Ogni club, gruppo od organizzazione su Ludoya ha una console per chi lo gestisce. Apri la pagina del tuo club e scegli Gestisci, oppure vai direttamente su ludoya.com/il-tuo-club/manage. Possono aprirla solo gli admin del club e i membri a cui hai dato accesso extra.
La console è divisa in sezioni sul lato: Base (dashboard, impostazioni, integrazioni, dati), Persone, Ludoteca, Attività, Statistiche e Denaro. Ogni sezione funziona allo stesso modo: tabelle che puoi ordinare e filtrare, un pannello che modifica una riga senza lasciare la pagina, e la stessa barra degli strumenti in alto. Su telefono, l'elenco laterale diventa un selettore di sezione e le tabelle diventano schede.
La dashboard
La prima cosa che vedi è ciò che aspetta te:
- Richiede attenzione: messaggi al club ancora senza risposta, segnalazioni da rivedere, prestiti scaduti, membri che devono la loro quota, eventi in arrivo a cui non si è iscritto nessuno. Ogni riga apre il punto in cui te ne occupi.
- Finisci la configurazione: gli stessi passi della scheda Fai partire il tuo club del club in Home, con lo stesso avanzamento (la sua pagina, la sua prossima serata di giochi, i suoi membri, la condivisione della pagina, un altro organizzatore; un negozio, un festival o un editore li vede con parole sue). Ogni passo ha un pulsante Sistemalo, e quelli che non ti riguardano li puoi far sparire per sempre. Un club senza un accesso proprio lo trova segnalato in Richiede attenzione.
- Prossimo evento, con quanti si sono iscritti.
- In sintesi: membri (e quanti si sono uniti questo mese), eventi in arrivo, partite di questo mese e il piano del club.
- Porta un altro club (per gli amministratori): il link di invito del club per un altro club, da condividere o copiare. Quando quel club fa il suo primo evento con 5 persone, un club gratuito ottiene un mese del piano Club, e così anche il club che ha portato (fino a 12 mesi all'anno); un club a pagamento o Business ottiene invece il distintivo Ambasciatore. Sotto, i club che hai portato: in attesa, ottenuti o scaduti dopo 90 giorni.
Membri
Le richieste di ingresso stanno in alto con il messaggio che ogni persona ha scritto, e Accetta o Rifiuta accanto. Sotto c'è tutto il club: ruolo, livello di socio, se la sua quota è in regola e fino a quando, la data in cui si è unito e quando è stato visto l'ultima volta. Filtra per nome, scegli le colonne che vuoi o scarica l'elenco.
Dalla barra degli strumenti:
- Invita con un link o un codice QR, da stampare per la bacheca del club.
- Aggiungi membro per chi non ha un account Ludoya. Contano come membri, il club conserva i loro dati e, se si iscrivono più tardi, si collegano al proprio account.
- Modulo di ingresso: le domande a cui le persone rispondono quando chiedono di entrare. Le risposte diventano colonne nella tabella dei membri. I moduli si possono salvare come modelli e riutilizzare per gli eventi.
- Campi interni: le colonne del club, come un numero di socio o una nota. Le vedono solo gli amministratori.
- Livelli di socio e i filtri Rinnovano presto e Quota da pagare: vedi Livelli di socio e quote.
Ogni membro si apre in un'unica finestra: cambia il suo ruolo o livello, registra le sue quote, scrivigli o rimuovilo dal club. Quando qualcuno che si è unito corrisponde a un membro che avevi aggiunto senza account, usa Unisci con perché il club tenga una sola scheda.
Anche Moduli ha la sua sezione, con tutti i modelli che il club usa per l'ingresso e per le iscrizioni agli eventi.
Messaggi, segnalazioni e annunci
La casella di posta e la moderazione sono nel Pannello; gli annunci hanno una sezione propria, sotto Persone.
La posta del club. I messaggi inviati al club arrivano in un'unica casella condivisa. Scegli una conversazione per leggerla e rispondere come club: rispondere la segna come gestita, e Segna come gestito chiude quella che non richiede risposta, così due amministratori non rispondono mai due volte alla stessa persona. Se un membro scrive di nuovo (anche solo per ringraziare), torna tra quelle In attesa, dove Segna come gestito la chiude ancora una volta. Con il piano Club, Chi lo ha assegna una conversazione a un solo amministratore.
Moderazione. Le segnalazioni sui post dentro il club compaiono con l'autore e il testo segnalato: togli il post dal club, oppure archivia la segnalazione. E non serve nemmeno aspettare una segnalazione: Togliere dal club, nel menu ⋮ di qualsiasi post nel feed del club, fa lo stesso. In entrambi i casi il post esce dal feed del club e il suo autore lo conserva sul proprio profilo. Puoi silenziare un membro fino a una data, con un motivo che vedrà, e vedere chi è stato bloccato.
Annunci. Scrivi ai tuoi membri attraverso le loro notifiche e la loro casella di posta. Scegli Chi lo riceve:
- tutti;
- gli organizzatori;
- Habitué: tre o più serate del club nell'ultimo anno, e vengono ancora al loro ritmo abituale;
- Habitué che non vengono più: venivano e hanno smesso, quindi non sono contati in Habitué;
- Nuovi arrivati che non sono più tornati: sono venuti una volta;
- i membri che non sono mai venuti a una serata;
- i membri con quote da pagare;
- i membri che hanno dato una certa risposta a una domanda d'ingresso.
Ogni opzione mostra quante persone raggiunge, e Vedi chi lo riceve le elenca per nome prima che tu scriva una parola; ogni nome apre il profilo di quel membro.
Per scrivere a tutti i partecipanti di un evento, apri l'evento da Eventi e usa i suoi annunci. Vedi come arriverà un messaggio prima di inviarlo, puoi prima usare Inviami una prova, e la tua bozza resta sul dispositivo finché non la invii. Uno a settimana, o quattro con il piano Club, perché valga la pena ascoltare il club.
Registro delle modifiche. Ogni modifica che fa un amministratore (un ruolo, un livello, una quota registrata, un'impostazione) viene scritta e non si può cambiare: chi, cosa e quando. Filtralo o scaricalo come foglio di calcolo.
Eventi, campagne e partite
- Eventi: in arrivo, passati e ricorrenti. Una serie settimanale è una riga, non novanta: apri il suo programma, sposta o annulla una singola data, o metti in pausa e riprendi la serie. Ripeti l'ultimo prepara la prossima serata con un clic.
- Campagne: tutte le campagne che gestisce il club, con membri e sessioni. Le campagne che nessuno gioca da un po' sono raggruppate a parte, così le puoi chiudere o archiviare in blocco, e le richieste di ingresso di tutte arrivano in un'unica coda.
- Partite: tutto quello che si è giocato al club. Cambia la visibilità, il luogo o il club di molte partite in una volta, oppure eliminale.
- Sedi: tutti gli indirizzi in cui gioca il club, con orari di apertura e luoghi. Vedi Sedi.
La Collezione del club è lo stesso inventario che usi per i tuoi giochi, gestito per il club: vedi Collezione.
Statistiche
Statistiche mostra come va il club negli ultimi dodici mesi: membri, chi si è unito e chi è andato via, serate fatte e la presenza media per serata, quanto erano pieni i tavoli, le persone che tengono in piedi il club, e quali giochi riempiono i tavoli e quali stanno prendendo polvere sullo scaffale. Partecipazione dei membri elenca tutti con le serate a cui sono venuti e i loro Ritiri dell'ultimo minuto: serate del club in cui hanno lasciato il posto nelle 24 ore prima dell'inizio e a cui non sono tornati. Ognuno è nella cronologia delle presenze di quella serata. Ogni grafico si scarica come foglio di calcolo, e Scrivere a queste persone trasforma l'elenco di chi non viene più, o di chi è venuto una volta e non è più tornato, in un annuncio rivolto a loro.
Cosa giocare elenca i giochi che i tuoi membri vogliono giocare, prima i più richiesti, accanto al fatto che il club ne abbia una copia e a quando è stato giocato l'ultima volta. Programma una partita direttamente dalla sua riga.
Impostazioni e permessi
Impostazioni contiene l'identità del club (nome, logo, descrizione, tipo), i suoi link social, la sede principale, i dati dell'account, la visibilità e il modo in cui si entra. La descrizione si può cambiare anche direttamente nella pagina del club: i suoi amministratori la vedono sotto Informazioni, con una matita che la modifica lì stesso.
Permessi è un'unica tabella. Le righe sono ciò che le persone possono fare: pubblicare nel muro del club, vedere l'elenco dei membri, invitare gente, organizzare eventi, programmare partite, registrare partite, gestire il banco dei prestiti. Le colonne vanno da Chiunque ai membri, a ognuno dei tuoi livelli di socio e agli organizzatori, fino agli Amministratori. Clicca su una cella per permetterlo a quella colonna e a tutte quelle a destra. Le righe senza interruttore sono fisse.
Qui si apre anche il mercatino dell'usato del club, con Chi può pubblicare inserzioni nel club, e la sua chat del club, con Chi può scrivere nella chat del club: tutti i membri, gli organizzatori o gli amministratori. Entrambi partono disattivati. Attivando la chat ci entrano subito tutti i membri, e la pagina del club ottiene una riga Chat del club; disattivandola si conserva la cronologia, in sola lettura.
Accesso extra. Alcuni compiti non richiedono un admin. Dai a un membro l'accesso solo alla ludoteca o solo alle schede dei membri, e avrà quelle sezioni della console e nient'altro. Gli organizzatori possono già gestire gli eventi e, con il piano Business, il banco delle prenotazioni di tavolo.
Denaro, integrazioni e dati
Piano e pagamenti mostra il piano del club e quando si rinnova, cosa copre e cosa aggiungerebbe il piano successivo. Le sezioni che il piano non copre restano visibili nella console, segnalate, e dicono quale piano le sblocca. Sotto il piano, Fatture elenca tutto ciò che il club ha pagato a Ludoya per esso, dalla più recente, con il piano pagato da ciascuna: aprine una per la pagina della fattura su Stripe, o scaricane il PDF per il commercialista, tutte le volte che serve. Il nome, l'indirizzo e la partita IVA o il codice fiscale dell'associazione vanno sulle sue fatture: scegli Acquisto come azienda quando paghi il piano oppure, se il club paga già, usa Dati di fatturazione sotto le fatture. Inserisci in Nome la denominazione legale dell'associazione, non quella di una persona. Un'associazione spagnola sceglie ES CIF come tipo di identificativo fiscale e scrive il suo CIF (G12345678), oppure ES VAT con ES davanti (ESG12345678); vanno bene entrambi. I dati valgono dalla fattura successiva; per far riemettere una fattura precedente, scrivi a app@ludoya.com. È anche qui che il club collega il suo account Stripe per farsi pagare biglietti e quote con carta, e dove vede quanto hanno incassato i suoi eventi in biglietti. Gli amministratori hanno dei consigli per questa pagina, come per Iscrizione, in Altre opzioni (⋮) › Mostrami la schermata.
Integrazioni elenca tutti i servizi a cui è collegato il club: Telegram e Discord, con un messaggio di prova per ogni collegamento, i widget da incorporare nel tuo sito, il plugin per WordPress e la chiave dell'API pubblica.
Dati è un'unica porta di entrata e di uscita:
- Importa membri da un file CSV o Excel, con un'anteprima riga per riga prima di salvare qualsiasi cosa
- Esporta membri, eventi, la collezione e le partite
- Importa la collezione o le partite da Ludoya o da BoardGameGeek; il collegamento del club a BGG si trova qui e appartiene ai suoi amministratori
- Rispondi alla richiesta di dati di un membro: scarica la sua scheda in PDF, o cancella ciò che il club conserva su di lui