Organiza eventos impecables, haz crecer tu comunidad y comprende a tus clientes — todo desde una sola plataforma.
Pon en marcha tu local — 4 pasos
1. Crea una organización
Tu local necesita una cuenta propia — una organización — para que el personal pueda actuar como el local sin pasar por el perfil personal de nadie y para que pueda tener un plan premium. Registra una cuenta nueva y, en el paso de incorporación "¿Qué tipo de cuenta?", elige Tienda (o Festival, si te encaja mejor) en lugar de Jugador. ¿Ya tienes un grupo? Puedes asignarle un inicio de sesión más tarde sin perder nada.
2. Configura tu Ubicación
Configura el nombre, la descripción y el avatar de tu local en Configuración de la organización, luego agrega tu dirección como una Ubicación en Configuración → Ubicaciones — eso es lo que te pone en el mapa para que los jugadores puedan encontrarte. Ya que estás ahí, completa tu horario de apertura: se muestra en tu perfil, te avisa si programas un evento fuera de ese horario y permite que los jugadores filtren comunidades por Abierto a las — una fecha y una hora, para que quien planee el próximo sábado por la noche pueda encontrarte, no solo quien busca ahora mismo.
3. Crea tu primer evento
Desde la página de tu organización, crea un Evento. Define el título, la fecha, la hora y tu local como la ubicación. Un evento puede ser independiente (solo asistencia), o puede incluir partidas programadas (mesas de inscripción para títulos específicos) y, en el nivel Club, subeventos (pistas separadas bajo un mismo techo).
4. Compártelo
Publica el evento y comparte el enlace o el código QR — publícalo en tu sitio web, fíjalo en el mostrador o envíalo a tus clientes habituales. Los miembros también pueden exportarlo a sus calendarios personales.
Así queda tu local en Ludoya. Todo lo que sigue añade profundidad operativa según la vayas necesitando.
Una vez que tu recinto esté en marcha
Sitios con nombre
Define sitios con nombre para tu ubicación: mesas individuales, salas o zonas de juego. Cuando organizas un evento, los subeventos y las partidas programadas reservan cada uno un sitio para que los asistentes siempre sepan adónde ir y dos actividades no compitan por la misma mesa. Los sitios con nombre son gratuitos para todas las cuentas de organización.
Planos del recinto interactivos (nivel Business)
Sube una imagen del plano del recinto de tu ubicación y arrastra cada sitio al mapa: los asistentes verán un plano de tu espacio que se puede desplazar y hacer zoom. Sin un plano del recinto, los sitios funcionan como etiquetas simples ("Mesa 3", "Sala trasera"). El mapa visual vale la pena en recintos más grandes donde la navegación realmente importa.
Eventos estructurados
Partidas programadas — añade una programación a tu evento con franjas horarias, número de plazas y listas de espera. Una plaza puede marcarse como Demostrador (alguien que enseñará el juego) o Director de juego. Cada persona indica su propio nivel de experiencia al inscribirse, para que puedas ver de un vistazo si una mesa está llena de novatos o de veteranos.
Juegos en el evento — una lista compartida de lo que hay en la sala. Cualquier asistente puede añadir un título del catálogo, y como organizador puedes añadir en lote directamente desde la colección de tu local en lugar de uno por uno. Marca cada ejemplar como libre para jugar o propietario presente, y señala como oficiales las que tú aportes. Los asistentes reaccionan a la programación desde "Necesito jugarlo" hasta "Paso", para que puedas ver la demanda antes de decidir qué mesas programar.
Eventos recurrentes (nivel Player) — configura noches de juegos de mesa que se repiten automáticamente cada semana o cada pocas semanas, en los días de la semana que elijas. Los miembros ven la serie completa y confirman su asistencia a sesiones individuales.
Subeventos (nivel Club) — organiza eventos con varias líneas temáticas, con horarios, capacidades y listas de inscripción separados, bajo un evento principal.
Puestos de juego — ofrece mesas a lo largo de franjas horarias y permite que Ludoya forme partidas cuando se solapan las disponibilidades de los jugadores. Ideal para noches de mesa abierta y zonas de demostración: quienes llegan sin reserva indican cuándo están libres, y tú inicias partidas cuando haya suficientes jugadores — automáticamente o con un toque.
Biblioteca de juegos
La colección de tu organización es independiente de las colecciones personales. Cataloga cada juego en tus estanterías: los clientes que navegan por tu página de Ludoya pueden ver qué hay disponible antes de visitarte. Indica dónde está cada ejemplar con Ubicación de inventario ("Estante B", "Trastienda") para que el personal pueda encontrarla fácilmente. Si vendes juegos, publícalos en el Mercado para llegar a la audiencia de Ludoya.
Etiquetas QR en cada caja (nivel Business) — imprime una etiqueta QR para cada ejemplar desde el menú ⋮ de tu colección y pega una en cada juego. Los clientes en tus eventos escanean una caja para llevarla a su mesa y la vuelven a escanear para devolverla — cada préstamo queda registrado, sin personal de por medio. Tu personal escanea etiquetas por lotes para asignar ubicaciones de inventario o registrar un lote de juegos en el evento de esta noche.
Promociona tu local
Integración con Telegram (nivel Club) — publica automáticamente anuncios de eventos en el canal de Telegram de tu local al publicar.
Widgets incrustables — incrusta tu calendario de eventos, colección de juegos o actividad de partidas en tu sitio web. Obtienen datos en tiempo real de Ludoya.
Códigos QR — imprime uno en el mostrador para que las personas que llegan sin reserva se unan a tu grupo al instante.
Exportaciones de imágenes — imágenes listas para compartir en redes sociales: programación de eventos, juegos más jugados, estadísticas mensuales.
Noches de torneos (Nivel Club)
Desde la página de tu grupo, elige Organizar torneo — organízalo como sistema suizo, mixto o eliminación simple/doble. Ludoya genera los emparejamientos y el cuadro y mantiene una tabla de clasificación en vivo que puedes mostrar en una pantalla en tu local, luego comparte la clasificación final en tu feed.
Rifas de premios (Nivel Club)
Realiza rifas de premios en tus eventos — añade tus premios y sortea a los ganadores con una revelación animada en vivo que todos pueden ver. Perfecto para sorteos en tiendas y mesas de premios en convenciones.
Verificación de entrada con QR (nivel Business)
Las personas asistentes muestran un código QR desde la página del evento. Escanéalo en la entrada y Ludoya confirma que están en la lista y los registra, de modo que la asistencia queda registrada a medida que la gente llega. Activa primero en el evento Verificar la asistencia con código QR y asegúrate de que quien esté en la entrada tenga la aplicación móvil de Ludoya — el escaneo necesita la cámara, a la que la aplicación web no puede acceder. Marca después a cualquiera que no se haya presentado con Marcar como ausente.
Formularios de asistencia personalizados (gratis, hasta cinco preguntas; ilimitadas en Club)
Añade preguntas a tu evento que las personas asistentes responderán cuando confirmen su asistencia (RSVP): necesidades alimentarias, nivel de experiencia, consentimientos de marketing, preferencias de juego. Las respuestas son visibles en el panel de gestión del evento y se pueden exportar como CSV.
Exportación de datos de asistentes (gratis en todos los planes)
Descarga listas de confirmaciones de asistencia, registros de asistencia y respuestas de formularios como CSV para el análisis posterior al evento, seguimientos por correo electrónico o informes para la gerencia del recinto.
Listas de verificación para el día del evento
Configuración (una vez): Crea tu organización. Define sitios para tu ubicación. Opcionalmente, adjunta una imagen del plano del recinto (Business). Cataloga tu colección de juegos. Conecta Telegram. Incorpora el widget del evento en tu sitio web.
Antes de cada evento: Crea el evento, asigna sitios a los subeventos y a las partidas programadas, añade preguntas al formulario, publica. Telegram anuncia automáticamente. Comparte el enlace y el código QR.
Durante el evento: Escanea los códigos QR en la entrada (Business). Los organizadores inician sesiones en vivo en cada mesa. Actualiza las puntuaciones del torneo en tiempo real. El Asistente de juego con IA ayuda a los jugadores con las reglas.
Después del evento: Exporta los datos de asistencia. Revisa los resúmenes de partidas y estadísticas. Publica lo más destacado en tu feed. Planifica el próximo evento.