Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Emplacements nommés (Organisations)
Définissez des emplacements nommés au sein de votre lieu et associez-leur des événements et des parties programmées.
Lieux et emplacements
Les lieux (votre lieu, ou tout endroit physique utilisé par l'organisation) peuvent contenir des emplacements nommés qui correspondent aux zones réelles en leur sein :
- Un café peut avoir un emplacement pour chaque table ("Table 1", "Table 2", "Table près de la fenêtre")
- Un hall de convention peut se diviser en salles ("Grande salle", "Salle de JdR", "Zone de démonstration")
- Un lieu à plusieurs étages peut étiqueter les emplacements par étage ("À l'étage — Table A", "Rez-de-chaussée — Salle du fond")
Configurer les emplacements
- Allez dans la configuration de votre organisation et choisissez le lieu à configurer
- Créez et nommez les emplacements pour ce lieu (p. ex., "Table 1", "Salle du fond", "Grande salle")
Utiliser les emplacements dans les événements
Tout événement dans ce lieu peut réserver des emplacements — et il peut en réserver plusieurs à la fois, pas seulement un. Une soirée de club qui occupe la salle du fond et deux tables à l'avant sélectionne les trois.
Comment cela se passe généralement :
- Un événement couvrant tout le lieu (une convention, une soirée de club qui privatise l'endroit) omet souvent les emplacements et se contente d'être rattaché au lieu. C'est très bien — les emplacements sont facultatifs.
- Sous-événements choisissent les salles ou zones que leur parcours occupe, afin que les participants sachent où aller : "Parcours débutant → Grande salle", "Parcours avancé → Salle du fond".
- Parties programmées choisissent la table sur laquelle elles se jouent.
Une règle utile à connaître : une fois qu'un événement parent a réservé des emplacements, ses enfants n'affichent plus le sélecteur d'emplacement — le choix du parent décrit déjà où tout se passe. Laissez le parent sans emplacements si vous voulez que chaque sous-événement et chaque table se positionnent eux-mêmes.
Les participants voient alors exactement où se trouve leur parcours ou leur table, et deux activités se déroulant en même temps ne peuvent pas finir par réserver la même table.
Plans de salle interactifs (niveau Business)
Ajoutez une couche de carte visuelle au-dessus de vos emplacements nommés. Téléversez une image du plan de salle et placez-y chaque emplacement — les participants explorent votre lieu sur une carte déplaçable et zoomable où chaque table, salle ou zone de jeu est indiquée.
Configurer un plan de salle
- Dans les paramètres du lieu de votre organisation, activez le plan de salle pour un lieu qui dispose déjà d’emplacements
- Téléversez une image du plan de salle (photo, schéma ou plan architectural)
- Cliquez sur n’importe quel emplacement pour le faire glisser vers la zone appropriée de l’image
Sans plan de salle, les emplacements fonctionnent toujours comme de simples libellés texte (« vous êtes à la table 3 »). Le plan de salle visuel est particulièrement utile dans les grands lieux où la navigation compte.
Idéal pour
- Grands lieux avec plusieurs salles ou zones
- Conventions avec des dizaines de tables
- Cafés de jeux de société où les habitués veulent choisir leur emplacement préféré
- Tout lieu où « Où est mon jeu ? » est une question fréquente
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Carte de chaleur de disponibilité (niveau Club)
Une carte de chaleur par événement qui montre quand les participants seront réellement présents pendant l’événement, afin que les organisateurs puissent planifier des parties programmées autour des moments où la plupart des personnes sont là.
Comment les participants contribuent
Lorsqu’ils rejoignent un événement, chaque participant indique les créneaux horaires au sein du propre programme de l’événement pendant lesquels il sera présent. Pour une convention de week-end se déroulant du vendredi soir au dimanche, un participant pourrait dire « vendredi 18:00–22:00 et samedi toute la journée », un autre ne pourra peut-être venir que le samedi après-midi. Le menu déroulant du bouton RSVP leur permet de modifier ce planning personnel de présence à tout moment.
Ce que cela montre
- Une bande de densité visuelle disposée le long du propre programme de l’événement (pas par semaines ni par mois)
- Des pics où la plupart des participants seront présents
- Des creux où peu de participants pourront venir
- Se met à jour en direct à mesure que les participants ajustent leur disponibilité
Comment les organisateurs l’utilisent
- Ouvrez la liste des participants de l’événement
- Touchez Voir les horaires
- Lisez la bande de densité de l’Aperçu de la disponibilité pour identifier les créneaux où il y aura le plus de monde
- Placez vos parties programmées, conférences ou tournois les plus importants dans ces pics afin que le plus grand public puisse y assister
- En dessous, Horaires individuels répertorie chaque participant par son nom avec ses propres barres par créneau — utile lorsque vous devez réunir des personnes précises, comme un démonstrateur pour un jeu expert ou les joueurs pour une table préarrangée
Qui peut voir quoi
Les deux sections apparaissent ensemble dans la même boîte de dialogue : la bande agrégée et les horaires individuels nominatifs. Dans un événement dont le groupe hôte dispose du plan Club, toute personne pouvant ouvrir la liste des participants peut les voir — pas seulement les organisateurs.
Informez-en vos participants, puisque les horaires qu’ils indiquent seront visibles par le reste des participants à l’événement avec leur nom. Si ce n’est pas ce que vous souhaitez pour un événement particulier, ne demandez pas aux gens de renseigner un planning personnel.