Ludoya Tickets permet aux groupes du plan Business de vendre des entrées payantes à des événements entièrement au sein de Ludoya — aucune plateforme de billetterie externe et aucune redirection pour l'acheteur. Cette page explique comment connecter Stripe, définir des types de billets, suivre les ventes et les remboursements, et enregistrer les participants à l'entrée en tant qu'organisateur, ainsi qu'acheter, réserver et utiliser des billets en tant que participant.
Connecter Stripe (plan Business)
Avant de pouvoir vendre des billets, votre groupe a besoin d'un compte Stripe connecté.
Configuration
- Ouvrez la console de votre club et allez dans Plan et versements
- Cliquez sur Connecter Stripe
- Ludoya ouvre un compte Stripe pour le club et vous emmène sur les pages de configuration de Stripe
- Saisissez-y les informations du club (informations sur l'entreprise, coordonnées bancaires, vérification d'identité)
- Revenez sur Ludoya — votre badge d'état se met à jour automatiquement
Un compte Stripe au nom du club
Le compte appartient au club : il a son propre tableau de bord Stripe, où vous voyez les paiements et les versements et gérez les litiges. Ouvrez-le au nom du club ou de l'association, puisque c'est le club qui vend. Si vous utilisez déjà Stripe, connectez-vous avec la même adresse e-mail et vous trouverez le compte du club à côté du vôtre ; c'est un nouveau compte, donc les paiements et les clients de l'autre y restent.
État de la connexion
- Non connecté — aucun compte Stripe lié pour l'instant
- Intégration commencée — vous avez commencé la configuration Stripe sans la terminer ; Continuer la configuration la reprend
- Documents nécessaires — Stripe a besoin de vérifications supplémentaires avant de pouvoir accepter des paiements
- Prêt — vous pouvez désormais proposer la Billetterie Ludoya sur vos événements
Comment fonctionne l'argent
Vous êtes le marchand de référence pour chaque vente — l'acheteur paie directement sur votre compte Stripe ; taxes/TVA, litiges, rétrofacturations et versements sont donc à votre charge et se gèrent depuis votre propre tableau de bord Stripe.
L'acheteur paie exactement le prix du billet que vous fixez. Rien n'est ajouté au moment du paiement. La commission de 3 % de Ludoya est prélevée sur ce montant avant qu'il ne vous parvienne, et les frais de traitement de Stripe sont déduits comme d'habitude — ainsi, pour un billet à 10 €, 0,30 € vont à Ludoya et le reste arrive sur votre compte moins la part de Stripe. Si vous souhaitez couvrir ces coûts, intégrez‑les au prix.
Créer des types de billet
Une fois votre compte prêt, les administrateurs du club peuvent choisir Ludoya Tickets comme mode de participation de l'événement en le créant ou en le modifiant — cela remplace le bouton de participation par Obtenir des billets pour les participants. Sur un événement avec billetterie, chaque place s'achète : les participants amènent quelqu'un en lui prenant un billet (Obtenir plus de billets), et seuls les organisateurs de l'événement ajoutent des personnes à la main, pour les bénévoles ou les entrées gratuites. Tant que l'événement n'a aucun type de billet, les participants lisent Les billets ne sont pas encore en vente, et la page de l'événement vous propose Ajouter des types de billets.
Définir un type de billet
- Dans l'éditeur d'événement, avec Ludoya Tickets comme mode de participation, touchez Modifier les types de billets
- Cliquez sur Ajouter un type de billet
- Saisissez un nom et une description
- Fixez un prix et la devise de votre événement — tous les types de billet d'un même événement partagent une devise, puisqu'un achat est un seul paiement
- Fixez la quantité disponible (elle ne peut pas dépasser la limite de participants de votre événement) et un maximum par personne : il commence à 10 pour que les acheteurs puissent prendre des billets pour leurs amis ; baissez-le à 1 lorsque chaque personne ne doit avoir que sa propre place, comme pour un tournoi
- Choisissez la visibilité : public, membres du groupe seulement, ou code d'accès (seules les personnes qui saisissent le code le voient et l'achètent)
- Fixez éventuellement un prix membre : ce que paient les membres du club quand leurs cotisations sont à jour. Il ne peut pas dépasser le prix du billet
- Sauvegardez — répétez pour autant de types de billet que nécessaire (par ex. "Normal", "VIP", "Enfants")
Modifier les prix
Changer le prix d'un type de billet n'affecte pas les billets déjà vendus — les acheteurs gardent le prix payé au moment de l'achat. Ludoya s'en charge automatiquement en coulisses.
Copies et événements récurrents
Les types de billet sont repris automatiquement quand vous copiez un événement ou créez une série récurrente : vous n'avez pas à les redéfinir à chaque fois.
Tous événements confondus, Plan et versements dans la console additionne ce que le club a encaissé, avec les Ventes par événement et les billets vendus.
Vente et suivi des ventes
Le panneau des ventes
L'organisation voit une carte Ventes de billets sur la page de l'événement, avec :
- Billets vendus, restants et revenus par type de billet
- La liste des commandes complète — acheteur, nombre de billets, noms des participants et statut
- Le statut de versement de votre compte connecté
Émission de remboursements
- Ouvrez Ventes de billets sur la page de l'événement et trouvez la commande ou le billet à rembourser
- Cliquez sur Rembourser sur un billet unique ou sur l'ensemble de la commande
- Confirmez — le montant exact du remboursement est affiché avant de confirmer
- Le billet est marqué annulé une fois que Stripe confirme le remboursement (généralement en quelques instants, pas instantanément)
Les remboursements se font entièrement dans Ludoya — vous n'avez jamais besoin d'ouvrir Stripe pour un remboursement courant. Les litiges et rétrofacturations, s'ils surviennent, sont gérés dans votre tableau de bord Stripe.
Quand un acheteur demande un remboursement
Les acheteurs peuvent demander un remboursement depuis leur portefeuille de billets. Vous recevez une notification et un e-mail, et dans Ventes de billets la commande remonte en haut, déjà ouverte, avec le billet marqué Remboursement demandé :
- Rembourser comme d'habitude : l'acheteur est prévenu dès que Stripe le confirme
- Ou Refuser : l'acheteur est prévenu, garde le billet et ne peut plus demander de remboursement pour ce billet
Une demande ne libère pas la place. Le billet reste valide jusqu'à ce que vous le remboursiez, donc rien ne change à l'entrée tant que vous n'avez pas décidé. Si vous changez d'avis, vous pouvez toujours rembourser plus tard un billet refusé.
Remboursements et frais
Lorsque vous émettez un remboursement, l'acheteur récupère le prix du billet et la commission de service de 3% de Ludoya vous est restituée — pour un remboursement partiel, la part correspondante de cette commission revient également. Seuls les frais de traitement de Stripe ne sont pas restitués, conformément à la politique standard de Stripe.
Les paiements tardifs effectués contre une mise en attente du checkout expirée sont remboursés automatiquement et intégralement, sans action de votre part. Voir La mise en attente du checkout ci-dessous pour savoir comment fonctionne cette fenêtre.
Annuler un événement avec billetterie
Annuler un événement ne rembourse personne automatiquement — le panneau des ventes continue de fonctionner après l'annulation précisément pour que vous remboursiez les acheteurs à vos conditions. Si vous annulez un événement qui a vendu des billets, ouvrez Ventes de billets et remboursez les commandes (une par une ou toutes) vous-même. Vous ne pouvez pas non plus supprimer un événement tant qu'il a des commandes actives ou payées — remboursez d'abord chaque billet.
Enregistrement des participants
Les événements avec billetterie utilisent le même scanner QR que la vérification d'entrée par QR habituelle, amélioré pour fonctionner billet par billet :
- Ouvrez le scanner QR de l'événement à l'entrée
- Scannez le code QR du billet du participant
- Ludoya affiche son nom, le type de billet et combien de billets de sa commande sont déjà enregistrés (p. ex., "2 sur 3 enregistrés")
- Touchez Enregistrer l'arrivée pour confirmer — le billet et le statut Présent du participant sont tous deux marqués
Les billets annulés ou non payés sont rejetés avec un motif clair sur l'écran du scanner. Chaque billet d'un groupe est enregistré indépendamment, de sorte qu'un groupe peut arriver ensemble ou se séparer sans problème.
Achat de billets
Obtenir des billets
- Ouvrez la page de l'événement et touchez Obtenir des billets (vous en avez déjà un ? Obtenir plus de billets)
- Choisissez une quantité pour chaque type de billet souhaité. Si un type limite le nombre de billets par personne, la fenêtre l'indique et compte ceux que vous avez déjà. Le champ code d'accès n'apparaît que lorsque l'organisateur cache un type derrière un code
- Attribuez chaque billet dans Pour qui sont ces billets ? : recherchez le compte Ludoya d'un ami ou saisissez un nom pour ajouter un invité. Si vous achetez un seul billet pour vous-même, cette étape est ignorée
- Pas de compte ? Saisissez votre nom et votre adresse e‑mail pour une inscription rapide avant de payer
- Payez par carte directement dans la boîte de dialogue — aucune redirection vers un autre site
- Vos billets apparaissent dans votre portefeuille en quelques secondes
Votre portefeuille de billets
Tous vos billets pour un événement — les vôtres ainsi que ceux achetés pour des amis — s'affichent ensemble sous la forme d'une pile de codes QR, chacun étiqueté avec le nom de la personne participante, le type de billet et les dates de l'événement. Un billet devient grisé une fois qu'il est validé à l'entrée ou remboursé, afin que vous puissiez voir d'un coup d'œil ce qui est encore valide.
Vous ne pouvez pas venir ?
Sous chaque billet payé et pas encore utilisé, Demander un remboursement demande à l'organisation de vous rendre votre argent. C'est elle qui décide : le billet reste valide jusqu'à ce qu'elle le rembourse, et vous êtes prévenu dans tous les cas. Si elle refuse, vous gardez le billet et il reste valide. Une fois le remboursement effectué, l'argent revient sur la carte avec laquelle vous avez payé. Seule la personne qui a payé peut le demander : si un ami vous a acheté votre billet, demandez-lui.
Billets pour amis et invités
Si vous achetez un billet pour un ami qui a un compte Ludoya, il apparaît également sur sa propre page d'événement.
Vous pouvez aussi acheter pour quelqu'un qui n'est pas du tout sur Ludoya — indiquez simplement son nom. Son billet vous parvient, pas à cette personne : votre e‑mail de reçu contient un lien distinct pour chaque billet de la commande, alors transférez le bon et cette personne pourra ouvrir son code QR sans compte ni connexion. Cela signifie aussi que vous conservez toute la commande dans votre propre portefeuille, ce qui est généralement ce que vous souhaitez lorsque vous achetez pour un groupe.
La réservation pendant le paiement
La sélection de billets les réserve pendant 30 minutes, le temps de votre paiement. Si vous ne terminez pas à temps, les places sont remises en vente, afin que quelqu'un d'autre puisse les acheter plutôt que de laisser l'événement à moitié bloqué par des paniers abandonnés.
Si, pour une raison quelconque, un paiement est finalisé après l'expiration de ce délai, Ludoya le rembourse automatiquement et intégralement — vous ne serez jamais facturé pour une place que vous n'avez pas obtenue.
Votre reçu
Après le paiement, vous recevez un reçu par e-mail avec un récapitulatif de votre commande et un lien vers chaque billet individuel.