La plupart des clubs n'ont pas qu'un seul type de membre. Il y a les fondateurs qui ne paient jamais, les habitués à la cotisation annuelle, les soutiens qui donnent un peu plus, les étudiants à moitié prix. Les niveaux d'adhésion mettent tout cela dans Ludoya : chaque membre se trouve sur un échelon de l'échelle de votre club, et l'échelon décide de ce qu'il paie et de ce qu'il peut faire.
Les niveaux se trouvent dans la console du club, sous Adhésion (ou Niveaux d'adhésion sur la page Membres). Construire l'échelle et suivre les cotisations, en espèces ou par carte, font partie du plan Club (ce que comprend chaque plan). Un club dont le plan prend fin garde ses niveaux et ses membres dessus tels quels ; les modifier, ou enregistrer des cotisations, attend le plan.
L'échelle
L'échelle va du niveau le plus haut en haut au plus bas en bas. Faites glisser un niveau pour le monter ou le descendre. Pour chaque niveau, vous définissez :
- Un nom et ce qu'il signifie, comme « Soutien : paie un peu plus pour que la ludothèque continue de grandir »
- Cotisation : cochez Les membres paient pour ce niveau, puis indiquez le prix, la devise et s'il se paie au mois ou à l'année. Laissez décoché pour un niveau sans frais, comme les membres d'honneur
- Limites d'emprunt : combien de jeux un membre peut avoir en même temps, et pour combien de temps
- Qui le voit : un badge public à côté du membre, dans le club et sur son profil, ou Administrateurs seulement, pour que seuls les administrateurs du club sachent qui y est
- Affiché sur la page du club : désactivé pour un nouveau niveau. Cochez-le pour afficher le niveau, avec son prix et ce qu'il apporte, dans les adhésions du club, où les visiteurs et les membres le voient. Laissez-le désactivé pour un niveau que vous seul attribuez, comme le bureau ou un badge pour vos administrateurs
- Les membres peuvent le choisir : pour un niveau affiché, les membres peuvent le choisir eux-mêmes depuis la page du club : par carte s'il accepte les cartes, sinon ils apparaissent comme devant payer jusqu'à ce que vous les marquiez comme ayant payé. Laissez-le désactivé pour un niveau que vous attribuez
Les nouveaux membres démarrent à, au-dessus de l'échelle, place tous ceux qui rejoignent le club sur le niveau de votre choix, ou sur aucun. Quand ce niveau a une cotisation, la page du club l'indique avant que quiconque ne rejoigne : le niveau, son prix, et s'il se paie par carte ou au club. Personne ne découvre après coup qu'il vous doit quelque chose.
L'ordre compte : quand un jeu ou une soirée est réservé à un niveau, tous ceux de ce niveau et au-dessus y ont accès. Mettez un membre sur un niveau depuis sa ligne dans Membres. Supprimer un niveau fait descendre ses membres d'un échelon, sans jamais les sortir du club.
Ce qu'un niveau débloque
- Les jeux de la ludothèque du club. Marquez un exemplaire comme réservé à un niveau et seuls les membres de ce niveau et au-dessus peuvent l'emprunter. L'emprunt fonctionne par exemplaire, le deuxième exemplaire d'un jeu populaire peut donc rester ouvert à tous. Quand quelqu'un ne peut pas emprunter un titre, l'étagère de l'événement lui dit pourquoi.
- Combien ils peuvent emprunter. Les limites d'emprunt de chaque niveau s'ajoutent aux règles propres de la ludothèque, au comptoir de prêt comme lorsqu'un membre demande un prêt. Un jeu qu'un membre a réservé compte dans la limite dès qu'un exemplaire est mis de côté pour lui ; attendre dans sa file, non.
- Soirées et places. Dans les paramètres d'inscription d'un événement, Places réservées à garde la soirée pour un niveau et au-dessus (les membres en dessous voient l'événement mais ne peuvent pas prendre de place), et Seuls les membres à jour de cotisation la garde pour ceux qui ont payé.
- Prix membres. Un billet peut avoir un prix membre pour les membres à jour de cotisation.
- Autorisations. Le tableau des autorisations de la console a une colonne par niveau, si bien qu'une règle comme "organiser des événements" peut être accordée à partir d'un niveau donné.
Un membre dont l'adhésion expire redescend au niveau le plus bas jusqu'au renouvellement. Il reste dans le club.
Encaisser les cotisations
Chaque niveau choisit comment ses cotisations sont payées :
- Le club les encaisse : en espèces ou par virement, comme la plupart des clubs aujourd'hui. Quand quelqu'un paie, appuyez sur Marquer la cotisation payée sur sa ligne et son adhésion avance d'une période. Sélectionnez toute une salle de membres d'un coup après l'assemblée annuelle : chacun avance de la période de son propre niveau.
- Par carte, via Ludoya : les membres paient chaque période depuis la page du club, l'argent va sur le compte Stripe du club, et le paiement les marque comme payés sans que personne n'ait à le faire à la main. Connectez d'abord le compte Stripe du club dans Plan et versements.
Les membres voient où ils en sont dans Voir les adhésions, dans le menu ⋮ de la page du club : leur niveau, jusqu'à quand ils sont couverts, et un bouton pour renouveler si le niveau accepte la carte. Un membre qui n'est pas à jour le voit aussi directement sur la page du club, avec un bouton pour payer si le niveau accepte la carte. Ludoya leur rappelle une semaine avant l'échéance de leur adhésion, puis une fois encore quand elle a expiré, par notification et par e-mail.
Qui doit, et qui renouvelle bientôt
Le tableau des membres montre le niveau de chacun, si ses cotisations sont à jour et la date jusqu'à laquelle il a payé. Deux filtres se trouvent au-dessus :
- Cotisation due : toutes les personnes en retard, prêtes à être relancées ou marquées payées
- Renouvellement proche : toutes celles dont l'adhésion se termine dans le mois
Le tableau de bord de la console compte les membres qui doivent leur cotisation, et Cotisations payées par carte, dans la section Adhésion de la console, additionne ce que les membres ont payé par carte et ce que Ludoya a gardé.
Une erreur ? Effacer la cotisation remet un membre en situation de dette. Chaque changement de niveau ou de cotisation d'un membre est inscrit au journal d'audit du club.
Astuces dans la console
Pour les administrateurs du club, Adhésion et Plan et versements ont leurs propres astuces : où commencent les nouveaux membres, les niveaux, en ajouter un, qui est à jour et les paiements par carte sur la première ; le plan, en changer, les factures, les ventes de billets, les paiements et ce que couvre chaque plan sur la seconde. Elles sont dans Plus d'options (⋮) en haut à droite de la console, sous Faire le tour de l'écran.