Veranstalte gepflegte Veranstaltungen, lass deine Community wachsen und versteh deine Kundschaft — alles auf einer Plattform.
Deinen Veranstaltungsort zum Laufen bringen — 4 Schritte
1. Eine Organisation erstellen
Dein Veranstaltungsort braucht ein eigenes Konto — eine Organisation — damit dein Team im Namen des Ortes handeln kann, ohne über das persönliche Profil einer einzelnen Person zu gehen, und damit ein Premium-Plan daran hängen kann. Registriere ein neues Konto und wähle im Onboarding beim Schritt "Welche Art von Konto?" statt Spieler die Option Shop (oder Festival, wenn das besser passt). Du hast schon eine Gruppe? Du kannst ihr später einen Zugang geben, ohne etwas zu verlieren.
2. Deinen Ort festlegen
Lege Name, Beschreibung und Avatar deines Veranstaltungsorts in den Einrichtung der Organisation fest und trage dann deine Adresse unter Einstellungen → Orte als Ort ein — genau das bringt dich auf die Karte, damit Spieler dich finden. Wenn du schon dabei bist, trag auch deine Öffnungszeiten ein: Sie erscheinen in deinem Profil, warnen dich, wenn du eine Veranstaltung außerhalb davon planst, und lassen Spieler Communities nach Öffnet um filtern — nach Datum und Uhrzeit, sodass dich auch jemand findet, der gerade den kommenden Samstagabend plant und nicht nur den Moment.
3. Deine erste Veranstaltung erstellen
Erstelle auf der Seite deiner Organisation eine Veranstaltung. Lege Titel, Datum, Uhrzeit und deinen Veranstaltungsort als Ort fest. Eine Veranstaltung kann für sich stehen (nur Teilnahme) oder geplante Partien enthalten (Anmeldetische für bestimmte Titel) und, ab der Club-Stufe, Unterveranstaltungen (getrennte Programmschienen unter einem Dach).
4. Teile sie
Veröffentliche die Veranstaltung und teile den Link oder den QR-Code — stell ihn auf deine Website, häng ihn an die Theke oder schick ihn deinen Stammgästen. Mitglieder können ihn außerdem in ihren persönlichen Kalender übernehmen.
Das ist dein Veranstaltungsort auf Ludoya. Alles Weitere unten ergänzt betrieblichen Feinschliff, sobald du ihn brauchst.
Wenn dein Veranstaltungsort läuft
Benannte Plätze
Lege für deinen Ort benannte Plätze an — einzelne Tische, Räume oder Spielbereiche. Wenn du eine Veranstaltung durchführst, belegen Unterveranstaltungen und geplante Partien jeweils einen Platz, damit die Teilnehmer immer wissen, wo sie hinmüssen, und sich nie zwei Aktivitäten um denselben Tisch streiten. Benannte Plätze sind für alle Organisationskonten kostenlos.
Interaktive Grundrisse (Business-Stufe)
Lade für deinen Ort ein Grundrissbild hoch und zieh jeden Platz auf die Karte — die Teilnehmer sehen einen verschieb- und zoombaren Plan deiner Räumlichkeiten. Ohne Grundriss funktionieren Plätze als reine Bezeichnungen ("Tisch 3", "Hinterzimmer"). Die visuelle Karte lohnt sich bei größeren Veranstaltungsorten, wo Orientierung wirklich zählt.
Strukturierte Veranstaltungen
Geplante Partien — füge deiner Veranstaltung einen Ablauf mit Zeitfenstern, Anzahl der Sitzplätze und Wartelisten hinzu. Ein Sitzplatz kann als Spielerklärer (jemand, der das Spiel erklärt) oder als Spielleiter gekennzeichnet werden. Jede Person gibt bei der Anmeldung ihr eigenes Erfahrungsniveau an, sodass du auf einen Blick siehst, ob ein Tisch voller Neulinge oder Veteranen ist.
Spiele bei der Veranstaltung — eine gemeinsame Liste dessen, was im Raum vorhanden ist. Alle Teilnehmenden können einen Titel aus dem Katalog hinzufügen, und als Organisator kannst du direkt in großer Zahl aus der Sammlung deines Veranstaltungsorts hinzufügen, statt einzeln. Markiere jedes Exemplar als frei zum Spielen oder Besitzer anwesend, und kennzeichne die von dir bereitgestellten als offiziell. Teilnehmende reagieren auf das Programm von "Muss ich spielen" bis "Passe", damit du die Nachfrage siehst, bevor du entscheidest, welche Tische du einplanst.
Wiederkehrende Veranstaltungen (Stufe Player) — richte Spieleabende ein, die automatisch jede Woche oder alle paar Wochen an den von dir gewählten Wochentagen wiederholt werden. Mitglieder sehen die gesamte Serie und sagen für einzelne Termine zu.
Unterveranstaltungen (Stufe Club) — führe mehrspurige Veranstaltungen mit separaten Zeitplänen, Kapazitäten und Anmeldelisten unter einer übergeordneten Veranstaltung durch.
Spielstationen — biete Tische über Zeitfenster hinweg an und lass Ludoya Partien bilden, wenn sich die Verfügbarkeiten der Spielenden überschneiden. Ideal für Abende mit offenen Tischen und Demo-Bereiche: Spontangäste markieren, wann sie frei sind, und du startest Partien, sobald genügend Spielende zusammengekommen sind — automatisch oder mit einem Tipp.
Spielebibliothek
Die Sammlung deiner Organisation ist von persönlichen Sammlungen getrennt. Katalogisiere jedes Spiel in deinen Regalen — Kundinnen und Kunden, die deine Ludoya-Seite durchsuchen, können sehen, was verfügbar ist, bevor sie dich besuchen. Notiere, wo jedes Exemplar steht, mit Bestandsort ("Regal B", "Hinterzimmer"), damit das Personal es auch wirklich findet. Wenn du Spiele verkaufst, stelle sie auf dem Marktplatz ein, um das Publikum von Ludoya zu erreichen.
QR-Etiketten auf jeder Schachtel (Stufe Business) — drucke über das ⋮-Menü deiner Sammlung ein QR-Etikett für jedes Exemplar und klebe auf jedes Spiel eines. Gäste auf deinen Veranstaltungen scannen eine Schachtel, um sie an ihren Tisch zu bringen, und scannen erneut, um sie zurückzugeben — jeder Verleih wird erfasst, ganz ohne Personal. Dein Team scannt Etiketten in großen Mengen, um Bestandsorte festzulegen oder einen Stapel Spiele für die heutige Veranstaltung zu registrieren.
Bewirb deinen Veranstaltungsort
Telegram-Integration (Stufe Club) — veröffentlicht automatisch Veranstaltungsankündigungen im Telegram-Kanal deines Veranstaltungsorts, sobald du veröffentlichst.
Einbettbare Widgets — bette deinen Veranstaltungskalender, deine Spielesammlung oder die Aktivität deiner Partien auf deiner Website ein. Bezieht Live-Daten von Ludoya.
QR-Codes — drucke einen am Tresen aus, damit Laufkundschaft deiner Gruppe sofort beitreten kann.
Bildexporte — teilbare Grafiken für soziale Medien: Veranstaltungsprogramme, meistgespielte Spiele, Monatsstatistiken.
Turnierabende (Club-Stufe)
Wähle auf deiner Gruppenseite Turnier organisieren — als Schweizer System, Mixer oder K.-o.-System mit einfacher bzw. doppelter Ausscheidung. Ludoya erstellt die Paarungen und den Turnierbaum und führt eine Live-Tabelle, die du bei dir vor Ort auf einen Bildschirm bringen kannst; anschließend teilst du den Endstand in deinem Feed.
Preisverlosungen (Club-Stufe)
Veranstalte Preisverlosungen bei deinen Veranstaltungen — füge deine Preise hinzu und zieh die Gewinner mit einer animierten Live-Auslosung, die alle mitverfolgen können. Perfekt für Verlosungen im Laden und Preistische auf Conventions.
Einlasskontrolle per QR-Code (Business-Stufe)
Die Teilnehmer zeigen einen QR-Code von der Veranstaltungsseite. Scanne ihn am Eingang, und Ludoya bestätigt, dass sie auf der Liste stehen, und checkt sie ein — so wird die Anwesenheit erfasst, während die Leute eintreffen. Aktiviere dafür zuerst Anwesenheit mit QR-Code überprüfen bei der Veranstaltung, und sorg dafür, dass wer am Eingang steht die mobile Ludoya-App hat: Zum Scannen braucht es die Kamera, an die die Web-App nicht herankommt. Wer gar nicht auftaucht, bekommt hinterher Als Nicht erschienen markieren.
Eigene Anmeldeformulare (kostenlos, bis zu fünf Fragen; unbegrenzt mit Club)
Füge deiner Veranstaltung Fragen hinzu, die die Teilnehmer bei der Zusage beantworten — Ernährungswünsche, Erfahrungsstand, Einwilligung in Werbung, Spielevorlieben. Die Antworten sind im Verwaltungsbereich der Veranstaltung sichtbar und lassen sich als CSV exportieren.
Teilnehmerdaten-Export (in jedem Plan kostenlos)
Lade Zusagelisten, Anwesenheitsvermerke und Formularantworten als CSV herunter — für die Auswertung nach der Veranstaltung, für Nachfass-E-Mails oder für Berichte an die Hausverwaltung.
Checklisten für den Veranstaltungstag
Einrichtung (einmalig): Erstelle deine Organisation. Definiere Plätze für deinen Ort. Hänge optional ein Bild des Grundrisses (Business) an. Katalogisiere deine Spielesammlung. Verbinde Telegram. Bette das Veranstaltungs-Widget auf deiner Website ein.
Vor jeder Veranstaltung: Erstelle die Veranstaltung, weise den Unterveranstaltungen und den geplanten Partien Plätze zu, füge Formularfragen hinzu, veröffentliche. Telegram kündigt automatisch an. Teile den Link und den QR-Code.
Während der Veranstaltung: Scanne die QR-Codes am Eingang (Business). Die Organisatoren starten an jedem Tisch Live-Sitzungen. Aktualisiere die Turnierpunktestände in Echtzeit. Der KI-Spielassistent hilft den Spielerinnen und Spielern bei den Regeln.
Nach der Veranstaltung: Exportiere die Anwesenheitsdaten. Prüfe Partiezusammenfassungen und Statistiken. Veröffentliche Highlights in deinem feed. Plane die nächste Veranstaltung.