Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.

QR Entry Verification (Business Tier)

Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.

Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.

Two things to set up before the doors open:

  • Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
  • Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.

Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.

How It Works

QR code scanning at event entry

  1. Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
  2. The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
  3. The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
  4. At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in

QR Codes

  • Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
  • Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
  • Scanning is instant — works with any phone camera

Benefits

  • Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
  • Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
  • No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
  • Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in

Benannte Plätze (Organisationen)

Definiere benannte Plätze innerhalb deines Ortes und weise ihnen Veranstaltungen und geplante Partien zu.

Orte und Plätze

Orte (dein Ort oder jeder physische Ort, den die Organisation nutzt) können benannte Plätze enthalten, die den realen Bereichen darin entsprechen:

  • Ein Café könnte einen Platz für jeden Tisch haben ("Tisch 1", "Tisch 2", "Fensterplatz")
  • Eine Kongresshalle könnte in Räume unterteilt sein ("Haupthalle", "Rollenspielraum", "Demo-Bereich")
  • Ein mehrstöckiger Ort könnte Plätze nach Etage kennzeichnen ("Oben — Tisch A", "Unten — Hinterzimmer")

Plätze einrichten

  1. Gehe zu den Einstellungen deiner Organisation und wähle den Ort, den du konfigurieren möchtest
  2. Erstelle und benenne die Plätze für diesen Ort (z. B. "Tisch 1", "Hinterzimmer", "Haupthalle")

Plätze in Veranstaltungen verwenden

Jede Veranstaltung an diesem Ort kann Plätze für sich beanspruchen — und sie kann mehrere auf einmal beanspruchen, nicht nur einen. Eine Clubnacht, die das Hinterzimmer und zwei vordere Tische übernimmt, wählt alle drei.

So läuft es üblicherweise ab:

  • Eine Veranstaltung für den gesamten Ort (eine Convention, eine Clubnacht, die den Ort übernimmt) überspringt oft die Plätze vollständig und ist einfach nur dem Ort zugeordnet. Das ist in Ordnung — Plätze sind optional.
  • Unterveranstaltungen wählen die Räume oder Bereiche, die ihr Programmstrang belegt, damit Teilnehmende wissen, wohin sie gehen sollen: "Einsteiger-Programmstrang → Haupthalle", "Fortgeschrittenen-Programmstrang → Hinterzimmer".
  • geplante Partien wählen den Tisch, auf dem sie gespielt werden.

Eine wissenswerte Regel: Sobald eine übergeordnete Veranstaltung Plätze für sich beansprucht hat, bieten ihre untergeordneten Veranstaltungen die Platz-Auswahl nicht mehr an — die Wahl der übergeordneten Veranstaltung beschreibt bereits, wo alles stattfindet. Lass die übergeordnete Veranstaltung ohne Plätze, wenn du möchtest, dass jede Unterveranstaltung und jeder Tisch sich selbst verortet.

Teilnehmende sehen dann genau, wo ihr Programmstrang oder ihr Tisch ist, und zwei gleichzeitig laufende Programmpunkte können nicht am Ende denselben Tisch beanspruchen.

Interaktive Grundrisse des Veranstaltungsorts (Stufe Business)

Füge eine visuelle Kartenebene über deinen benannten Plätzen hinzu. Lade ein Grundrissbild hoch und platziere jeden Platz darauf — Teilnehmende erkunden deinen Veranstaltungsort auf einer verschiebbaren, zoombaren Karte, auf der jeder Tisch, jeder Raum oder jede Spielfläche markiert ist.

Ansicht des Grundrisses

Grundriss einrichten

  1. Aktiviere in den Ortseinstellungen deiner Organisation den Grundriss für einen Ort, der bereits Plätze hat
  2. Lade ein Grundrissbild hoch (ein Foto, ein Diagramm oder eine architektonische Zeichnung)
  3. Klicke auf einen beliebigen Platz, um ihn in den richtigen Bereich des Bildes zu ziehen

Ohne Grundriss funktionieren Plätze weiterhin als einfache Textetiketten ("Du bist an Tisch 3"). Der visuelle Grundriss kommt besonders in größeren Veranstaltungsorten zur Geltung, in denen die Navigation wichtig ist.

Ideal für

  • Große Veranstaltungsorte mit mehreren Räumen oder Zonen
  • Conventions mit Dutzenden von Tischen
  • Brettspiel-Cafés, in denen Stammgäste ihren Lieblingsplatz auswählen möchten
  • Jeder Veranstaltungsort, an dem "Wo ist mein Spiel?" eine häufige Frage ist

Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)

Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.

Creating Custom Questions

Custom attendance form builder with example questions

  1. Open the event's settings and pick the Form section
  2. Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
  3. Mark any question required
  4. Save — the questions appear when people sign up

Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.

Question Types

  • Short answer — a line of free text
  • Paragraph — a longer written answer
  • Single choice — pick one from a list
  • Multiple choice — pick as many as apply
  • Linear scale — rate on a range, with labels at each end
  • Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
  • Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text

Example questions:

  • "Do you have any dietary restrictions?"
  • "How familiar are you with heavy euro games?"
  • "Do you need a lift?"
  • "First time attending?"

Ask Per Guest

Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.

Attendee Experience

People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.

Use Cases

  • Catered events — dietary needs and allergies
  • Beginner nights — gauge experience to balance tables
  • Corporate events — collect department or team info
  • Themed nights — costume preferences, team assignments

Attendee Data Export (free on every plan)

Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.

What You Can Export

One row per attendee, with these columns:

  • name and username
  • attendance — their RSVP status
  • guests — how many anonymous guests they're bringing
  • one column per question on your custom registration form, with their answers

Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:

  • A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
  • Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a |, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.

Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.

Use Cases

  • Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
  • Email follow-ups or loyalty program tracking
  • Reporting to venue management or event sponsors
  • Planning future events based on past attendance data

Verfügbarkeits-Heatmap (Stufe Club)

Eine Heatmap pro Veranstaltung, die zeigt, wann Teilnehmende während der Veranstaltung tatsächlich anwesend sind, damit Organisatorinnen und Organisatoren geplante Partien auf die Zeiten legen können, in denen die meisten Leute vor Ort sind.

Wie Teilnehmende beitragen

Wenn sie einer Veranstaltung beitreten, markieren Teilnehmende, in welchen Zeitfenstern innerhalb des eigenen Zeitplans der Veranstaltung sie da sein werden. Bei einer Wochenendveranstaltung von Freitagabend bis Sonntag könnte eine Person sagen: „Freitag 18:00–22:00 und Samstag den ganzen Tag“, eine andere kann vielleicht nur am Samstagnachmittag kommen. Über das Dropdown-Menü der Schaltfläche RSVP können sie diesen persönlichen Anwesenheitsplan jederzeit bearbeiten.

Was angezeigt wird

  • Eine visuelle Dichteleiste entlang des eigenen Zeitplans der Veranstaltung (nicht nach Wochen oder Monaten)
  • Spitzen, zu denen die meisten Teilnehmenden anwesend sein werden
  • Täler, in denen nur wenige Teilnehmende es schaffen
  • Aktualisiert sich in Echtzeit, während Teilnehmende ihre Verfügbarkeit anpassen

So nutzen Organisierende sie

  1. Öffne die Teilnehmendenliste der Veranstaltung
  2. Tippe auf Zeitpläne anzeigen
  3. Lies die Dichteleiste der Verfügbarkeitsübersicht, um die Zeitfenster zu erkennen, in denen die meisten Leute da sind
  4. Lege deine wichtigsten geplanten Partien, Vorträge oder Turniere in diese Spitzen, damit das größte Publikum teilnehmen kann
  5. Darunter listet Individuelle Zeitpläne alle Teilnehmenden namentlich mit ihren eigenen Leisten pro Zeitfenster auf — nützlich, wenn du bestimmte Personen zusammenbringen musst, z. B. eine Person, die ein schweres Spiel demonstriert, oder die Spielenden für einen vorab verabredeten Tisch

Wer was sehen kann

Beide Abschnitte erscheinen gemeinsam im selben Dialog: die aggregierte Leiste und die namentlichen individuellen Zeitpläne. Bei einer Veranstaltung, deren Gastgebergruppe den Plan Club hat, kann jede Person, die die Teilnehmendenliste öffnen kann, sie sehen — nicht nur Organisatorinnen und Organisatoren.

Weise deine Teilnehmenden darauf hin, denn die von ihnen markierten Zeiten sind für den Rest der Veranstaltung namentlich sichtbar. Wenn das für eine bestimmte Veranstaltung nicht gewünscht ist, bitte die Leute nicht, einen persönlichen Zeitplan auszufüllen.

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