noche salga adelante. Con el plan Player, que un club tiene con cualquiera de sus planes de pago, Cancelar automáticamente si no se llega al mínimo suspende la noche por ti si se queda corta, un tiempo fijado antes de empezar, y avisa a todos los inscritos; tú recibes un aviso antes, mientras aún hay tiempo para reclutar. Ten en cuenta que un evento completo simplemente muestra Completo y el botón de unirse deja de funcionar; no hay cola a la que apuntarse, así que reserva tú las plazas para quien quieras hacer hueco.
Una excepción que conviene saber: si alguien se apunta cuando aún quedan plazas pero trae más acompañantes de los que caben, los que sobran van a una lista de espera en lugar de ser rechazados, y Ludoya le avisa de cuántos antes de confirmar.
Administra tu comunidad
Roles — empiezas como Administrador. Asciende a los miembros a Organizador para ayudar a gestionar el grupo, o mantenlos como Miembro. Añade tantos organizadores como necesites. Cualquier administrador puede cambiar el rol de cualquier otro miembro, incluidos otros administradores.
Permisos personalizables — para cada acción (publicar, organizar eventos, programar partidas, registrar partidas, invitar personas, ver la lista de miembros) elige la audiencia mínima: Cualquiera, Miembros, un nivel de socio, Organizadores o Administradores. Es una sola tabla en la consola del club.
Niveles de socio y cuotas — pon a los miembros en una escalera (honorario, miembro, colaborador, juvenil…), cada nivel con su cuota y sus límites de préstamo, y ve de un vistazo quién ha pagado y quién debe. Consulta Niveles de socio y cuotas.
Excepciones por miembro — más allá de los roles, puedes permitir o denegar a una persona específica que organice eventos y programe partidas, y marcar a alguien como siempre en modo provisional para que sus confirmaciones de asistencia se registren como provisionales.
Fija una publicación: Anclar al grupo mantiene un anuncio, las normas de la casa o el próximo gran evento arriba del todo en el perfil de tu grupo. Anclar otra la sustituye, así siempre apunta a lo que importa ahora.
Conoce a tu comunidad
Colección del grupo — consulta todos los juegos de todos los miembros en una única vista con búsqueda. Ideal para responder "¿Alguien tiene esto?" al instante.
Estadísticas — total de partidas y horas, una tabla de juegos más jugados con partidas, tiempo, duración media y tasas de victoria por título, y una clasificación de mejores jugadores que clasifica a los miembros por partidas, horas o victorias. Filtra por período para ver qué disfruta realmente tu club y luego planifica futuros eventos en torno a ello.
Replay del grupo — un resumen animado del año (o mes) de tu comunidad que puedes compartir con los miembros. Los eventos individuales también tienen su propio Replay, lo que supone un buen cierre tras una convención o un gran día de juegos.
Promociona tus eventos
Exportación de imágenes y códigos QR — crea recursos visuales para compartir de tus eventos, estadísticas del grupo o listados de juegos. Publícalos en Discord, Instagram o imprímelos para tu local.
Exportación de calendario — los miembros agregan tus eventos a sus calendarios personales con un toque, como archivo iCalendar o enlace de Google Calendar.
Alcance orgánico — cuando los miembros confirman asistencia, el evento aparece en los feeds de sus seguidores, difundiendo el mensaje de forma natural.
Widgets incrustables — coloca la colección de tu grupo, sus partidas o sus próximos eventos directamente en tu propio sitio web o foro. La colección tiene un botón Crear inserción web que genera el fragmento por ti; consulta Integraciones para las direcciones de las partidas y de los eventos.
Organiza torneos
Desde la página de tu grupo, elige Organizar torneo (plan Club, para el grupo: cualquiera de sus admins puede comprar el plan). Elige un formato —suizo, mixto o eliminación simple/doble— y Ludoya genera los emparejamientos de cada ronda, mantiene la clasificación en directo con desempates y dibuja el cuadro a medida que se resuelven las partidas.
Cada emparejamiento se convierte en una partida programada que tus jugadores reportan como cualquier otra, y los exentos avanzan automáticamente. Ideal para noches de liga, campeonatos de tienda y cuadros de eliminación directa por igual.
Operaciones y datos
Telegram y Discord (plan Club): conecta tu canal o chat de grupo de Telegram, o un canal de tu servidor de Discord. Ludoya publica automáticamente los anuncios cuando publicas un evento nuevo.
Formularios de asistencia personalizados (gratis, hasta cinco preguntas; ilimitadas en Club): haz preguntas a tus miembros cuando confirmen asistencia: "¿Traerás algo para picar?", "¿Cuál es tu nivel de experiencia?" Consulta Operaciones de eventos.
Exportación de datos de asistentes (gratis): descarga listas de confirmaciones de asistencia y respuestas de formularios en CSV.
Préstamo de la ludoteca (plan Club): imprime una etiqueta QR para cada ejemplar de la ludoteca de tu club. Los miembros escanean una caja para llevársela en préstamo por autoservicio, reservan un juego que está prestado, y quienes asisten a tus eventos cogen y devuelven juegos en la propia mesa. Cada préstamo se registra automáticamente, sin necesidad de nadie de guardia en la ludoteca.
Qué es gratis, y los planes
Organizar vuestras noches es gratis: el club, sus miembros y sus eventos, las inscripciones con plazas y listas de espera, las partidas programadas mesa a mesa, formularios de hasta 5 preguntas, exportar quién viene y responder a los mensajes del club.
Empieza como grupo, sin decidir nada de entrada. Cualquier admin puede comprar un plan para el grupo, tal como está. Dale un acceso propio cuando quieras que el equipo inicie sesión como el club: se convierte en una organización, y sus miembros, roles, eventos e historial se mantienen. Quienes lo llevan siguen jugando y apuntándose desde sus propias cuentas.
Los planes son una escala: cada uno incluye todo lo del anterior. En el evento de un club cuenta el plan del club, no el del organizador; el asistente de IA es la excepción, y va con el plan propio de cada persona.
- Player: eventos recurrentes, como una noche de juego semanal (así que el plan Club también los tiene), el asistente de juego con IA, campañas y control de préstamos.
- Club: niveles de socio y cuotas, registradas a mano o pagadas con tarjeta; torneos con sistema suizo, mixto y eliminatorias; sorteos de premios, subeventos, anfitriones de puesto y enlaces para unirse al equipo de tu evento; Telegram y Discord; mapas de calor de disponibilidad; insignias propias del club; una bandeja de entrada compartida para varios administradores; las estadísticas del club; formularios con cualquier número de preguntas; etiquetas QR en cada ejemplar, con miembros que se llevan juegos y reservan los que están prestados; y la API pública.
- Business: Ludoya Tickets para entradas de pago, registro con QR en la puerta, planos del recinto y reservas de mesa, inscripciones que se abren y cierran solas, un mostrador de préstamo de juegos atendido en los eventos, un mercado de segunda mano en los eventos, el evento en una pantalla, todas las ubicaciones en el perfil y la API pública sin tope diario.
Los planes se compran aquí, en el sitio web: los precios y todos los detalles están en la página Premium.
Listas de verificación del día del evento
Antes del evento: Crea el evento y añade partidas programadas. Invita a los organizadores. Fija los anuncios. Comparte el enlace del evento, el código QR y la exportación del calendario. Consulta la lista Juegos en el evento y los deseos recopilados para planificar qué juegos destacar.
Durante el evento: Pide a los organizadores que inicien sesiones en vivo a medida que comiencen las partidas. Escanea los códigos QR de los asistentes en la entrada si estás en el plan Business. Responde las preguntas en el hilo social del evento. Actualiza las puntuaciones del torneo a medida que lleguen los resultados.
Después del evento: Abre el Informe del evento en su consola: quién vino, qué se llenó, qué se vendió, qué funcionó y qué revisar la próxima vez, al lado de tus eventos anteriores, con un PDF para enviar a los patrocinadores. Agradece a los asistentes en el feed. Planifica el próximo evento a partir de ahí.