Bring deinen Club in vier Schritten zum Laufen. Alles Weitere ist optionale Tiefe, zu der du später zurückkehren kannst.
Deinen Club zum Laufen bringen — 4 Schritte
1. Eine Gruppe erstellen
Geh zu Communities und erstelle eine Gruppe. Lege Name, Beschreibung, Avatar und Ort fest. Als Beitrittsregel passt Offen für die meisten Clubs — jeder kann beitreten, und du kannst sie später verschärfen.
2. Deine Leute einladen
Erzeuge auf deiner Gruppenseite einen teilbaren Einladungslink oder QR-Code. Schick ihn in euren Gruppenchat, druck ihn für euren Spielort aus oder poste ihn überall dort, wo deine Leute unterwegs sind. Wer darauf tippt, kann sofort beitreten (wenn die Gruppe offen ist) oder den Beitritt anfragen.
3. Eine Veranstaltung erstellen
Erstelle aus deiner Gruppe heraus eine Veranstaltung. Lege Titel, Datum, Uhrzeit und Ort fest.
Eine Veranstaltung ist ein Zusammenkommen. Sie kann für sich stehen — nur Zeit, Ort und Teilnehmerliste — oder geplante Partien enthalten (Anmeldetische für bestimmte Titel) und, für Organisationen ab der Club-Stufe, Unterveranstaltungen (getrennte Programmschienen oder Räume unter einem Dach). Du kannst geplante Partien auch direkt in deiner Gruppe anlegen, ganz ohne übergeordnete Veranstaltung — praktisch, wenn du einfach Mitspieler für einen bestimmten Titel suchst, ohne gleich einen ganzen Abend darum herum zu organisieren.
4. Teile sie
Kopiere auf der Veranstaltungsseite den Veranstaltungslink oder hol dir den QR-Code. Teile ihn dort, wo deine Mitglieder sind. Mitglieder können außerdem auf Zum Kalender hinzufügen tippen, um euren Spieleabend in ihren eigenen Kalender zu übernehmen — als Download oder direkt in Google Calendar.
Das war's. Dein Club existiert, deine Leute sind dabei, und eure Spieleabende wiederholen sich automatisch.
Sobald dein Club läuft
Alles Folgende ist optional. Kehre darauf zurück, wenn du es brauchst.
Erweitere deine Veranstaltungen
Wiederkehrende Veranstaltungen (Stufe Player) — Richte deine Veranstaltung so ein, dass sie sich jede Woche, alle zwei Wochen oder in einem beliebigen Wochenrhythmus an den von dir gewählten Wochentagen wiederholt. Künftige Termine werden automatisch erzeugt und Mitglieder sagen für einzelne Termine zu. Du kannst neue Termine auch als Entwürfe anlegen lassen, damit du vor der Veröffentlichung jeder einzelnen noch einen letzten Blick darauf werfen kannst.
Füge geplante Partien hinzu, um deinen Mitgliedern ein strukturiertes Programm zu bieten. Jede geplante Partie hat ihr eigenes Spiel, ein Zeitfenster, eine Anzahl an Plätzen und eine Warteliste, und Plätze können als Spieleerklärer (jemand, der das Spiel erklärt) oder als Spielleiter gekennzeichnet werden — eines von beidem, nicht beides. Mitglieder durchsuchen das Programm und melden sich für bestimmte Tische an, wobei sie beim Beitreten ihr eigenes Erfahrungsniveau angeben.
Spiele bei der Veranstaltung — eine gemeinsame Liste dessen, was im Raum ist. Jede teilnehmende Person kann angeben, dass sie einen Titel mitbringt, und als Organisator kannst du stapelweise direkt aus der Sammlung deiner Gruppe hinzufügen, statt ein Spiel nach dem anderen. Jedes Exemplar wird als frei zum Spielen oder Besitzer anwesend markiert, und du kannst die von deinem Club bereitgestellten als offiziell kennzeichnen. Teilnehmende wischen durch das Programm und reagieren von Muss spielen bis hin zu Passe, und du siehst die Nachfrage aggregiert — der schnellste Weg zu entscheiden, welche Tische es wert sind, eingeplant zu werden.
Partie-Stationen — für Abende mit offenen Tischen, bei denen du überhaupt kein Programm planen willst. Biete Tische über verschiedene Zeitfenster hinweg an, lass Mitglieder ankreuzen, wann sie frei sind, und Ludoya bildet Partien, sobald sich Verfügbarkeiten überschneiden — automatisch oder als Vorschläge, die du mit einem Tipp bestätigst. Kostenlos für jede Gruppe.
Kapazität — Begrenze deine Veranstaltung und setze ein Minimum, damit die Seite Noch 3 benötigt anzeigt, bis der Abend zustande kommt. Beachte: Eine volle Veranstaltung zeigt einfach Voll und der Beitreten-Button funktioniert nicht mehr; es gibt keine Warteschlange, der man beitreten kann, also reserviere Plätze selbst für alle, die du noch unterbringen möchtest.
Eine Ausnahme, die man kennen sollte: Wenn jemand beitritt, während noch Plätze frei sind, aber mehr Begleitpersonen mitbringt, als du übrig hast, landen die zusätzlichen auf einer Warteliste statt abgewiesen zu werden, und Ludoya weist sie vor der Bestätigung darauf hin, wie viele es sind.
Deine Community verwalten
Rollen — du startest als Administrator. Befördere Mitglieder zum Organisator, damit sie beim Leiten der Gruppe helfen, oder belasse sie als Mitglied. Füge so viele Organisatoren hinzu, wie du brauchst. Jeder Administrator kann die Rolle jedes anderen Mitglieds ändern, auch die anderer Administratoren.
Anpassbare Berechtigungen — lege für jede Aktion (Beiträge schreiben, Veranstaltungen ausrichten, Partien planen, Partien protokollieren, Personen einladen, die Mitgliederliste sehen) die minimale Zielgruppe fest: Jeder, Mitglieder, Organisatoren oder Administratoren.
Ausnahmen je Mitglied — über die Rollen hinaus kannst du einer einzelnen Person das Ausrichten von Veranstaltungen und das Planen von Partien gezielt erlauben oder verwehren und jemanden als immer vorläufig markieren, sodass ihre Zusagen nur vorläufig gelten.
Beitrag anpinnen — halte eine Ankündigung, die Hausregeln oder die nächste große Veranstaltung ganz oben im Profil deiner Gruppe. Pinnst du einen anderen Beitrag an, ersetzt er den bisherigen — so zeigt er immer auf das, was gerade zählt.
Lerne deine Community kennen
Sammlung der Gruppe — sieh alle Spiele aller Mitglieder in einer durchsuchbaren Ansicht. Ideal, um die Frage "Besitzt das jemand?" sofort zu beantworten.
Statistiken — Gesamtzahl der Partien und Stunden, eine Tabelle der meistgespielten Spiele mit Partien, Zeit, durchschnittlicher Dauer und Siegquoten pro Titel sowie eine Bestenliste der Top-Spieler, die Mitglieder nach Partien, Stunden oder Siegen einordnet. Filtere nach Zeitraum, um zu sehen, was dein Club wirklich gerne spielt, und plane dann zukünftige Veranstaltungen entsprechend.
Replay der Gruppe — eine animierte Zusammenfassung des Jahres (oder Monats) deiner Community, die du mit den Mitgliedern teilen kannst. Einzelne Veranstaltungen erhalten ebenfalls ihr eigenes Replay, was einen schönen Abschluss nach einer Convention oder einem großen Spieletag bildet.
Deine Veranstaltungen bekannt machen
Bildexporte und QR-Codes — erstelle teilbare Grafiken deiner Veranstaltungen, Gruppenstatistiken oder Spieleaufgebote. Poste sie auf Discord oder Instagram, oder druck sie für deinen Veranstaltungsort aus.
Kalenderexporte — Mitglieder übernehmen deine Veranstaltungen mit einem Tippen in ihren persönlichen Kalender, als iCalendar-Datei oder als Google-Calendar-Link.
Organische Reichweite — wenn Mitglieder zusagen, erscheint die Veranstaltung in den Feeds ihrer Follower und spricht sich so ganz von selbst herum.
Einbettbare Widgets — bring die Sammlung, die Partien oder die bevorstehenden Veranstaltungen deiner Gruppe direkt auf deine eigene Website oder ins Forum. Bei der Sammlung gibt es dafür die Schaltfläche Web-Einbettung erstellen, die den Codeschnipsel für dich schreibt; die Adressen für Partien und Veranstaltungen findest du unter Integrationen.
Turniere veranstalten
Wähle auf deiner Gruppenseite Turnier organisieren (Club-Stufe — erfordert ein Organisationskonto). Such dir ein Format aus — Schweizer System, Mixer oder K.-o.-System mit einfacher bzw. doppelter Ausscheidung — und Ludoya erstellt die Paarungen jeder Runde, führt die Tabelle mit Feinwertungen live mit und zeichnet den Turnierbaum, sobald Partien entschieden sind.
Jede Paarung wird zu einer geplanten Partie, die deine Spieler wie jede andere melden, und Freilose rücken automatisch weiter. Ideal für Ligaabende, Ladenmeisterschaften und K.-o.-Turniere gleichermaßen.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Checklisten für den Veranstaltungstag
Vor der Veranstaltung: Erstelle die Veranstaltung und füge geplante Partien hinzu. Lade Organisatoren ein. Hefte Ankündigungen an. Teile den Veranstaltungslink, den QR-Code und den Kalenderexport. Sieh dir die Liste Spiele bei der Veranstaltung und die gesammelten Wünsche an, um zu planen, welche Spiele du hervorheben willst.
Während der Veranstaltung: Lass die Organisatoren Live-Sitzungen starten, sobald die Partien beginnen. Scanne am Eingang die QR-Codes der Teilnehmer, wenn du die Business-Stufe hast. Beantworte Fragen im sozialen Verlauf der Veranstaltung. Aktualisiere die Turnierstände, sobald Ergebnisse eintreffen.
Nach der Veranstaltung: Sieh dir die Partien-Zusammenfassungen und die Gruppenstatistiken an. Bedanke dich im Feed bei den Teilnehmern. Plane die nächste Veranstaltung auf Basis dessen, was funktioniert hat.